kB in GB umrechnen

Ein Kilobyte sind 1.000 Byte, wenn ein Normungsgremium es definiert, und 1.024, wenn ein Betriebssystem es tut. Diese Seite rechnet mit 1.000; die Einheit für 1.024 heißt Kibibyte.

Ein Gigabyte ist eine Milliarde Byte, im dezimalen Sinn, den Festplattenhersteller, Mobilfunktarife und Videogrößen verwenden.

Von Kilobyte auf Gigabyte verschiebt sich das Komma um 6 Stellen nach links — mehr passiert nicht. Es gibt keinen Faktor zu behalten und nichts zu runden: die Ziffern bleiben in derselben Reihenfolge, nur ihre Position ändert sich.

1.234 kB sind 0,001234 GB — dieselben Ziffern, ein Stück weitergerückt. Das ist die eine Umrechnung, die du auf einen Blick prüfen kannst: stehen im Ergebnis andere Ziffern als am Anfang, war es nicht diese Umrechnung, die sie verändert hat.

§ 147 AO verlangt für Rechnungen, Kassenbons und Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, und in den meisten Betrieben heißt das heute: ein Scanner, ein PDF pro Beleg, ein Ablagesystem. Ein einzelner gescannter Kassenbon liegt bei 80 bis 200 kB, eine mehrseitige Rechnung eher bei 300 bis 600 kB. Bei ein paar hundert Belegen im Monat wird daraus über zehn Jahre schnell eine sechsstellige Zahl an Dateien, und die Frage, wie viel Speicher das braucht, ist eine reine Multiplikation von Anzahl mal Durchschnittsgröße, geteilt durch eine Million.

Ein kleiner Handwerksbetrieb mit 300 Belegen im Monat bei durchschnittlich 250 kB kommt über zehn Jahre auf 36.000 Belege, also 9.000.000 kB, umgerechnet 9 GB. Das ist die Zahl, mit der ein Steuerberater oder ein DATEV-Archiv rechnen kann – wohlgemerkt für die reinen Dateien, ohne die Datenbank, die Volltextsuche und die Indizes drumherum, die bei jedem Dokumentenmanagementsystem noch einmal einen Aufschlag verlangen.

Ein Dateisystem vergibt keine Bytes, sondern Blöcke, unter Windows bei NTFS meist 4.096 Byte pro Cluster. Ein 200-kB-Kassenbon belegt also glatt 200 kB, weil er größer als ein Cluster ist – das Problem entsteht bei den kleinen Dateien darunter, etwa den Vorschaubildern, die ein Scan-Programm zusätzlich anlegt, oder bei sehr kurzen einseitigen Belegen unter 100 kB, die trotzdem den vollen Cluster beanspruchen. Bei tausenden solcher Kleinstdateien addiert sich das zu einem spürbaren Aufschlag, der mit der Umrechnung von kB in GB nichts zu tun hat.

Der zweite Faktor mit größerem Gewicht ist die Komprimierung, und hier liegt der gescannte Beleg ungünstig: Ein Scan ist in aller Regel bereits als JPEG in ein PDF eingebettet, und ein zusätzlicher ZIP- oder PDF-Optimierungsschritt gewinnt kaum noch etwas, weil das Bildmaterial bereits verlustbehaftet komprimiert ist. Anders als bei reinen Textdaten, die auf ein Fünftel bis ein Zehntel schrumpfen können, bleibt ein Belegarchiv nahe an der unkomprimierten Summe – die 9 GB aus dem Beispiel sind also eine realistische untere Schätzung und keine, die durch Nachkomprimieren noch spürbar sinkt.

Diese Seite rechnet dezimal: eine Million Kilobyte macht ein Gigabyte, exakt. In binären Einheiten sind es 1.048.576 Kibibyte pro Gibibyte, und der Unterschied zwischen den beiden Divisoren beträgt 4,9 Prozent – spürbar, aber bei einer Schätzung, deren größte Unsicherheit ohnehin die Durchschnittsgröße eines Belegs ist, nicht die Stelle, an der man Zeit investiert. Wichtig wird der Unterschied erst, wenn eine Zahl exakt stimmen muss, etwa beim Abgleich eines Archivvolumens mit einer Rechnung des Cloud-Anbieters.

Genau dort taucht die Verwechslung am häufigsten auf: Ein deutscher Cloud-Speicher-Tarif wirbt mit "100 GB", meint damit aber in der Regel dezimale Gigabyte, während der Windows-Explorer die belegte Datenmenge in binären Einheiten anzeigt und trotzdem "GB" darunterschreibt. Wer die im Explorer angezeigte Zahl direkt mit dem Tarif vergleicht, unterschätzt die tatsächlich genutzte Kapazität um eben jene 7,4 Prozent, die sich bei Gigabyte zwischen den beiden Systemen auftun.

GMX, Web.de und die Mailboxen der Telekom weisen ihr Kontingent in Gigabyte aus – bei den kostenlosen Tarifen meist zwischen 1 und 20 GB, bei Business-Postfächern deutlich mehr. Eine E-Mail ohne Anhang liegt bei wenigen Kilobyte, ein PDF-Anhang treibt sie schnell auf mehrere hundert kB, und Fotoanhänge vom Smartphone erreichen leicht 3 bis 5 MB pro Bild. Wer abschätzen will, wie lange ein Postfach reicht, rechnet also nicht mit der Nachricht, sondern mit dem, was daran hängt.

Bei 50 E-Mails am Tag mit durchschnittlich 300 kB, überwiegend durch Anhänge, kommen im Jahr rund 5.500.000 kB zusammen – 5,5 GB. Ein Postfach mit 10 GB Kontingent füllt sich damit in etwa zwei Jahren, sofern nichts gelöscht wird. Diese Rechnung ist nur so gut wie die angenommene Durchschnittsgröße, und die schwankt in der Praxis stärker zwischen Berufsgruppen als zwischen den beiden Kilobyte-Definitionen.

Ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO verpflichtet ein Unternehmen dazu, sämtliche gespeicherten personenbezogenen Daten einer Person herauszugeben – in der Praxis meist als ZIP-Archiv mit E-Mail-Verläufen, Vertragsdokumenten, Support-Tickets und Protokolleinträgen, jedes einzelne davon eine eigene Datei im Bereich weniger Kilobyte bis niedriger Megabyte. Wer als Datenschutzbeauftragter oder IT-Verantwortlicher vorab abschätzen will, wie groß ein solcher Export ausfällt, steht vor derselben Rechnung wie bei den Buchhaltungsbelegen: Anzahl der betroffenen Datensätze mal durchschnittliche Größe, geteilt durch eine Million für das Ergebnis in Gigabyte.

Bei einer Kundin mit fünf Jahren Kontakthistorie – etwa 200 E-Mails, 40 Support-Tickets, 15 Vertragsdokumente, macht insgesamt rund 260 Dateien bei durchschnittlich 150 kB – kommen 39.000 kB zusammen, knapp 0,04 GB. Das wirkt klein, ändert sich aber schnell, sobald Chat-Protokolle oder Anhänge mit Bilddateien Teil der Historie sind; ein einzelner Screenshot in einem Support-Ticket kann mehr wiegen als hundert Textzeilen zusammen und verschiebt die Schätzung stärker als jede Unschärfe in der Kilobyte-Definition.

Die 25-MB-Grenze, die viele deutsche Behörden- und Unternehmens-Mailserver für einzelne E-Mail-Anhänge setzen, entscheidet in der Praxis oft mehr als die genaue Gigabyte-Summe: Ein Auskunftsexport über dieser Schwelle muss aufgeteilt oder über einen separaten Downloadlink bereitgestellt werden, und diese Entscheidung fällt bereits bei einer groben Vorabschätzung in Kilobyte, lange bevor das Archiv tatsächlich gepackt wird.

Für die Antwortfrist von in der Regel einem Monat, die Art. 12 DSGVO für die Bearbeitung eines Auskunftsersuchens vorsieht, ist diese Vorabschätzung mehr als eine technische Fingerübung: Wer erst am letzten Tag der Frist bemerkt, dass ein Export mehrere Gigabyte umfasst und in Einzelpakete zerlegt werden muss, verliert Zeit, die für die inhaltliche Prüfung der Daten gedacht war. Eine grobe Kilobyte-Rechnung zu Beginn der Bearbeitung – Anzahl der Systeme, aus denen Daten stammen, mal geschätzte Größe pro System – zeigt frühzeitig, ob ein Fall unauffällig oder aufwendig wird.