Was ist eine VCF-Datei?

VCF ist ein reines Textformat, das sich in jedem Editor öffnen lässt. Eingesetzt wird es für den Austausch zwischen Programmen.

Die Endung lautet .vcf, der volle Name vCard Contact. Beides sagt weniger aus als das, was die Datei halten kann — und davon handelt der Rest dieser Seite.

Es geht auf 1995 zurück. Die Spezifikation ist RFC 6350.

Einem Format, das so lange lesbar geblieben ist, kann man etwas anvertrauen, das man in zehn Jahren wiederhaben will.

Sie ist vollständig veröffentlicht, das Format lässt sich also aus dem Dokument umsetzen statt durch Nachsehen. Deshalb taucht es in so vielen Programmen auf, und deshalb gehen Dateien von vor zwanzig Jahren heute noch auf. Veröffentlicht heißt allerdings nicht lizenzfrei: Wo ein Format einen Codec einpackt, ist die Patentfrage eine eigene, die der Standard nicht mitbeantwortet.

VCF speichert seinen Inhalt exakt. Erneutes Speichern ändert nichts, es lässt sich also beliebig oft öffnen, bearbeiten und wieder ablegen, ohne dass sich Schaden ansammelt — genau das macht es zu einem Arbeitsformat und nicht zu einem Ausgabeformat.

Google Contacts, Apple Contacts und Microsoft Outlook lesen es, und die meisten Programme derselben Art ebenfalls.

Wenn eine Datei nicht aufgeht, liegt es selten am Format — häufiger daran, dass das Programm älter ist als das Format. Die Umwandlung in etwas Älteres ist der verlässliche Weg daran vorbei, und dafür gibt es den Rest dieser Website.

Kein Browser liest es.

Das ist der häufigste Grund, es umzuwandeln: nicht dass das Format schlecht wäre, sondern dass die Stelle, an der die Datei erscheinen soll, es nicht lesen kann.

VCF ist zum Öffnen und Ändern gedacht. Behalte die Datei in diesem Format, solange die Arbeit läuft, und exportiere daraus, wann immer eine fertige Fassung gebraucht wird.

Von einem Telefon. Fast immer. Der Kontaktexport aus Android, iPhone, Google Kontakte oder Outlook erzeugt eine VCF, und das Teilen eines einzelnen Kontakts per Nachricht oder E-Mail hängt ebenfalls eine an. Es ist das einzige Format, auf das sich alle einigen konnten, und das trägt das Format trotz eines Entwurfs von 1995 bis heute.

Die andere häufige Quelle ist ein Mailprogramm. Signaturen, Adressbücher und die kleine Visitenkarte, die an eine Geschäftsmail gehängt wird, sind alle vCards. Wer eine Datei namens etwa kontakt.vcf bekommen hat, ohne danach gefragt zu haben, ist genau dem begegnet.

Das führt in beide Richtungen in die Irre. Ein von einem Telefon geteilter Kontakt enthält eine Person; ein aus einem Adressbuch exportierter enthält alle, hintereinander in derselben Datei, jeweils zwischen BEGIN:VCARD und END:VCARD.

Eine 4-MB-VCF ist also kein beschädigter einzelner Kontakt — es ist das ganze Adressbuch, und der Import fügt jeden Eintrag hinzu. Umgekehrt gibt, wer die eigene Exportdatei verschickt, um eine einzelne Nummer zu teilen, das ganze Adressbuch weiter. Bei Unsicherheit lohnt ein Blick in einen Texteditor zuerst — die Struktur ist auf den ersten Blick erkennbar.

Drei Versionen sind im Umlauf, und sie sind nicht austauschbar. Version 2.1 stammt von 1996 und kodiert nicht-englischen Text auf eine Art, die moderne Software oft falsch liest. Version 3.0 schreiben die meisten Systeme. Version 4.0, in RFC 6350 festgelegt, ist der aktuelle Standard und wird trotzdem nicht überall akzeptiert.

RFC 6350 setzt die VERSION-Zeile direkt nach BEGIN:VCARD, ältere Versionen verlangen sie nur irgendwo in der Karte — bei einer 2.1-Datei lohnt sich also die Suche nach dem Wort statt der Blick auf die zweite Zeile. Wichtig zu wissen, wenn ein Import scheitert, denn "dieses Programm liest meine Kontakte nicht" ist sehr oft "dieses Programm akzeptiert kein 4.0" oder "diese Datei ist 2.1, und die Umlaute werden falsch geraten".

Version 4.0 setzte auf UTF-8, und das Problem verschwand größtenteils. Ältere Dateien hatten diesen Luxus nicht: 2.1 nutzte Quoted-Printable-Kodierung mit einem pro Feld deklarierten Zeichensatz, und viele Programme schrieben das uneinheitlich.

Sichtbar wird das als Namen mit Fragezeichen, Großbuchstaben an seltsamer Stelle oder Folgen wie =C3=BC mitten im Nachnamen. Letzteres ist Quoted-Printable, das durchscheint — die Daten sind vollständig, nur wird nicht dekodiert. Ein Werkzeug, das die Kodierung versteht, behebt das beim Konvertieren; vierhundert Namen von Hand neu einzutippen ist nicht nötig.

Eine vCard kann ein Kontaktfoto als base64-Text einbetten, und Adressbücher tun das standardmäßig. Deshalb ist der Export von achthundert Kontakten mehrere Megabyte groß statt ein paar Dutzend Kilobyte.

Wer eine solche Datei weitergibt — an einen Dienstleister für eine Kundenliste, an eine Marketingagentur, in eine Cloud — gibt damit auch Fotos, private Telefonnummern und E-Mail-Adressen Dritter weiter, ohne dass die betroffenen Personen davon wissen. Eine geschäftliche VCF verdient vor der Weitergabe denselben Blick wie jede andere personenbezogene Datenliste, nicht nur einen technischen.

Das ist mit Abstand die häufigste Umwandlung: Kontakte in eine Tabelle, um Duplikate zu bereinigen, für einen Serienbrief oder für den Import in ein System, das nur CSV annimmt. Die Zuordnung funktioniert, weil ein Großteil einer vCard aus einfachen Feldern besteht — Name, Organisation, Telefon, E-Mail, Adresse.

Was sich nicht sauber abbildet, ist Wiederholung. Ein Kontakt mit vier Telefonnummern und drei E-Mail-Adressen muss zu Spalten werden, und jedes Werkzeug wählt dafür eine etwas andere Spaltenbenennung. Strukturierte Namen — getrennt erfasster Vor-, Nach- und Titel-Teil — fallen zu dem zusammen, was das Ziel erwartet, und eingebettete Fotos entfallen. Für die Dublettenbereinigung spielt das keine Rolle, für ein verlustfreies Archiv bleibt die ursprüngliche VCF die richtige Wahl.

Der verlässliche Ablauf: exportieren nach VCF, Datei übertragen, importieren. Er funktioniert zwischen Android und iPhone in beide Richtungen und setzt nicht voraus, dass beide Geräte demselben Cloud-Konto vertrauen — meist der eigentliche Grund, warum jemand das überhaupt manuell macht.

Zwei Dinge danach prüfen. Duplikate: Ein Import ohne vorheriges Leeren des Ziels führt zusammen statt zu ersetzen, und die meisten Adressbücher deduplizieren schlecht. Und Gruppen oder Labels: Sie liegen außerhalb des Kernformats, werden uneinheitlich behandelt und kommen am ehesten leer an. Namen und Nummern reisen zuverlässig; die Organisation drumherum meist nicht.