Qu’est-ce qu’un fichier ODS ?

ODS est un conteneur : une enveloppe pour des flux encodés par autre chose. Il est utilisé pour la retouche.

L’extension est .ods et le nom complet OpenDocument Spreadsheet. L’un et l’autre comptent moins que ce que le fichier peut contenir, et c’est le sujet du reste de cette page.

OASIS l’a publié en 2005. La spécification est ISO/IEC 26300.

L’âge est utile à connaître pour une raison pratique : plus un format est ancien, plus les programmes ont eu le temps de l’apprendre.

Elle est publiée intégralement : n’importe qui peut l’implémenter à partir du document plutôt qu’en l’observant, et c’est pourquoi ce format apparaît dans tant de programmes et pourquoi des fichiers écrits il y a vingt ans s’ouvrent encore. Une spécification publiée n’est pas pour autant libre de redevances : quand un format enveloppe un codec, les brevets sont une question à part, que la norme ne tranche pas.

Un fichier ODS n’est pas limité à une page, et cela compte au moment de le convertir vers quelque chose qui l’est : une conversion produit un fichier contenant une seule page — la première, sauf si le convertisseur vous laisse choisir laquelle.

ODS contient un tableur : des cellules, des formules et les feuilles autour.

C’est ce qui décide de la conversion : un tableur devient une zone d’impression, et l’endroit où les colonnes se coupent est une décision que quelqu’un doit prendre.

ODS porte un chiffrement facultatif.

Un fichier chiffré doit être déverrouillé avant que quoi que ce soit puisse le convertir, ici comme ailleurs. Un mot de passe n’est pas quelque chose qu’un convertisseur peut contourner, et à celui qui prétendrait le faire il ne faudrait surtout pas confier le fichier.

LibreOffice Calc, Microsoft Excel et Google Sheets le lisent, comme la plupart des programmes du même genre.

Quand un fichier ne s’ouvre pas, le format est rarement en cause : le plus souvent, c’est le programme qui est plus ancien que lui. Convertir vers quelque chose de plus ancien est le contournement fiable, et c’est à cela que sert le reste de ce site.

Aucun navigateur ne le lit.

C’est de loin la raison la plus fréquente de le convertir : non pas que le format soit mauvais, mais que l’endroit où vous voulez montrer le fichier ne sache pas le lire.

ODS est fait pour être ouvert et modifié. Gardez le fichier dans ce format tant que le travail dure, et exportez depuis lui chaque fois qu’une version finie est nécessaire.

ODS est la moitié tableur d’OpenDocument, normalisée par OASIS et publiée comme ISO/IEC 26300. C’est le format natif de LibreOffice Calc, et il existe parce qu’un tableur est souvent la seule copie de quelque chose qui compte — comptabilité, jeu de données de recherche, registre public — et lier cela au produit d’une seule entreprise est un risque que quelqu’un doit finir par assumer.

C’est pourquoi des organismes publics le spécifient. Plusieurs gouvernements nationaux et régionaux exigent l’OpenDocument pour les documents qu’ils publient ou acceptent, et le raisonnement est celui des marchés publics plutôt que de la technologie  : un standard publié avec plus d’une implémentation ne peut pas être abandonné par une décision d’un fournisseur.

Renommez un ODS en .zip et ouvrez-le. À l’intérieur se trouvent des documents XML pour le contenu, les styles, les métadonnées et les paramètres, ainsi qu’un dossier contenant toutes les images et graphiques embarqués. Le tableur entier — chaque cellule, chaque formule, chaque format — est du texte lisible.

Cela a deux conséquences pratiques. Un fichier corrompu est souvent partiellement récupérable, parce que le document de contenu peut être lu même quand l’application refuse l’archive. Et le format est scriptable  : générer ou lire un ODS depuis un programme est une affaire de XML plutôt que de rétro-conception d’un binaire, ce qui explique pourquoi tant d’outils gouvernementaux et académiques le produisent.

Le travail ordinaire survit dans les deux sens  : valeurs, formules, feuilles multiples, mise en forme des cellules, plages nommées, graphiques. Cela mérite d’être dit clairement, parce que la réputation du travail de tableur inter-formats est pire que la réalité.

Ce qui casse se regroupe en trois endroits. Les macros, entièrement — Excel utilise VBA et LibreOffice utilise son propre système de script, et il n’y a rien à traduire entre les deux. Les tableaux croisés dynamiques, que les deux applications implémentent de manière incompatible et qui arrivent fréquemment sous forme de valeurs statiques. Et la mise en forme conditionnelle aux règles complexes, qui a tendance à se simplifier. Un classeur qui est une grille de nombres se convertit parfaitement  ; un qui est une application, non.

Ouvrez un ODS dans un éditeur de texte et les formules semblent étranges  : une référence de cellule apparaît sous la forme [.A1] et l’expression entière est préfixée pour déclarer dans quel langage de formule elle est écrite. C’est OpenFormula, la syntaxe de formule spécifiée, et le préfixe existe pour qu’un fichier puisse honnêtement dire dans quel dialecte il a été écrit.

Cela compte quand les fichiers se déplacent. Une formule écrite avec les noms de fonctions d’Excel peut être stockée différemment d’une écrite dans la syntaxe native de Calc, et la traduction entre les deux est d’où vient l’erreur occasionnelle de formule importée. Les noms de fonctions qui n’existent que dans une seule application — il y en a quelques dizaines — deviennent une valeur d’erreur plutôt que de faire silencieusement autre chose, ce qui est le bon échec.

À un utilisateur d’Excel qui doit éditer  : XLSX. L’Excel actuel ouvre l’ODS et le fait avec moins de fidélité qu’il n’ouvre son propre format, et il n’y a rien à gagner à faire chercher au destinataire.

À quiconque n’a besoin que de lire  : PDF. Il s’ouvre partout, a la même apparence pour tout le monde, et ne peut pas être modifié par accident.

L’ODS lui-même est ce qu’il faut envoyer quand le destinataire l’a demandé — un organisme public, une politique de format ouvert, un collaborateur sur LibreOffice — et ce qu’il faut garder comme votre propre maître, parce que c’est la copie qui s’ouvrira encore dans vingt ans.

Calc gère un peu plus d’un million de lignes par feuille et 16 384 colonnes, ce qui correspond à XLSX et est généreux pour tout ce qu’une personne maintient à la main.

C’est aussi, à cette échelle, le mauvais outil. Un tableur qui contient plusieurs centaines de milliers de lignes recalcule lentement, se corrompt facilement avec une formule mal glissée, et ne peut pas être interrogé. Si un fichier approche ces limites, la réponse honnête n’est pas un tableur plus grand mais une base de données ou un format colonnaire — CSV en sortie, Parquet ou SQLite en entrée, et le tableur réservé au résumé que quelqu’un lit réellement.

CSV est le cheval de trait dans les deux sens  : tous les systèmes l’importent et l’exportent, et il porte les valeurs sans toute la mise en forme qui rend le travail inter-applications fragile. La prudence habituelle s’applique du côté Excel — importez plutôt que d’ouvrir, et passez les colonnes d’identifiants en Texte pour que les zéros initiaux et les codes produit survivent.

Et gardez l’ODS plutôt que de le remplacer par le CSV. Le tableur contient les formules, la structure et l’intention  ; le CSV contient un instantané des valeurs. Régénérer un CSV depuis un tableur est trivial, et reconstruire un tableur depuis un CSV est une matinée de travail qui produit quelque chose de légèrement différent.