Was ist eine EML-Datei?

EML ist ein reines Textformat, das sich in jedem Editor öffnen lässt. Eingesetzt wird es für E-Mail und die Archivierung.

Die Endung lautet .eml, der volle Name Email Message. Beides sagt weniger aus als das, was die Datei halten kann — und davon handelt der Rest dieser Seite.

Es geht auf 1982 zurück. Die Spezifikation ist RFC 5322.

Einem Format, das so lange lesbar geblieben ist, kann man etwas anvertrauen, das man in zehn Jahren wiederhaben will.

Sie ist vollständig veröffentlicht, das Format lässt sich also aus dem Dokument umsetzen statt durch Nachsehen. Deshalb taucht es in so vielen Programmen auf, und deshalb gehen Dateien von vor zwanzig Jahren heute noch auf. Veröffentlicht heißt allerdings nicht lizenzfrei: Wo ein Format einen Codec einpackt, ist die Patentfrage eine eigene, die der Standard nicht mitbeantwortet.

Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook und Apple Mail lesen es, und die meisten Programme derselben Art ebenfalls.

Wenn eine Datei nicht aufgeht, liegt es selten am Format — häufiger daran, dass das Programm älter ist als das Format. Die Umwandlung in etwas Älteres ist der verlässliche Weg daran vorbei, und dafür gibt es den Rest dieser Website.

Kein Browser liest es.

Das ist der häufigste Grund, es umzuwandeln: nicht dass das Format schlecht wäre, sondern dass die Stelle, an der die Datei erscheinen soll, es nicht lesen kann.

EML ist zum Weitergeben gedacht, nicht zum Arbeiten. Eines zu bearbeiten ist möglich und selten angenehm; der vernünftige Weg führt über die Quelle und einen neuen Export.

Kaum jemand erzeugt eine EML-Datei absichtlich. Sie entsteht, wenn eine Nachricht ihr Postfach verlässt: eine E-Mail aus Thunderbird oder Apple Mail auf den Schreibtisch ziehen, und was dort landet, ist eine EML. Bei Google die eigenen Daten anfordern, liefert das gesamte Postfach als MBOX, aber einzelne aus der Weboberfläche gesicherte Nachrichten kommen als EML heraus. Beim Export aus einem Webmail-Anbieter, einem Ticketsystem oder einer Archivierungslösung ist EML meist eine der angebotenen Optionen.

Die zweite Quelle ist die Offenlegung. Muss ein Unternehmen Korrespondenz herausgeben — an ein Gericht, eine Aufsichtsbehörde, im Rahmen einer Auskunft nach Artikel 15 DSGVO — ist EML das übliche Format, weil es die Nachricht genau so zeigt, wie sie übertragen wurde, und nicht die Darstellung eines Programms davon.

Eine EML in einem Texteditor geöffnet ist oben sofort lesbar: Von, An, Betreff, Datum, dann ein langer Schwanz von Kopfzeilen, die Mailserver unterwegs angehängt haben — Received-Zeilen, die jeden Weiterleitungsschritt nachzeichnen, Nachrichtenkennungen, Authentifizierungsergebnisse, Spam-Bewertungen. Diese Spur ist der Grund, warum das Format in Streitfällen zählt: Sie belegt, wie die Nachricht gereist ist, und ein Bildschirmfoto oder Ausdruck zeigt das nicht.

Unter den Kopfzeilen ist der Nachrichtentext in MIME-Teile gegliedert: meist eine reine Textfassung und eine HTML-Fassung derselben Nachricht, damit jedes Programm etwas anzeigen kann. Anhänge folgen als weitere Teile, kodiert in Base64 — weshalb eine Datei mit einem zwei Megabyte großen Foto rund 2,7 Megabyte auf der Platte belegt und im Editor wie eine Wand bedeutungsloser Zeichen aussieht. Nichts ist komprimiert und nichts versteckt.

Das ist das praktische Problem, das die meisten Leute überhaupt erst zu diesem Format führt. Ein Doppelklick auf eine EML unter Windows ohne eingerichtetes Mailprogramm öffnet einen Dialog, der nach der passenden Anwendung fragt, und die ehrliche Antwort lautet oft: Es ist keine installiert.

Drei Wege heraus. Thunderbird ist kostenlos, liest EML nativ und ist die unkomplizierteste Lösung, wenn mehrere Dateien angesehen werden müssen. Jeder Texteditor zeigt die Kopfzeilen und den reinen Text, was genügt, um „von wem und wann" zu beantworten, ohne irgendetwas zu installieren. Und muss die Datei abgelegt, weitergeleitet oder angehängt werden, nimmt das Drucken aus Thunderbird als PDF die Abhängigkeit vom Mailprogramm ab diesem Zeitpunkt weg — diese Seite selbst wandelt keine EML-Dateien um.

MSG ist Outlooks eigenes Format, ein Microsoft-Compound-Dokument statt Text. Es trägt Dinge, die nur innerhalb von Outlook Sinn ergeben — Kategorien, Kennzeichnungen, den Zustand der Nachricht im Postfach — und braucht Outlook oder etwas, das das Format nachgebaut hat, um überhaupt lesbar zu sein.

EML ist das offene Gegenstück, festgelegt in RFC 5322 und von allem lesbar. Wer eine EML bekommen hat, hat sie aus einem standardbasierten Client oder Server exportiert; wer eine MSG bekommen hat, kam sie aus Outlook. Der Inhalt ist im Großen und Ganzen dieselbe Nachricht — der Unterschied liegt darin, wer sie in zehn Jahren ohne Lizenz noch öffnen kann.

Formate, die Jahrzehnte überstehen, haben zwei Eigenschaften: Sie sind reiner Text, und sie sind in einem öffentlichen Dokument festgelegt, das sich nicht verschiebt. Auf EML trifft beides zu. Der zugrundeliegende Standard wurde erstmals 1982 veröffentlicht, seine aktuelle Fassung ist bis heute frei lesbar, und deshalb öffnet sich eine 1995 geschriebene Nachricht heute ohne Spezialsoftware.

Es speichert außerdem die Nachricht selbst, nicht ein Bild davon. Ein PDF einer E-Mail ist eine Wiedergabe — die Vorstellung eines Programms davon, wie das HTML an einem bestimmten Tag bei einer bestimmten Fensterbreite aussehen sollte. Die EML ist die Quelle, aus der diese Wiedergabe stammt, samt den Kopfzeilen, die zeigen, dass sie echt ist. Die EML als Beleg aufbewahren und das PDF erzeugen, wenn jemand sie lesen muss.

Anhänge sind der häufigste Beschwerdepunkt. Sie sind in der Datei enthalten, aber ein Texteditor zeigt sie nur als Base64, und nur ein Mailprogramm oder eine Umwandlung trennt sie wieder heraus. Wird nur der Anhang gebraucht, nicht die Nachricht, lohnt es sich, die EML in Thunderbird zu öffnen und von dort zu speichern.

Zeichenkodierung ist der zweite Punkt. Ältere Nachrichten geben Kodierungen an, die moderne Editoren falsch erraten, wodurch eine deutsche E-Mail voller Fragezeichen endet. Die Angabe steht in den Kopfzeilen — es ist der Editor, der sie verliert, nicht die Datei.

Der dritte ist, dass Windows keine eingebaute Zuordnung für das Format hat. Eine Datei, die sich nicht öffnen lässt, liegt fast immer daran und nicht an einer beschädigten Nachricht, und das lohnt sich zu prüfen, bevor man von einem fehlgeschlagenen Export ausgeht.

Ein vollständiger Postfachexport kommt als MBOX — eine Datei mit jeder Nachricht aneinandergereiht, praktisch für eine Sicherung und unbrauchbar, um drei bestimmte E-Mails herauszugeben. Sie in Thunderbird zu importieren und als einzelne EML-Dateien zu exportieren ist der übliche erste Schritt bei jeder Offenlegung.

Die Reihenfolge zählt, wenn eine Frist läuft: zuerst die MBOX aufteilen, dann die tatsächlich relevanten Nachrichten identifizieren, erst danach nur diese als PDF drucken. Wer zuerst das ganze Postfach umwandelt, sitzt am Ende vor viertausend PDFs und findet nichts wieder.