XLS naar XLSX omzetten

Het binaire Excel-formaat staat precies 65.536 rijen per blad toe, een getal gekozen toen een spreadsheet in megabytes werd gemeten. Niemand telt die af — de fout blijkt wanneer een database-export of transactielog stilzwijgend afbreekt en de laatste rij niet de laatste record is.

Dat is een gevaarlijke storing, want een afgebroken blad ziet er heel gewoon uit. Eindigt een bestand precies op rij 65.536, behandel dat dan als formaatlimiet totdat het tegendeel bewezen is, en zet daarna opnieuw uit, controleer de aantallen.

Dezelfde generatie beperkte een blad tot 256 kolommen, tot IV. Ruim voldoende voor een grootboek, niet voor de brede tabellen die moderne systemen produceren: een enquête met een kolom per vraag, een export met een veld per attribuut.

XLSX staat 16.384 kolommen toe, tot XFD. De kolomlimiet faalt minder zichtbaar dan de rijlimiet — een tabel die van de rand af loopt, ziet eruit alsof hij daar eindigt. Niemand scrolt naar kolom IV om te controleren of er iets achter zat.

Een binair werkboek staat ongeveer vierduizend unieke combinaties van celopmaak toe — elke unieke mix van lettertype, grootte, rand, vulling en getalnotatie telt als één. Opmaak toegepast per kolom, gekopieerd tussen bladen, hoopt zich stilletjes op.

De melding is verwarrend omdat het werkboek er niet uitgebreid opgemaakt uitziet — de stijlen zijn meestal bijna-duplicaten. XLSX verhoogt het plafond naar ongeveer vierenzestigduizend. Ongebruikte opmaak achteraf wissen blijft de moeite waard.

Het oude formaat draagt een palet van 56 kleuren voor het hele werkboek. Alles daarbuiten wordt naar de dichtstbijzijnde ingang geschoven, wat verklaart waarom een zorgvuldig gekozen huistint een benadering van zichzelf wordt.

Voorwaardelijke opmaak was beperkt tot drie regels per bereik in dezelfde generatie. Omzetten heft beide beperkingen op — maar wat al is platgeslagen komt niet terug: het plafond wordt opgeheven, niet wat ertegen aanliep hersteld.

Dit is het verlies dat mensen verrast, en het is geen tekortkoming van de converter. Microsoft scheidde macrobevattende werkboeken bewust in een eigen extensie toen het formaat veranderde, dus een .xlsx-bestand garandeert geen uitvoerbare code.

Was de automatisering het hele punt van het bestand — een knop die een rapport bouwt, een routine die invoer valideert — dan geeft deze omzetting de data en niet het gedrag. Dat bestand hoort in het macro-inschakelde formaat.

Het rekenmodel veranderde niet tussen de twee generaties, dus formules worden als formules overgedragen: de afhankelijkheidsgrafiek blijft intact, benoemde bereiken blijven werken en herberekenen levert dezelfde antwoorden op.

Wat het controleren waard is: een koppeling naar een ander werkboek op een schijfletter die niet meer bestaat, was al kapot — de omzetting maakt het alleen het moment waarop je het merkt. Een blad dat sinds 2011 niet herberekend is, toont bij het openen soms verrassend andere getallen omdat de cache is vervangen door een echte berekening.

Omdat XLSX een ZIP-archief van XML-delen is, wordt de inhoud onderweg gecomprimeerd, terwijl het binaire formaat zijn records onbewerkt opslaat. Werkboeken met vooral getallen en formules komen vaak meerdere keren kleiner uit.

Ingesloten afbeeldingen comprimeren niet verder, want een JPEG is al gecomprimeerd. Is een spreadsheet groot door geplakte schermafbeeldingen, dan verandert de omzetting daar niets aan.

De andere gewone reden om hier te komen is een importscherm. Boekhoudplatformen, inkoopportalen en analysetools zijn geleidelijk naar het moderne formaat overgestapt, deels vanwege de limieten hierboven en deels omdat de binaire formaten jarenlang een verspreidingsweg voor kwaadaardige bestanden waren.

Dat laatste is waarom het antwoord omzetten is en niet een uitzondering vragen. Een .xlsx-bestand draagt gegarandeerd geen macroproject.

Het lezen van een spreadsheet uit de jaren negentig vraagt een volledige kantoormotor, dus dit paar draait op de server. Het bestand gaat via een versleutelde verbinding naar een container die LibreOffice zonder scherm draait en niets anders bevat.

De container mag geen uitgaande verbindingen openen. Elke taak krijgt een eigen scratchmap en profiel, verwijderd zodra de taak eindigt. De gratis limiet is 25 MB per bestand.

Was het oude bestand afgekapt bij 65.536 rijen, dan is de eerlijke vraag niet welk spreadsheetformaat, maar of een spreadsheet nog het juiste thuis is. Een miljoen rijen opent traag en wordt onhandig bewerkt.

Bij die omvang is een kolomgeoriënteerd of databaseformaat de betere bestemming: CSV voor een import, Parquet voor analyse, SQL voor een lading in een echte tabel. Zet om naar XLSX wanneer iemand in het raster blijft werken.