Wat is een EML-bestand?

EML is een puur tekstformaat dat in elke editor opengaat. Het wordt gebruikt voor e-mail en archivering.

De extensie is .eml en de volledige naam Email Message. Allebei zeggen ze minder dan wat het bestand kan bevatten, en daar gaat de rest van deze pagina over.

Het gaat terug tot 1982. De specificatie is RFC 5322.

Aan een formaat dat zo lang leesbaar is gebleven kun je iets toevertrouwen dat je over tien jaar terug wilt hebben.

Ze is volledig gepubliceerd, dus wie het formaat wil uitvoeren kan dat uit het document doen in plaats van door te kijken hoe anderen het doen. Daarom duikt het in zo veel programma’s op, en daarom gaan bestanden van twintig jaar geleden nog steeds open. Openbaar is niet hetzelfde als royaltyvrij: waar een formaat een codec omhult, is de octrooilicentie een aparte vraag waarop de standaard geen antwoord geeft.

Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook en Apple Mail lezen het, en de meeste programma’s van dezelfde soort ook.

Als een bestand niet opengaat ligt het zelden aan het formaat — vaker is het programma ouder dan het formaat. Converteren naar iets ouders is de betrouwbare weg eromheen, en daarvoor is de rest van deze site bedoeld.

Geen enkele browser leest het.

Dat is veruit de meest voorkomende reden om het te converteren: niet dat het formaat slecht is, maar dat de plek waar je het bestand wilt tonen het niet kan lezen.

EML is bedoeld om door te geven, niet om in te werken. Er een bewerken kan en is zelden prettig; de verstandige weg loopt via de bron en een nieuwe export.

Vrijwel niemand maakt met opzet een EML-bestand. Ze verschijnen wanneer een bericht een mailclient verlaat: sleep een e-mail uit Thunderbird of Apple Mail naar het bureaublad en er landt een EML. Vraag Google om een kopie van je gegevens en de mailbox komt als MBOX, maar individuele berichten opgeslagen vanuit de webinterface komen als EML. Exporteer vanuit een webmailprovider, een helpdesksysteem of een archiveringsproduct en EML is meestal een van de opties.

De tweede bron is openbaarmaking. Wanneer een bedrijf correspondentie moet overleggen — aan een rechtbank, een toezichthouder, een accountant, een werknemer die een inzageverzoek doet — is EML het formaat dat verstuurd wordt, omdat het het bericht is precies zoals het is verzonden, in plaats van iemands weergave ervan.

Open een EML in een teksteditor en het begin is direct leesbaar: Van, Aan, Onderwerp, Datum, en dan een lange staart headers die mailservers onderweg toevoegden — Received-regels die elke sprong volgen, berichtidentificatoren, authenticatieresultaten, spamscores. Die sporen zijn de reden dat het formaat er in een geschil toe doet. Het is bewijs van hoe het bericht reisde, en dat staat niet in een schermafbeelding of een afdruk.

Onder de headers is de inhoud verdeeld in MIME-delen: meestal een platte-tekstversie en een HTML-versie van hetzelfde bericht, zodat elke client iets kan tonen. Bijlagen volgen als verdere delen, gecodeerd in base64 — wat verklaart waarom een bestand met een foto van twee megabyte ongeveer 2,7 megabyte op schijf inneemt en er in een editor uitziet als een muur betekenisloze tekens. Niets is gecomprimeerd en niets is verborgen.

Dit is het praktische probleem dat de meeste mensen naar het formaat brengt. Dubbelklikken op een EML op een Windows-machine zonder ingesteld mailprogramma levert een dialoogvenster op dat vraagt welke applicatie te gebruiken, en het eerlijke antwoord is dat er misschien niets geïnstalleerd is.

Drie wegen eruit. Thunderbird is gratis, leest EML native en is het minste gedoe als je er meerdere moet bekijken. Elke teksteditor toont de headers en de platte-tekstinhoud, wat genoeg is om "wie stuurde dit en wanneer" te beantwoorden zonder iets te installeren. En moet het bestand ingediend, doorgestuurd of ergens aan gehecht worden, dan is omzetten naar PDF de optie die de afhankelijkheid volledig wegneemt — de ontvanger heeft niets nodig behalve een browser.

MSG is Outlook’s eigen formaat en is een Microsoft-samengesteld-documentstructuur in plaats van tekst. Het draagt dingen die alleen binnen Outlook betekenis hebben — categorieën, vlaggen, de staat van het bericht in de mailbox — en het heeft Outlook nodig, of iets dat het reverse-engineerde, om überhaupt gelezen te worden.

EML is het open equivalent, gedefinieerd door RFC 5322 en leesbaar door alles. Kreeg je een EML, dan exporteerde iemand vanuit een client op basis van standaarden of een server; kreeg je een MSG, dan kwam die uit Outlook. De inhoud is grotendeels hetzelfde bericht; het verschil is wie het over tien jaar zonder licentie kan openen.

Formaten die decennia overleven hebben twee eigenschappen: ze zijn platte tekst, en ze staan beschreven in een publiek document dat niet is verplaatst. EML heeft beide. De relevante standaard werd voor het eerst gepubliceerd in 1982 en de huidige herziening ervan is nog steeds vrij leesbaar, wat verklaart waarom een bericht geschreven in 1995 vandaag opent zonder speciale software.

Het slaat ook het bericht op in plaats van een afbeelding ervan. Een PDF van een e-mail is een weergave — het idee van één client over hoe de HTML eruit moest zien, op één dag, bij één vensterbreedte. De EML is de bron waar die weergave vandaan kwam, compleet met de headers die laten zien dat hij echt is. Bewaar de EML als het record en genereer de PDF wanneer iemand hem moet lezen.

Bijlagen zijn de gangbare klacht. Ze zitten erin, maar een teksteditor toont ze als base64 en alleen een mailclient of een omzetter haalt ze er weer netjes uit. Heb je de bijlage nodig en niet het bericht, open de EML dan in Thunderbird en sla hem daar op.

Tekencodering is de tweede. Oudere berichten declareren coderingen die moderne editors verkeerd raden, wat verklaart hoe een Nederlandse e-mail vol vraagtekens komt te staan. De declaratie staat in de headers, dus de informatie is er — het is de editor, niet het bestand, die hem verliest.

De derde is dat Windows geen ingebouwde afhandelaar heeft. Een bestand dat niet opent is bijna altijd dit in plaats van een beschadigd bericht, en het is de moeite waard dit te controleren voordat je concludeert dat de export mislukte.

Een volledige mailbox-export komt als MBOX — één bestand met elk bericht aaneengeregen, wat handig is voor een back-up en nutteloos om drie specifieke e-mails over te dragen. Hem opsplitsen in losse EML-bestanden is de normale eerste stap bij elke openbaarmakingsoefening.

De volgorde doet ertoe als je tegen een deadline werkt: splits de MBOX eerst, identificeer de berichten die echt relevant zijn, en zet dan alleen die om naar PDF voor de bundel. Eerst de hele mailbox omzetten is hoe mensen eindigen met vierduizend PDF’s en geen manier om iets te vinden.

Omdat een EML platte tekst is, werkt een gewone tekstzoekopdracht over een map met honderden exemplaren zonder enige speciale tooling — zoek op een naam, een bedrag of een projectcode en elk treffend bestand komt naar voren, headers incluis.

Dat is precies waar een MSG-archief moeilijker in is: zonder Outlook of een tool die het formaat begrijpt, is een map MSG-bestanden ondoorzoekbaar. Bij een grote hoeveelheid correspondentie is dat verschil vaak de doorslaggevende reden om als EML te bewaren in plaats van als MSG.