Che cos’è un file ODS?

ODS è un contenitore: un involucro per flussi codificati da qualcos’altro. Si usa per la modifica.

L’estensione è .ods e il nome per esteso è OpenDocument Spreadsheet. Contano entrambi meno di ciò che il file può contenere, ed è di questo che parla il resto della pagina.

OASIS lo ha pubblicato nel 2005. La specifica è ISO/IEC 26300.

L’età serve saperla per un motivo pratico: più un formato è vecchio, più programmi hanno avuto tempo di impararlo.

È pubblicata per intero, quindi la si può implementare partendo dal documento invece che per osservazione: è per questo che il formato compare in così tanti programmi, ed è per questo che file scritti vent’anni fa si aprono ancora. Una specifica pubblicata però non è la stessa cosa di una esente da royalty: dove un formato incapsula un codec, le licenze sui brevetti restano una questione a parte che lo standard non risolve.

Un file ODS non è limitato a una pagina, e la cosa conta quando lo si converte in qualcosa che invece lo è: una conversione produce un solo file con dentro una sola pagina — la prima, a meno che non sia una di quelle che il convertitore ti lascia scegliere.

ODS contiene un foglio di calcolo: celle, formule e i fogli attorno.

È questo a decidere come si converte: un foglio di calcolo diventa un’area di stampa, e dove si spezzano le colonne è una decisione che qualcuno deve prendere.

ODS porta con sé una cifratura opzionale.

Un file cifrato va sbloccato prima che qualcosa possa convertirlo, qui come altrove. Una password non è qualcosa che un convertitore possa aggirare, e a uno che sostenesse il contrario non converrebbe affidare il file.

LibreOffice Calc, Microsoft Excel e Google Sheets lo leggono, e così fanno quasi tutti i programmi dello stesso tipo.

Quando un file non si apre, il formato è raramente il problema: più spesso è il programma a essere più vecchio di lui. Convertire in qualcosa di più vecchio è la via d’uscita affidabile, ed è a questo che serve il resto di questo sito.

Nessun browser lo legge.

È di gran lunga il motivo più comune per convertirlo: non che il formato sia scadente, ma che il posto in cui vuoi mostrare il file non sappia leggerlo.

ODS è pensato per essere aperto e modificato. Tieni il file in questo formato per tutto il tempo in cui il lavoro va avanti, ed esporta da lì ogni volta che serve una copia finita.

L’ODS è la metà foglio di calcolo di OpenDocument, standardizzato da OASIS e pubblicato come ISO/IEC 26300. È il formato nativo di LibreOffice Calc, ed esiste perché un foglio di calcolo è spesso l’unica copia di qualcosa di importante — una contabilità, un dataset di ricerca, un registro pubblico — e legare questo al prodotto di un’unica azienda è un rischio che qualcuno finisce per dover spiegare.

Ecco perché lo richiedono le pubbliche amministrazioni. Il ragionamento è più da appalti pubblici che tecnico: uno standard pubblicato, con più di un’implementazione, non può essere ritirato da una decisione commerciale di un fornitore.

Cambiate l’estensione di un ODS in .zip e apritelo. Dentro ci sono documenti XML per il contenuto, gli stili, i metadati e la configurazione, più una cartella con le immagini e i grafici incorporati. L’intero foglio — ogni cella, ogni formula, ogni formattazione — è testo leggibile.

Questo ha due conseguenze pratiche. Un file danneggiato è spesso parzialmente recuperabile, perché il documento di contenuto si può leggere anche se l’applicazione rifiuta l’insieme. E il formato è programmabile: generare o leggere un ODS da un programma è questione di gestire XML e non di smontare un binario, motivo per cui tanti strumenti accademici e amministrativi lo producono.

Il lavoro comune sopravvive in entrambe le direzioni: valori, formule, più fogli, formattazione delle celle, intervalli con nome, grafici. Vale la pena dirlo chiaramente, perché la fama dell’interoperabilità fra fogli di calcolo è peggiore della realtà.

Ciò che si rompe si concentra in tre punti. Le macro, intere: Excel usa VBA e LibreOffice il proprio sistema, e non c’è nulla da tradurre fra i due. Le tabelle pivot, che le due applicazioni implementano in modo incompatibile e che spesso arrivano convertite in valori fissi. E la formattazione condizionale con regole complicate, che tende a semplificarsi. Una cartella che è una griglia di numeri passa perfettamente; una che è un’applicazione, no.

Aprite un ODS in un editor di testo e le formule sembrano strane: un riferimento di cella appare come qualcosa del tipo [.A1] e l’intera espressione porta davanti una dichiarazione di quale linguaggio di formule usa. Questo è OpenFormula, la sintassi specificata, e il prefisso esiste perché il file possa dichiarare onestamente in quale dialetto è stato scritto.

Conta quando i file vengono spostati. Una formula scritta con i nomi di funzione di Excel può finire memorizzata diversamente da una scritta nella sintassi nativa di Calc, e da quella traduzione nascono gli occasionali errori di formula importata. Le funzioni che esistono solo in una delle due applicazioni — sono alcune dozzine — finiscono in un valore di errore invece di fare qualcosa di diverso in silenzio, il fallimento corretto.

In vari paesi europei le politiche di interoperabilità e i cataloghi di standard collocano OpenDocument fra i formati ammessi per i documenti elettronici, e diverse amministrazioni pubbliche hanno distribuito per anni installazioni con LibreOffice preinstallato. È spesso il modo con cui l’ODS entra nella vita di chi lavora con enti pubblici.

Se vi hanno chiesto un ODS e non un XLSX, quasi certamente è per questo, e la richiesta riguarda il formato e non il programma con cui lavorate. Excel salva in ODS da Salva con nome, quindi soddisfare il requisito non obbliga a cambiare applicazione.

Calc gestisce poco più di un milione di righe per foglio e 16.384 colonne, come XLSX, ed è generoso per qualsiasi cosa una persona gestisca a mano.

A quella scala, tuttavia, è lo strumento sbagliato. Un foglio con diverse centinaia di migliaia di righe ricalcola lentamente, si corrompe facilmente trascinando male una formula e non si può interrogare. Se un file si avvicina a quei limiti, la risposta onesta non è un foglio più grande ma un database o un formato colonnare: CSV in uscita, Parquet o SQLite in entrata, e il foglio riservato al riepilogo che qualcuno leggerà davvero.

Le due conversioni da ODS qui presenti — a PDF e a XLSX — le esegue LibreOffice, e LibreOffice non gira dentro un browser. Sono fra le 89 combinazioni del sito in cui il file viene caricato: va su api.quinvert.com, viene scritto in una cartella temporanea appena creata con il nome input.ods, così il nome che gli avete dato voi non arriva mai sul disco, e l’intera cartella viene cancellata al termine, anche quando la conversione fallisce. Il contenitore che esegue LibreOffice non ha accesso a internet e il risultato viene restituito senza permesso di cache.

Il limite qui è di 25 MB per file, non i 100 MB delle conversioni che restano nel browser, e c’è un tetto di 100 conversioni server per visitatore al giorno UTC. Vale la pena tenerlo presente: la zona di trascinamento accetta un documento più grande ed è l’API a rifiutarlo dopo.

Il contenitore ha installate Liberation, Carlito, Caladea, DejaVu e le Noto di base, incluse quelle per la scrittura cinese, giapponese e coreana. Carlito ha le stesse metriche di Calibri e Caladea quelle di Cambria, quindi un documento composto con Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri o Cambria mantiene l’impaginazione, e lo stesso vale per i font che il file porta incorporati.

Qualsiasi altro font viene sostituito senza avviso, e con larghezze diverse il foglio si ricompone: una colonna che si restringe, un’intestazione che passa a due righe, un’interruzione di pagina che anticipa. Se la paginazione esatta conta, comporre con una di quelle famiglie prima di convertire evita il fastidio.

A chi lavora con Excel e deve modificare: XLSX. Excel apre l’ODS e lo fa con meno fedeltà del proprio formato, e non si guadagna nulla facendolo scoprire all’altra persona.

A chi deve solo leggere: PDF. Si apre ovunque, appare uguale a tutti e non si altera per errore. L’ODS è la scelta giusta quando ve lo hanno chiesto così — un’amministrazione, una politica sui formati aperti, qualcuno che lavora in LibreOffice — ed è la scelta giusta come originale da conservare, perché è la copia che continuerà ad aprirsi fra vent’anni.