XLSX को PDF में बदलें

क्योंकि हिसाब की शीट काम करने की फ़ाइल है और जो भेजा जा रहा है वह पूरा हो चुका है। एक बिल, एक अनुमान, एक लेखा-जोखा — इनमें से किसी को भी किसी और की मशीन पर दोबारा गणना नहीं करनी चाहिए, और न ही पाने वाले के हाथ में संपादन योग्य रहना चाहिए।

कहीं और खोली गई फ़ाइल उनके कॉलम की चौड़ाई, उनके फ़ॉन्ट और तारीख़ के बारे में उनकी अपनी धारणा दिखाती है। PDF वही दिखाती है जो आपने देखा था, सबको।

शीट एक बिना किनारे की जाली है: जहाँ तक कोई लिखता जाए, वहाँ तक दाईं ओर फैलती है। PDF तय किनारों वाले काग़ज़ों से बनी होती है। इन दोनों के बीच कहीं यह तय करना पड़ता है कि पन्ना कहाँ ख़त्म होता है, और वह फ़ैसला फ़ाइल के भीतर रखा है — कन्वर्टर उसे नहीं लेता।

प्रिंट क्षेत्र, पन्ने की दिशा, पैमाना और दोहराई जाने वाली शीर्ष पंक्तियाँ — ये सब फ़ाइल की ही सेटिंग हैं, और कन्वर्ज़न उनका अक्षरशः पालन करती है। जो फ़ाइल कभी छपाई के लिए तैयार ही नहीं की गई, वह वैसी ही बदलती है: कॉलम अपने अलग पन्नों पर चले जाते हैं, तालिका बीच से कट जाती है, और ग्यारहवें पन्ने को पता ही नहीं होता कि उसके कॉलम का मतलब क्या है।

अगर तालिका ऊँचाई से ज़्यादा चौड़ी है तो दिशा आड़ी कर दीजिए। प्रिंट क्षेत्र ठीक उसी हिस्से पर तय कीजिए जो मायने रखता है — यह सबसे असरदार क़दम है और दस सेकंड लेता है। पैमाने के विकल्पों में «सारे कॉलम एक पन्ने पर» चुनिए, ताकि थोड़ी-सी ज़्यादा चौड़ी तालिका टूटने के बजाय सिकुड़ जाए।

फिर शीर्ष पंक्ति को दोहराने पर लगाइए, ताकि चौथे पन्ने पर भी कॉलम के नाम रहें, और प्रिंट पूर्वावलोकन देख लीजिए। PDF उसी पूर्वावलोकन से मेल खाएगी, क्योंकि दोनों एक ही काम हैं — यानी नतीजे को लेकर हर निराशा बदलने से पहले दिख सकती है, बाद में नहीं।

यह नियमित रूप से चौंकाता है और इसकी वजह बिल्कुल साधारण है: शीट का इस्तेमाल किया गया दायरा दिखने वाली तालिका से कहीं बड़ा है। बरसों पहले किसी दूर की कोठरी में लिखा और फिर मिटाया गया कोई मान, पूरे कॉलम पर लगाई गई कोई सजावट, या इरादे से आगे तक पहुँच गया कोई पेस्ट — ये सब दायरा बढ़ा देते हैं, और कन्वर्टर दायरा छापता है।

साफ़ प्रिंट क्षेत्र तय कर देना इसका हल है, और खोई हुई कोठरी ढूँढ़ने से बेहतर है। अगर शीट को सचमुच साफ़ करना है, तो इस्तेमाल न हुई पंक्तियाँ और कॉलम पूरे के पूरे हटाकर — सिर्फ़ उनकी सामग्री नहीं — सहेजना ही दायरा घटाता है।

PDF की हर कोठरी वही दिखाती है जो कन्वर्ज़न के वक़्त उसमें था। सूत्र चले जाते हैं, दूसरी फ़ाइलों के लिंक और बाहरी संदर्भ भी, इसलिए कुछ भी दोबारा गणना नहीं करता और कुछ भी पाने वाले की भाषा, दशमलव चिह्न या समय क्षेत्र पर निर्भर नहीं रहता।

बिल या लेखे के लिए यही सही है: आँकड़े एक कथन हैं, कोई मॉडल नहीं। अगर पाने वाले को सचमुच संख्याओं पर काम करना है तो फ़ाइल भी भेज दीजिए; पर PDF भी भेजिए, क्योंकि वही वह रूप है जो दर्ज करता है कि आपका मतलब क्या था।

कन्वर्ज़न एक पूरा दफ़्तरी इंजन चलाती है, जिसमें माइक्रोसॉफ़्ट के आम फ़ॉन्ट के लिए नाप में बराबर विकल्प रखे हैं। नाप में बराबर का मतलब है कि बदला हुआ फ़ॉन्ट उतनी ही जगह घेरता है, इसलिए कॉलम की चौड़ाई और पंक्तियों के टूटने की जगह वहीं रहती है जहाँ थी।

हिसाब की शीट इस मामले में दस्तावेज़ों से ज़्यादा उदार भी है, क्योंकि कोठरियों की जाली भीतर कुछ भी हो जाए तब भी ढाँचा थामे रखती है। बाद में देखने लायक़ चीज़ है कोई असामान्य फ़ॉन्ट, और वह लिखावट जो पहले से अपनी कोठरी में मुश्किल से समा रही थी।

कई टैब वाली फ़ाइल पूरी बदलती है, शीट दर शीट, उसी क्रम में जिसमें वे फ़ाइल में हैं। हर एक नए पन्ने से शुरू होती है और हर एक अपनी प्रिंट सेटिंग लाती है, क्योंकि प्रिंट क्षेत्र और पैमाना प्रति शीट तय होते हैं, प्रति फ़ाइल नहीं।

जाल यहीं है: पहली टैब ठीक से तैयार करके बाक़ी पाँच भूल जाना ऐसी PDF बनाता है जो शानदार शुरू होती है और तीसरे पन्ने पर बिखर जाती है। अगर सिर्फ़ एक शीट चाहिए, तो बदलने से पहले उसे नई फ़ाइल में कॉपी कर लेना सबसे साफ़ रास्ता है।

चार्ट और डाली गई तस्वीरें वैसी ही बनती हैं जैसी वे शीट पर रखी हैं। जो साथ नहीं जाता वह सब कुछ है जो फ़ाइल के ज़िंदा रहने तक ही मौजूद है: छानने के औज़ार जिस हाल में थे उसी में जम जाते हैं, टिप्पणियाँ तब तक नहीं दिखतीं जब तक शीट उन्हें छापने के लिए तय न हो, और छिपी पंक्तियाँ छिपी ही रहती हैं।

आख़िरी बात एक जानबूझकर की गई जाँच माँगती है। कोई छिपी पंक्ति जिसमें छूट या भीतरी टिप्पणी थी, PDF में भी नहीं दिखेगी — और आम तौर पर यही चाहिए भी। पर ग़लती से छिपी और ज़रूरी पंक्ति भी नहीं दिखेगी, और उसे दूसरी तरफ़ अब कोई नहीं पकड़ पाएगा।

यह उन कन्वर्ज़न में है जो आपके ब्राउज़र में नहीं, हमारे सर्वर पर चलती हैं, क्योंकि एक्सेल फ़ाइल को ठीक से पढ़ने का मतलब है एक पूरी दफ़्तरी सुइट चलाना। फ़ाइल एन्क्रिप्टेड जुड़ाव से जाती है, बदली जाती है, और काम ख़त्म होते ही मिटा दी जाती है। कोई प्रति नहीं रखी जाती और कोई उसे देखता नहीं।

इस साइट का ज़्यादातर हिस्सा आपकी फ़ाइलों को छूता ही नहीं, और जहाँ यह सच नहीं है वहाँ हम उसे बताना पसंद करते हैं, न कि आपको मान लेने देना।