Convertir XLS en PDF

Le XLS est le format binaire qu’Excel a écrit jusqu’en 2003, ce qui veut dire qu’un fichier portant cette extension est en général un fichier hérité plutôt qu’un fichier qu’on vient de produire : un classeur comptable d’un prédécesseur, une liste de prix d’un fournisseur, un modèle qui circule dans un service depuis quinze ans.

L’envoyer tel quel en XLS demande beaucoup au destinataire. Il lui faut un logiciel qui ouvre encore ce format, il verra ce que ses propres largeurs de colonnes et ses propres polices produisent, et il pourra modifier n’importe quel chiffre sans laisser de trace. Le PDF règle les trois problèmes d’un coup : il s’affiche pareil partout et il énonce plutôt qu’il ne calcule.

C’est la seule chose qui surprend, et ce n’est pas un défaut de la conversion. Une feuille est une grille sans bord ; elle s’étend tant qu’on continue à taper. Un PDF est fait de feuilles de papier aux bords fixés. Quelque part entre les deux, il faut décider où la page finit.

Cette décision est déjà dans le classeur : zone d’impression, orientation, mise à l’échelle, lignes d’en-tête à répéter. La conversion la suit exactement plutôt que de substituer son propre jugement. Un classeur qui n’a jamais été préparé pour l’impression se convertit comme un classeur qui n’a jamais été préparé pour l’impression : des colonnes qui débordent sur d’autres pages, ou un tableau large coupé en deux dans la hauteur.

Cinq minutes dans un tableur évitent la déception la plus fréquente. Passez l’orientation en paysage, activez « ajuster toutes les colonnes sur une page » dans les options de mise à l’échelle, définissez la zone d’impression sur la plage exacte que vous voulez, et demandez à la première ligne de se répéter pour qu’un long tableau reste lisible en page quatre.

LibreOffice Calc fait tout cela et il est gratuit, ce qui rend la chose possible même sans Excel. Convertissez ensuite. Le PDF qui sort correspond à l’aperçu avant impression que vous venez de regarder, parce que la conversion fait exactement la même chose que l’aperçu.

Chaque cellule du PDF montre la valeur qu’elle avait au moment de la conversion. La formule derrière est partie, avec les liens vers d’autres feuilles et les références externes. Rien ne recalcule, et rien ne change si le fichier est ouvert dans un fuseau horaire ou une locale différents.

Pour l’usage ordinaire — envoyer des chiffres à un client, joindre une pièce à un dossier de comptes, accompagner une candidature — c’est précisément ce qu’il faut. Si le destinataire doit retravailler les chiffres, envoyez aussi le classeur : un PDF est un état, pas un modèle.

Les vieux fichiers XLS sont le véhicule classique des macros de tableur, et un classeur qui vient d’une source inconnue est l’une des manières les plus courantes pour un réseau d’entreprise d’avoir des ennuis. Un PDF ne peut rien exécuter.

La conversion fait donc deux travaux d’un coup : elle fige la mise en page et elle retire le contenu exécutable, si bien que les données peuvent être transmises sans ce qui leur était attaché. Si les macros sont le point du fichier, gardez l’original — mais ne l’envoyez pas à des gens qui n’ont besoin que de lire les chiffres.

La conversion utilise un moteur bureautique complet avec des substituts métriquement compatibles pour les polices Windows courantes — Arial, Times New Roman, Courier, Calibri et Cambria entre autres. Métriquement compatible veut dire que le substitut occupe le même espace que l’original, si bien que les largeurs de colonnes et les coupures de lignes tombent là où elles tombaient.

Une police inhabituelle qui n’est pas embarquée dans le fichier est remplacée par quelque chose d’approchant, et là la mise en page peut bouger légèrement. Les tableurs pardonnent plus cela que les traitements de texte, parce que la grille des cellules tient la structure quoi qu’il arrive à l’intérieur.

Contrairement aux conversions d’images sur ce site, un format bureautique a besoin d’un vrai moteur de bureau, et celui-ci tourne sur un serveur plutôt que dans votre navigateur. Le XLS part sur une connexion chiffrée, est converti dans un environnement isolé sans aucun accès à internet, et les fichiers de travail sont supprimés dès la fin du travail.

La limite gratuite est de 25 mégaoctets par fichier, ce qui est généreux pour un tableur : un XLS reste en général largement en dessous du mégaoctet, sauf si quelqu’un y a collé des images.

Si l’objectif est de moderniser le fichier plutôt que de le figer, le PDF n’est pas la bonne cible. Convertir un XLS en XLSX conserve toutes les formules, les graphiques et les feuilles, fonctionne dans les versions actuelles d’Excel et dans LibreOffice, et produit un fichier sensiblement plus petit.

Choisissez le PDF quand le tableur est terminé et qu’il s’agit de l’envoyer, de le classer ou de l’imprimer. Choisissez le XLSX quand c’est encore un document de travail que quelqu’un éditera la semaine prochaine.

Une migration d’archives ressemble rarement à un seul fichier. Déposez le dossier : chaque XLS est converti sur le serveur, garde son nom avec l’extension changée, et tout revient en un seul ZIP. Pour une collection d’une centaine de classeurs anciens, c’est l’affaire d’une après-midi.

Comme la conversion tourne côté serveur, chaque classeur compte dans le quota journalier de cent conversions serveur, ce qui est large pour un usage normal mais peut devenir court pour une grosse migration en une seule séance : étalez sur deux jours si vous dépassez.