Qu’est-ce qu’un fichier XLS ?

XLS est un format binaire, qui ne veut rien dire hors d’un programme qui le connaît. Il est utilisé pour la retouche.

L’extension est .xls et le nom complet Excel 97-2003 Workbook. L’un et l’autre comptent moins que ce que le fichier peut contenir, et c’est le sujet du reste de cette page.

Microsoft l’a publié en 1987.

À un format resté lisible aussi longtemps, on peut confier quelque chose qu’on veut retrouver dans dix ans.

Elle est écrite et implémentable, même si c’est l’éditeur qui décide de la version suivante. En pratique cela suffit pour que le fichier continue de s’ouvrir ; cela ne suffit pas pour en être sûr.

Il s’ouvre encore partout et les anciens logiciels l’écrivent toujours, mais plus rien de neuf ne se construit autour. Convertissez ce que vous voulez garder, et ne le choisissez pas pour un projet qui commence aujourd’hui.

Un fichier XLS n’est pas limité à une page, et cela compte au moment de le convertir vers quelque chose qui l’est : une conversion produit un fichier contenant une seule page — la première, sauf si le convertisseur vous laisse choisir laquelle.

XLS contient un tableur : des cellules, des formules et les feuilles autour.

C’est ce qui décide de la conversion : un tableur devient une zone d’impression, et l’endroit où les colonnes se coupent est une décision que quelqu’un doit prendre.

Microsoft Excel et LibreOffice Calc le lisent, comme la plupart des programmes du même genre.

Quand un fichier ne s’ouvre pas, le format est rarement en cause : le plus souvent, c’est le programme qui est plus ancien que lui. Convertir vers quelque chose de plus ancien est le contournement fiable, et c’est à cela que sert le reste de ce site.

Aucun navigateur ne le lit.

C’est de loin la raison la plus fréquente de le convertir : non pas que le format soit mauvais, mais que l’endroit où vous voulez montrer le fichier ne sache pas le lire.

XLS est fait pour être ouvert et modifié. Gardez le fichier dans ce format tant que le travail dure, et exportez depuis lui chaque fois qu’une version finie est nécessaire.

Excel a écrit en XLS jusqu’en 2003 et utilise XLSX par défaut depuis 2007. Un fichier avec cette extension a donc presque toujours été hérité : un classeur départemental qui circule depuis avant l’arrivée des gens qui s’en servent, un modèle venu d’un fournisseur, un export d’un logiciel qui n’a pas été mis à jour depuis quinze ans.

En dessous, c’est un fichier composé Microsoft — un petit conteneur structuré de flux binaires, la même technologie que les anciens .doc et .ppt. Ce n’a jamais été un standard publié comme l’est son successeur ; la spécification a été rétroconçue pendant des années avant que Microsoft ne la documente, et c’est cette histoire qui explique pourquoi les logiciels non Microsoft l’ont toujours lu légèrement différemment. Une partie des bizarreries qui entourent le format viennent de là : chaque interpréteur tiers a sa propre lecture des cas limites, et un classeur qui passe dans l’un échoue parfois dans l’autre sans qu’aucun des deux soit techniquement en faute.

C’est la limite qui transforme un XLS hérité d’une gêne en problème. Une feuille de calcul contient au plus 65 536 lignes et 256 colonnes. XLSX a porté ces limites à un peu plus d’un million de lignes et 16 384 colonnes, ce qui correspond à peu près aux limites qu’Excel accepte de manipuler confortablement à l’écran.

Le danger est dans le mode de défaillance. Importez un export de données de 80 000 lignes dans une feuille XLS et Excel ne refuse pas — il prend les 65 536 premières et prévient dans une boîte de dialogue sur laquelle on clique pour passer. Le classeur a alors l’air complet et ne l’est pas en silence. Si un processus quelconque dans votre organisation fait encore transiter des données par XLS, c’est probablement déjà arrivé au moins une fois, et c’est en général découvert plusieurs mois plus tard, quand un audit tombe sur un chiffre qui ne colle pas. La seule protection durable est de convertir le classeur à la racine plutôt que d’espérer que personne ne dépassera jamais la limite.

Un XLS peut contenir des macros VBA, et rien dans l’extension n’indique s’il en contient. C’est précisément ce que les formats modernes ont corrigé : XLSX ne peut pas contenir de macros du tout, et un classeur qui en a besoin doit être XLSM, qui s’annonce, et le destinataire peut alors décider en connaissance de cause.

Les tableurs avec macros ont été l’un des vecteurs de logiciels malveillants les plus efficaces jamais utilisés, et ils surgissent encore. Un classeur qui arrive par courriel d’un expéditeur inconnu mérite une méfiance qu’un XLSX moderne ne mérite pas, et convertir en XLSX ou en PDF élimine tout contenu de macros par effet de bord. C’est aussi pour cette raison que de nombreuses entreprises ont banni le XLS dans leurs règles de filtrage en faveur du XLSX, ce qui rend la migration d’autant plus urgente pour les archives héritées qui ne s’échangeront plus sans friction si elles restent en XLS.

LibreOffice Calc, Google Sheets et Numbers lisent tous le XLS, et tous approximement. Les feuilles ordinaires de nombres et de formules passent fidèlement. Ce qui a tendance à bouger, c’est le matériel d’ancienne génération : graphiques construits avec le moteur de graphiques des années 1990, mise en forme conditionnelle écrite avant sa standardisation, tableaux croisés dynamiques, contrôles ActiveX et objets incorporés venant d’applications qui n’existent plus.

Un piège lié est le système de dates. Les classeurs écrits sur un Mac de cette époque peuvent utiliser une base de dates 1904 plutôt que 1900, et un fichier qui porte ce réglage affiche chaque date décalée de quatre ans quand le réglage voyage mal. C’est rare, c’est déroutant, et c’est exactement à cela que cela ressemble quand cela arrive.

La conversion rapporte beaucoup pour presque pas d’effort. Un fichier缩减 souvent de moitié ou plus parce que XLSX est compressé. Les limites de lignes et de colonnes disparaissent. Il devient un standard ouvert documenté plutôt qu’un binaire rétroconçu, donc plus de logiciels le lisent et continueront à le lire. Et tout contenu de macros s’en va, ce qui règle d’un coup la question de la sécurité pour les classeurs qui étaient jusqu’alors impossibles à filtrer en entrée.

Ce qu’il faut vérifier ensuite est restreint : graphiques, tableaux croisés dynamiques et tout ce qui utilise un objet incorporé. Les formules, la mise en forme, les plages nommées et les feuilles multiples passent de façon fiable. Convertir une archive de vieux classeurs maintenant est considérablement moins coûteux que de les convertir un par un le jour où quelqu’un découvre que plus rien ne les ouvrira, parce qu’à ce moment-là c’est une urgence et le coût de l’urgence est toujours supérieur au coût d’un travail planifié. C’est aussi le bon moment pour poser la question des graphiques qui s’appuient sur des liaisons avec d’autres classeurs, qui sont le reste d’une architecture qui ne survit souvent pas à la migration.

Quand le classeur est terminé. Une comptabilité à archiver, une liste de prix à envoyer à un client, un rapport joint à une demande — aucun de ceux-là n’a besoin de recalculer, et un PDF supprime toute question de savoir si le destinataire a Excel et ce que ses largeurs de colonnes vont faire de votre mise en page.

La seule chose à faire d’abord est de définir la zone d’impression, l’orientation et la mise à l’échelle, parce qu’un tableur n’a pas de taille de page et un PDF en a une. Un classeur qui n’a jamais été paramétré pour l’impression se convertit en un classeur qui n’a jamais été paramétré pour l’impression, avec des colonnes qui débordent sur des pages rien qu’à elles. Pour les classeurs qui combinent plusieurs feuilles à archiver ensemble, l’ordre des feuilles dans le classeur devient l’ordre des pages dans le PDF, et c’est un détail à régler avant la conversion plutôt qu’après, parce qu’un ré-ordonnancement postérieur à l’export demande de tout refaire.

Si la cible est une base de données, un script ou un outil d’analyse, convertissez en CSV plutôt qu’en XLSX. C’est ce qu’attendent les routines d’import, cela se diffuse en flux, et cela ne peut pas porter de macros ni de liens externes — ce qui explique pourquoi les systèmes soucieux de sécurité le demandent par son nom.

Le coût, c’est tout ce qui n’est pas une feuille de valeurs : les autres feuilles, les formules (vous gardez leurs résultats), la mise en forme et les graphiques. Pour faire bouger des données, c’est le bon compromis ; pour garder le classeur, ce n’est pas le bon. Convertir vers les deux est souvent la réponse honnête — CSV pour le pipeline, XLSX pour le fichier.