Convertir XLS en ODS

Le format .xls est réellement ancien. Microsoft l’a introduit en 1987 et il est resté le format par défaut jusqu’en 2007, ce qui veut dire qu’un classeur en XLS peut dater d’avant presque chaque outil de votre organisation. C’est un format binaire avec une spécification documentée, et le lire correctement exige un logiciel qu’on a appris à le décortiquer enregistrement par enregistrement.

OpenDocument a pris l’autre voie. OASIS l’a publié en 2005, il est devenu ISO/IEC 26300, et un fichier .ods est une archive ZIP contenant du XML — vous pouvez la renommer, l’ouvrir et lire le contenu avec rien de plus spécialisé qu’un éditeur de texte. Cette différence est tout l’argument en faveur de la conversion quand l’horizon est lointain : un fichier dont la structure est consignée dans une norme publique ne dépend pas du bon vouloir d’un fournisseur.

Vous pouvez, et pour un tableur isolé vous devriez. LibreOffice Calc lit l’ancien format directement et le fait depuis deux décennies, donc rien ne vous empêche de double-cliquer le fichier et de continuer votre après-midi.

Convertir concerne ce qui se passe ensuite. Chaque fois que ce fichier est enregistré, LibreOffice demande s’il faut garder le format étranger ou utiliser ODF, et chaque collègue répond différemment. La mise en forme qui n’a pas de représentation dans l’ancien format est silencieusement écartée à chaque aller-retour, et l’organisation se retrouve avec une bibliothèque de fichiers qu’elle peut ouvrir et qu’elle ne possède pas. Si la décision a été prise de standardiser sur OpenDocument, convertir une fois est ce qui rend cette décision vraie sur le disque plutôt que dans un document de politique.

Les formules passent comme formules. ODS les stocke en OpenFormula, le langage d’expressions spécifié en parallèle du format de document, et la conversion traduit la syntaxe d’Excel dedans — les séparateurs d’arguments, le style de référence, la notation d’intervalles et les qualifieurs de feuille diffèrent légèrement et sont tous gérés.

Cela veut dire que le classeur continue de fonctionner au lieu de devenir un ensemble de nombres gelés. Les plages nommées, les références absolues et relatives, les références inter-feuilles et les formules matricielles survivent le voyage dans le cas ordinaire. Ce qui vaut la peine sur un classeur qui compte, c’est d’ouvrir le résultat et de lancer un recalcul, puis de comparer quelques totaux à ceux de l’original — cinq minutes d’arithmétique sont une vérification bien plus solide que la lecture d’une liste de ce qui est censé fonctionner.

La bibliothèque standard — maths, texte, dates, recherche et fonctions financières — passe d’un côté à l’autre, parce que les deux applications implémentent essentiellement le même ensemble et le font depuis des années. Les trous sont aux extrémités.

Deux genres posent problème dans un ancien classeur spécifiquement. Le premier est une fonction Analysis ToolPak de l’époque où c’était un module complémentaire plutôt qu’une partie d’Excel, qui a pu être stockée avec un préfixe et ne résout plus nulle part. Le second est une fonction définie par l’utilisateur écrite en VBA, qui n’existera pas après la conversion parce que son code ne l’accompagne pas : la cellule conserve le texte de la formule et renvoie une erreur. Les deux sont faciles à trouver et impossibles à manquer — cherchez les valeurs d’erreur dans les feuilles converties et chacune d’elles est un endroit qui demande une décision.

Les macros ne survivent pas. VBA et LibreOffice Basic sont des langages différents avec des modèles d’objet différents, et aucun convertisseur ne tente de traduction, parce qu’une partielle produirait du code qui tourne et fait autre chose que ce qu’il faisait.

Pour une migration, c’est un coût connu plutôt qu’une surprise, et il vaut la peine d’en faire l’inventaire avant la conversion plutôt qu’après. La plupart des anciens classeurs ne contiennent soit aucune macro soit une macro enregistrée qui formate un rapport, et une macro enregistrée est en général plus facile à réécrire qu’à porter. Les cas réellement difficiles — un classeur qui est devenu une application, avec des formulaires et des gestionnaires d’événements — sont ceux qu’il faut repérer tôt et traiter comme des projets logiciels plutôt que comme des fichiers à convertir.

Les graphiques se convertissent et restent des graphiques, redessinés par Calc à partir des données sous-jacentes plutôt que collés comme des images, donc ils se mettent à jour quand les chiffres le font. La mise en forme des cellules, les formats de nombre, les bordures et les largeurs de colonnes passent ; la mise en forme conditionnelle passe dans les cas ordinaires et mérite d’être vérifiée sur un classeur qui s’y appuie fortement.

Les tableaux croisés dynamiques deviennent l’équivalent chez Calc, qu’il appelle tableau de pilote, et c’est la fonctionnalité qui a le plus de chances d’avoir besoin d’attention ensuite. Les deux implémentations diffèrent dans la manière dont elles stockent leur disposition et leur groupement, et un tableau croisé avec plusieurs niveaux de dates groupées ou un champ calculé peut arriver en ayant besoin d’être reconstruit. Reconstruire un tableau prend quelques minutes et est un meilleur usage de ce temps que d’essayer de comprendre pourquoi un total est décalé d’un arrondi.

Le format binaire a des limites structurelles strictes que le format OpenDocument ne partage pas, et un classeur qui vivait près d’elles a probablement été façonné par ce fait pendant des années — données éclatées sur plusieurs feuilles, colonnes réutilisées à deux fins, un onglet de synthèse qui existe parce que le détail n’aurait pas tenu.

Convertir retire la contrainte mais ne défait pas les contournements, et cela vaut la peine de regarder de près tout fichier où quelqu’un a clairement lutté contre le format. Une migration est le moment où consolider trois feuilles en une seule est peu coûteux, parce que tout est touché de toute façon et que personne n’a encore construit de nouveau travail par-dessus le fichier converti.

Les migrations ne sont jamais un seul fichier. L’approche pratique est de trier selon ce qui dépend de quoi : convertissez d’abord les classeurs que rien ne référence, vérifiez-les, et seulement ensuite convertissez ceux qui les référencent, parce qu’un lien externe réécrit alors que sa cible est encore dans l’ancien format est un lien que vous corrigerez deux fois.

Convertissez des copies et gardez les originaux jusqu’à ce que la migration soit validée. Les anciens fichiers ne coûtent rien à conserver, ils sont la seule preuve de ce qu’une formule était, et la seule chose garantie d’être découverte tard est un classeur dont quelqu’un à l’extérieur du projet a dépendu en silence. Les traiter par lots, avec une vérification après chaque lot, fait qu’un problème systématique apparaît au fichier trois plutôt qu’au fichier trois cents.

Cette conversion ne tourne pas dans votre navigateur. Traduire entre deux formats bureautiques demande un vrai moteur de bureau, et celui-ci tourne sur un serveur : le fichier est envoyé via une connexion chiffrée, converti dans un environnement isolé sans route vers l’extérieur, et les fichiers de travail sont supprimés dès que le travail est terminé.

La limite gratuite est de 25 mégaoctets par fichier, ce qu’un .xls approchera rarement — le format précède l’habitude d’incorporer de grandes images, et ses propres plafonds structurels limitent ce qu’il peut contenir en premier lieu. Quand les tableurs ne peuvent pas quitter votre organisation du tout, LibreOffice installé localement fait exactement la même conversion, et pour une migration d’une certaine taille vous en aurez de toute façon besoin pour le traitement par lots.

Si le fichier repart chez quelqu’un qui utilise Excel, envoyez plutôt un XLSX. ODS s’ouvre dans Excel actuel mais la prise en charge est une traduction plutôt qu’un chemin natif, et un destinataire qui doit expliquer à son service informatique pourquoi il ouvre un format inconnu vous demandera autre chose à la place.

Choisissez ODS quand la destination est LibreOffice, quand une politique de format ouvert s’applique, ou quand le fichier est archivé et que la question est quel format sera encore lisible dans vingt ans. Ce sont les cas où la spécification ISO et le XML lisible à l’intérieur du fichier valent plus que la compatibilité avec ce que le destinataire a d’installé aujourd’hui.