Convertir XLS en XLSX

Le format Excel binaire autorise exactement 65 536 lignes par feuille, un nombre choisi à une époque où un tableur vivait dans une mémoire mesurée en mégaoctets. Personne ne le rencontre en comptant. On le rencontre quand un export de base de données, un journal de transactions ou un extrait d’enquête arrive et s’arrête tranquillement, et que la dernière ligne n’est pas le dernier enregistrement.

C’est une défaillance réellement dangereuse, parce qu’une feuille tronquée a l’air tout à fait normale. Les totaux sont faux et rien ne le dit. Si un fichier que vous réconciliez se termine à la ligne 65 536, traitez cela comme une limite de format jusqu’à preuve du contraire, réexportez dans un conteneur qui peut contenir les données, et vérifiez le compte plutôt que l’apparence. Convertir le fichier tronqué ne ramène pas les lignes manquantes — elles n’ont jamais été écrites. Cela retire le mur pour que le prochain export arrive complet, ce qui explique pourquoi l’ordre est convertir, réexporter, réconcilier, et pas l’autre sens.

La même génération a plafonné une feuille à 256 colonnes, qui se terminait à IV. C’était abondant pour un grand livre et ne l’est pas pour les tableaux larges que les systèmes modernes produisent : une enquête avec une colonne par question, une grille mensuelle qui s’étend sur plusieurs années, un export analytique avec un champ par attribut.

XLSX autorise 16 384 colonnes, jusqu’à XFD. En pratique un tableau qui a réellement besoin de plusieurs centaines de colonnes vous dit quelque chose sur sa forme plutôt que sur son format, et est souvent mieux tenu long que large. Mais la conversion retire l’obstacle immédiat, et remettre en forme les données est une décision qui peut se prendre après plutôt que sous la contrainte. La limite de colonnes échoue aussi moins évidemment que la limite de lignes, parce qu’un tableau qui déborde à droite ressemble à un tableau qui s’y termine. Personne ne défile jusqu’à la colonne IV pour vérifier si quelque chose attendait derrière.

Un classeur binaire peut contenir environ quatre mille combinaisons distinctes de formats de cellule, où une combinaison est un mix particulier de police, taille, bordure, remplissage et format de nombre. Une mise en forme appliquée colonne par colonne, copiée entre feuilles et accumulée sur des années s’accumule en silence, et le classeur finit par refuser d’en accepter une autre.

Le message est déroutant parce que le classeur n’a pas l’air particulièrement mis en forme ; les styles sont en grande partie des doublons qui diffèrent sur un attribut. XLSX relève le plafond à environ soixante-quatre mille, ce qui fait disparaître l’erreur. Cela vaut tout de même la peine de nettoyer la mise en forme inutile ensuite, parce qu’un classeur qui a atteint quatre mille par accident atteindra soixante-quatre mille de la même manière. Le coupable habituel est une mise en forme appliquée à des colonnes entières ou à des feuilles entières plutôt qu’à la plage utilisée, répétée sur une douzaine de feuilles par des gens qui se copiaient les uns les autres. Sélectionner la région vraiment vide et effacer ses formats retire l’essentiel de l’accumulation en une seule action.

L’ancien format porte une palette de 56 couleurs pour tout le classeur. Tout ce qui est en dehors est ramené à l’entrée la plus proche, ce qui explique pourquoi une teinte d’entreprise soigneusement choisie devient une approximation d’elle-même et pourquoi deux verts différents deviennent parfois le même vert.

La mise en forme conditionnelle était limitée à trois règles par plage dans la même génération, ce qui est la contrainte qui transforme un simple schéma de feu tricolore en un nid de SI imbriqués dans une colonne auxiliaire. Convertir retire les deux limites d’un coup. Les couleurs déjà aplaties dans l’ancien fichier ne reviennent pas, mais tout ce qui est appliqué à partir d’ici se comporte comme prévu. C’est le motif de chaque limite de cette page et cela vaut la peine d’être dit une fois : la conversion relève le plafond, elle ne restaure pas ce qui a heurté le plafond. Les données perdues par troncature, les couleurs ramenées à une palette et les règles qui n’ont jamais été ajoutées sont toutes perdues pour de bon.

C’est la seule perte qui prend les gens, et ce n’est pas une lacune du convertisseur. Microsoft a délibérément séparé les classeurs portant des macros dans leur propre extension quand le format a changé, donc un fichier se terminant en .xlsx est garanti de ne contenir aucun code exécutable. En envoyer un est donc une déclaration plus forte qu’envoyer un classeur binaire qui peut contenir n’importe quoi.

Si l’automatisation est le sujet du fichier — un bouton qui construit un rapport, une routine qui valide les entrées à l’enregistrement — cette conversion vous donne les données et pas le comportement. Ce classeur a besoin du format activé pour les macros à la place, et le déplacer est une décision sur ce qu’est le fichier plutôt que sur le conteneur dans lequel il se trouve. Dans une migration d’archives, c’est en général une petite minorité de fichiers et cela vaut la peine de les séparer avant que le lot ne tourne, pour que personne ne découvre trois mois plus tard que l’outil de reporting trimestriel a été converti avec succès et a cessé de fonctionner.

Le modèle de calcul n’a pas changé entre les deux générations, donc les formules passent comme des formules : le graphe de dépendances est intact, les plages nommées continuent à se résoudre, les références inter-feuilles pointent toujours là où elles pointaient, et le recalcul produit les mêmes réponses qu’avant.

Ce qui vaut la peine d’être vérifié ensuite est tout ce qui atteignait l’extérieur du fichier — un lien vers un autre classeur sur une lettre de lecteur qui n’existe plus, une requête contre une base de données pour laquelle personne n’a plus d’identifiants. Ces choses étaient déjà cassées ; la conversion fait que c’est le moment où vous le remarquez, ce qui est un bon moment pour que cela arrive. Les fonctions volatiles sont l’autre chose à regarder ensuite. Une feuille qui n’a pas été recalculée depuis 2011 affiche peut-être des résultats cachés, et l’ouverture du fichier converti la recalcule — donc un chiffre qui change n’est pas la conversion qui se trompe, c’est l’ancien qui était périmé.

Parce que XLSX est une archive ZIP de parties XML, le contenu est compressé à l’entrée, là où le format binaire stocke ses enregistrements tels quels. Les classeurs qui sont surtout des nombres et des formules sortent en général plusieurs fois plus petits, ce qui se remarque sur un disque partagé qui en est plein.

Les images embarquées ne se compressent pas davantage, puisqu’un JPEG est déjà compressé, donc un classeur lourd en images reste à peu près de la même taille. Si un tableur est gros parce que quelqu’un y a collé des captures d’écran, la conversion n’aidera pas et les captures d’écran sont ce qu’il faut traiter.

L’autre chemin courant vers cette page est un écran d’import. Les plateformes comptables, les portails d’achats, les systèmes de paie et les outils d’analyses se sont progressivement rétrécis vers le format moderne, en partie pour les limites décrites plus haut et en partie parce que les formats binaires ont été un vecteur de fichiers malveillants pendant des années.

Cette dernière raison est pourquoi la réponse est de convertir plutôt que de demander une exception. Un fichier qui arrive en .xlsx ne porte pas de projet de macro, ce qui est précisément la raison pour laquelle leurs règles d’admission ont été écrites ainsi, et aucune quantité d’explications sur l’innocuité de votre tableur ne changera le formulaire de téléversement.

Lire un tableur binaire des années 1990 exige un vrai moteur de bureau, donc cette paire tourne sur un serveur plutôt que dans votre navigateur. Le fichier passe par une connexion chiffrée vers un conteneur qui exécute LibreOffice en mode headless et qui ne contient rien d’autre ; la page le dit plutôt que de vous laisser supposer que c’est arrivé localement.

Le conteneur n’a pas le droit d’ouvrir de connexions sortantes. Chaque tâche obtient son propre répertoire de travail et son propre profil LibreOffice, et le répertoire est supprimé dès que la tâche se termine, avec ou sans succès. Tout ce qui tourne encore après soixante secondes est arrêté, parce qu’un fichier binaire endommagé est plus susceptible de faire pendre le moteur que de produire une erreur. La limite gratuite est de 25 Mo par fichier.

Si l’ancien fichier a été tronqué à 65 536 lignes, la question honnête n’est pas quel format de tableur utiliser mais si un tableur est encore le bon foyer. Un million de lignes s’ouvre lentement, se recalcule lentement, et s’édite à la main au péril de tout le monde.

À cette taille, un format en colonnes ou en base de données est la meilleure destination : CSV pour un import, Parquet pour l’analyse, SQL pour un chargement dans une vraie table. Convertissez en XLSX quand une personne continuera à travailler dans la grille, et traitez le nombre de lignes comme le signal qu’elle ne devrait pas avoir à le faire.