XLSX फ़ाइल क्या होती है?

XLSX एक कंटेनर है: एक खोल, जिसके अंदर वे धाराएँ रहती हैं जिन्हें किसी और ने एन्कोड किया है। इसका इस्तेमाल एडिटिंग के लिए होता है।

एक्सटेंशन .xlsx है और पूरा नाम Excel Workbook। दोनों उतना नहीं बताते जितना यह कि फ़ाइल अंदर क्या-क्या रख सकती है — और इस पन्ने का बाक़ी हिस्सा इसी के बारे में है।

इसे Microsoft ने 2007 में जारी किया था। विनिर्देश ECMA-376 है।

उम्र एक व्यावहारिक वजह से काम की है: फ़ॉर्मेट जितना पुराना, उतने ज़्यादा प्रोग्रामों को उसे सीखने का वक़्त मिला है।

यह पूरा प्रकाशित है, इसलिए कोई भी इसे देखकर अंदाज़ा लगाने के बजाय दस्तावेज़ पढ़कर लागू कर सकता है। यही वजह है कि यह फ़ॉर्मेट इतने सारे प्रोग्रामों में मिलता है, और यही वजह है कि बीस साल पहले लिखी गई फ़ाइलें आज भी खुल जाती हैं। पर विनिर्देश का प्रकाशित होना और उसका रॉयल्टी-मुक्त होना एक बात नहीं है: जहाँ फ़ॉर्मेट किसी कोडेक को अपने अंदर लपेटता है, वहाँ पेटेंट का लाइसेंस एक अलग सवाल है, और मानक उसका जवाब नहीं देता।

XLSX फ़ाइल एक पन्ने तक सीमित नहीं है, और जब इसे ऐसी चीज़ में बदला जाए जो सीमित है तो यह मायने रखता है: एक बार बदलने पर एक ही फ़ाइल निकलती है और उसमें एक ही पन्ना होता है — पहला वाला, बशर्ते कन्वर्टर पन्ना चुनने की सुविधा न देता हो।

XLSX फ़ाइल अपने साथ चलने वाला कोड नहीं ले जा सकती। इसीलिए मेल सर्वर और दस्तावेज़ पोर्टल इसे जाने देते हैं, जबकि मैक्रो वाले इसके जुड़वाँ को रोक लेते हैं।

XLSX के अंदर एक स्प्रेडशीट होती है: कोशिकाएँ, सूत्र और उनके इर्द-गिर्द की शीटें।

यही तय करता है कि यह कैसे बदलता है: स्प्रेडशीट छपाई का इलाक़ा बन जाती है, और कॉलम कहाँ टूटेंगे यह फ़ैसला किसी न किसी को करना पड़ता है।

XLSX फ़ाइल अपने साथ चाहें तो एन्क्रिप्शन लाती है।

एन्क्रिप्ट की गई फ़ाइल को बदलने से पहले खोलना पड़ता है — यहाँ भी और कहीं भी। पासवर्ड कोई ऐसी चीज़ नहीं जिसे कोई कन्वर्टर पार कर सके, और जो यह दावा करे उसे तो फ़ाइल देनी ही नहीं चाहिए।

Microsoft Excel, LibreOffice Calc और Google Sheets इसे पढ़ते हैं, और इसी तरह के ज़्यादातर दूसरे प्रोग्राम भी।

फ़ाइल न खुले तो कसूर फ़ॉर्मेट का शायद ही कभी होता है — अक्सर प्रोग्राम ही फ़ॉर्मेट से पुराना होता है। किसी पुरानी चीज़ में बदल लेना इससे निकलने का भरोसेमंद रास्ता है, और इस वेबसाइट का बाक़ी हिस्सा इसी के लिए है।

इसे कोई भी ब्राउज़र नहीं पढ़ता।

इसे बदलने की सबसे आम वजह यही है: फ़ॉर्मेट ख़राब है, ऐसा नहीं — बात यह है कि जहाँ आप फ़ाइल दिखाना चाहते हैं वह जगह उसे पढ़ ही नहीं सकती।

XLSX इसलिए बना है कि इसे खोला और बदला जाए। जब तक काम चल रहा है फ़ाइल इसी फ़ॉर्मेट में रखिए, और जब भी बनी हुई प्रति चाहिए हो, इसी से निर्यात कीजिए।

.xlsx का नाम .zip करके खोलिए। भीतर एक छोटा डायरेक्ट्री ट्री है — हर वर्कशीट के लिए एक XML फ़ाइल, वर्कबुक की हर अलग स्ट्रिंग की साझा टेबल, एक स्टाइल फ़ाइल, और डॉक्यूमेंट प्रॉपर्टी का फ़ोल्डर।

यह सिर्फ़ जिज्ञासा नहीं। यही वजह है कि ख़राब वर्कबुक को कभी-कभी आर्काइव खोलकर शीट XML निकालकर बचाया जा सकता है, और यही वजह है कि वर्कबुक ऐसी चीज़ें ढो सकती है जो किसी को याद नहीं कि डाली गई थीं।

XLSX ने Office 2007 के साथ बाइनरी XLS फ़ॉर्मैट की जगह ली। पुराना फ़ॉर्मैट ऐसा कंपाउंड बाइनरी दस्तावेज़ था जिसे सिर्फ़ Microsoft पूरी तरह समझता था; नया दस्तावेज़ीकृत है।

सीमाएँ भी साथ बदलीं — वर्कशीट अब 1,048,576 पंक्तियाँ और 16,384 कॉलम रखती है, पहले के 65,536 और 256 के मुक़ाबले। ठीक 65,536 पंक्ति पर कटा हुआ export पुराने फ़ॉर्मैट का इस्तेमाल है, इत्तेफ़ाक़ नहीं।

हर फ़ॉर्मूला सेल दो चीज़ें रखता है — फ़ॉर्मूला टेक्स्ट के तौर पर, और आख़िरी गिना गया नतीजा। यही वजह है कि वर्कबुक खुलते ही मान दिखाती है, पहले लाख सेल दोबारा गिने बिना।

इसका मतलब यह भी है कि रखा हुआ मान पुराना हो सकता है। ऐसे प्रोग्राम से बनी फ़ाइल जो गणना नहीं करती, फ़ॉर्मूला बिना नतीजे के रखती है, और हर सेल शून्य या ख़ाली पढ़ती है जब तक Excel न खोले।

संख्याएँ डबल-प्रिसिज़न फ़्लोटिंग पॉइंट में स्टोर होती हैं, जो लगभग पंद्रह सार्थक अंक रखती हैं। सोलह-अंक का कार्ड नंबर या लंबा ऑर्डर संदर्भ अपने आख़िरी अंक स्थायी रूप से खो देता है।

बचाव है डेटा आने से पहले कॉलम को टेक्स्ट बना देना, ताकि अंक अक्षरों के तौर पर स्टोर हों। यह वही समस्या है जो पिनकोड से शुरुआती शून्य ग़ायब होने की है।

डॉक्यूमेंट प्रॉपर्टी लेखक, आख़िरी सेव करने वाले, कंपनी का नाम और तारीख़ें रखती हैं। छिपी हुई पंक्ति, कॉलम और वर्कशीट छिपी हैं, ग़ायब नहीं — डेटा XML में है और कोई भी पढ़ सकता है।

बाहरी लिंक सबसे तेज़ किनारा है। किसी दूसरी वर्कबुक का हवाला देने वाला फ़ॉर्मूला वह पूरा पथ रखता है जहाँ से लिंक किया गया था, अक्सर किसी नेटवर्क शेयर या क्लाइंट का नाम बताते हुए।

यह जानबूझकर है और फ़ॉर्मैट के बेहतर फ़ैसलों में से एक। .xlsx में समाप्त होने वाली फ़ाइल में मैक्रो कोड नहीं हो सकता; मैक्रो वाली वर्कबुक को .xlsm सेव करना पड़ता है।

यह ईमेल से आने वाली किसी भी चीज़ के लिए उपयोगी नियम देता है — सादी .xlsx खुलते ही कोड नहीं चला सकती। ख़तरा .xlsm और पुरानी .xls में है।

आर्काइव में सब कुछ संपीड़ित है, और स्प्रेडशीट XML बहुत दोहराव वाला है, तो अनुपात असामान्य रूप से अच्छा है। लाख पंक्तियों की वर्कबुक कुछ मेगाबाइट में समा सकती है।

वर्कबुक को बड़ा बनाने वाली चीज़ें आमतौर पर डेटा नहीं होतीं — एम्बेडेड तस्वीरें, पूरी शीट पर लगी फ़ॉर्मेटिंग, और पिवट कैश जो स्रोत डेटा की दूसरी कॉपी रखते हैं।

इंसान के लिए, XLSX बेहतरीन है — टाइप घोषित हैं, तारीख़ें तारीख़ रहती हैं, लंबी संख्याएँ अपनी फ़ॉर्मेटिंग रखती हैं। किसी सहकर्मी को स्प्रेडशीट भेजते वक़्त यह CSV से बेहतर चुनाव है।

किसी प्रोग्राम के लिए, यह ज़रूरत से भारी है। इसे पढ़ने के लिए आर्काइव अनज़िप करना और कई XML दस्तावेज़ पार्स करना पड़ता है, जहाँ CSV को किसी लाइब्रेरी की ज़रूरत ही नहीं।

सबसे आम वजह ख़राबी नहीं बल्कि अधूरा डाउनलोड या ईमेल गेटवे से दोबारा-लिखी फ़ाइल है। अगर आर्काइव ख़ुद अनज़िप न हो, फ़ाइल कटी हुई है — स्रोत से दोबारा लीजिए।

अगर आर्काइव खुल जाए पर Excel वर्कबुक मना करे, शीट XML आमतौर पर बरक़रार है और नुक़सान किसी छोटे हिस्से में है। Excel का अपना Open and Repair इनमें से ज़्यादातर ठीक कर देता है।