Wat is een ODS-bestand?

ODS is een container: een omhulsel voor stromen die door iets anders zijn gecodeerd. Het wordt gebruikt voor bewerken.

De extensie is .ods en de volledige naam OpenDocument Spreadsheet. Allebei zeggen ze minder dan wat het bestand kan bevatten, en daar gaat de rest van deze pagina over.

OASIS bracht het in 2005 uit. De specificatie is ISO/IEC 26300.

De leeftijd is om een praktische reden interessant: hoe ouder een formaat, hoe meer programma’s de tijd hebben gehad om het te leren.

Ze is volledig gepubliceerd, dus wie het formaat wil uitvoeren kan dat uit het document doen in plaats van door te kijken hoe anderen het doen. Daarom duikt het in zo veel programma’s op, en daarom gaan bestanden van twintig jaar geleden nog steeds open. Openbaar is niet hetzelfde als royaltyvrij: waar een formaat een codec omhult, is de octrooilicentie een aparte vraag waarop de standaard geen antwoord geeft.

Een ODS-bestand is niet tot één pagina beperkt, en dat telt bij het converteren naar iets dat dat wel is: één omzetting levert één bestand op met daarin één pagina — de eerste, tenzij de omzetter je laat kiezen welke.

ODS bevat een rekenblad: cellen, formules en de bladen eromheen.

Daaruit volgt hoe het converteert: een rekenblad wordt een afdrukbereik, en waar de kolommen breken is een beslissing die iemand moet nemen.

ODS brengt optionele versleuteling mee.

Een versleuteld bestand moet worden ontgrendeld voordat iets het kan converteren, hier en overal elders. Een wachtwoord is niets waar een omzetter omheen kan, en aan een die dat wel beweert zou je het bestand al helemaal niet moeten geven.

LibreOffice Calc, Microsoft Excel en Google Sheets lezen het, en de meeste programma’s van dezelfde soort ook.

Als een bestand niet opengaat ligt het zelden aan het formaat — vaker is het programma ouder dan het formaat. Converteren naar iets ouders is de betrouwbare weg eromheen, en daarvoor is de rest van deze site bedoeld.

Geen enkele browser leest het.

Dat is veruit de meest voorkomende reden om het te converteren: niet dat het formaat slecht is, maar dat de plek waar je het bestand wilt tonen het niet kan lezen.

ODS is bedoeld om te openen en te wijzigen. Houd het bestand in dit formaat zolang het werk loopt, en exporteer eruit wanneer er een afgeronde versie nodig is.

ODS is de rekenbladhelft van OpenDocument, gestandaardiseerd door OASIS en gepubliceerd als ISO/IEC 26300. Het is het eigen formaat van LibreOffice Calc, en het bestaat omdat een rekenblad vaak de enige kopie is van iets dat ertoe doet — een boekhouding, een onderzoeksdataset, een openbaar register.

Daarom schrijven overheidsinstanties het voor. Verschillende nationale en regionale overheden vereisen OpenDocument voor documenten die ze publiceren, en de redenering is aanbesteding, niet techniek: een gepubliceerde standaard met meer dan één implementatie kan niet door één leverancier worden stopgezet.

Hernoem een ODS naar .zip en open het. Binnenin staan XML-documenten voor de inhoud, de stijlen, de metadata en de instellingen, plus een map met ingesloten afbeeldingen en diagrammen. Het hele rekenblad is leesbare tekst.

Dat heeft twee praktische gevolgen. Een beschadigd bestand is vaak gedeeltelijk te herstellen. En het formaat is scriptbaar: een ODS genereren of lezen vanuit een programma is een kwestie van XML, geen reverse engineering van een binair bestand.

Gewoon werk overleeft in beide richtingen: waarden, formules, meerdere bladen, celopmaak, benoemde bereiken, diagrammen. De moeite waard om ronduit te zeggen, want de reputatie van cross-formaat rekenbladwerk is slechter dan de werkelijkheid.

Wat wel breekt clustert op drie plekken. Macro’s, volledig — Excel gebruikt VBA en LibreOffice zijn eigen scriptsysteem, en er is niets om ertussen te vertalen. Draaitabellen, die beide toepassingen incompatibel implementeren. En voorwaardelijke opmaak met complexe regels, die vaak vereenvoudigt.

Open een ODS in een teksteditor en formules ogen vreemd: een celverwijzing verschijnt als iets als [.A1] en de hele uitdrukking heeft een voorvoegsel dat aangeeft welke formuletaal gebruikt wordt. Dat is OpenFormula.

Het telt wanneer bestanden reizen. Functienamen die maar in één toepassing bestaan — een paar dozijn — worden een foutwaarde in plaats van stilletjes iets anders te doen, wat de juiste mislukking is.

Naar een Excel-gebruiker die moet bewerken: XLSX. Huidige Excel opent ODS met minder getrouwheid dan zijn eigen formaat, en er is niets te winnen door de ontvanger dat zelf te laten ontdekken.

Naar wie alleen hoeft te lezen: PDF. ODS zelf is het juiste om te sturen wanneer de ontvanger erom vroeg — een overheidsinstantie, een collega op LibreOffice — en het juiste om als eigen master te bewaren.

Calc verwerkt iets meer dan een miljoen rijen per blad en 16.384 kolommen, gelijk aan XLSX en royaal voor wat iemand met de hand bijhoudt.

Op die schaal is het ook het verkeerde gereedschap. Een rekenblad met enkele honderdduizenden rijen herberekent traag en is makkelijk te beschadigen. Nadert een bestand die grenzen, dan is het eerlijke antwoord geen groter rekenblad maar een database.

CSV is het werkpaard in beide richtingen: elk systeem importeert en exporteert het. De gebruikelijke voorzichtigheid geldt aan de Excel-kant — importeer in plaats van openen, en zet identificatiekolommen op Tekst.

Bewaar de ODS in plaats van hem te vervangen door de CSV. Het rekenblad houdt de formules, de structuur en de intentie vast; de CSV houdt een momentopname van de waarden vast.