Convertir ODS en PDF

L’ODS est le format OpenDocument, le format natif de LibreOffice Calc, et celui que les administrations exigent de plus en plus souvent parce qu’il s’agit d’un standard publié plutôt que d’une structure interne propriétaire. C’est un bon format, avec un problème pratique récurrent : l’envoyer à quelqu’un qui travaille sur Excel, et il y a une chance raisonnable qu’une réponse arrive demandant quoi en faire.

Le PDF règle cela dans la direction qui compte. Tout le monde l’ouvre, sur n’importe quoi, et voit exactement ce que vous avez vu. Pour un devis, une note de frais, un jeu de comptes ou une liste de prix, c’est toute la spécification.

Toutes les autres conversions de tableurs sur ce site impliquent un moteur qui interprète le format de quelqu’un d’autre. Celle-ci non : l’ODS est le format de LibreOffice, et le moteur qui fait la conversion est LibreOffice. Il lit le fichier comme le programme qui l’a écrit le lit.

C’est pourquoi c’est la conversion tableur-vers-PDF la plus fidèle disponible ici. Styles de cellules, formats numériques, mise en forme conditionnelle, cellules fusionnées, bordures et largeurs de colonnes ne sont pas reconstitués à partir d’une description étrangère : ils sont imprimés directement.

Un graphique dans un classeur Calc est un dessin décrit en formes, pas une image, et le PDF décrit lui aussi des formes. Les graphiques sont donc écrits dans le PDF comme des vecteurs : zoomez à quatre cents pour cent et les lignes d’axes gardent un pixel de large, les étiquettes restent nettes.

C’est utile à savoir quand le classeur va chez un imprimeur ou dans un rapport qui sera lu sur grand écran. Une conversion qui rasteriserait les graphiques serait identique sur un portable et visiblement pauvre à pleine taille.

Un tableur s’étend tant qu’on tape ; un PDF est fait de feuilles fixées. La coupure entre les deux est décidée par le style de page stocké dans le fichier — plages d’impression, mise à l’échelle, orientation, lignes d’en-tête à répéter — et la conversion la suit au lieu d’inventer la sienne.

Si un tableau est coupé à un endroit gênant, le réglage se fait dans Calc avant la conversion : Format, Style de page, puis paysage et « ajuster à la largeur de la zone d’impression ». Définissez la zone d’impression sur la plage exacte qui compte, et demandez à la ligne d’en-tête de se répéter pour que la page quatre ait encore ses titres. Le PDF correspondra à l’aperçu parce que c’est la même opération.

Le PDF contient les résultats, pas les calculs. Chaque cellule montre ce qu’elle contenait au moment de la conversion, et rien ne recalcule après — pas de liens externes, pas de dates volatiles, pas de dépendance à la locale ou au séparateur décimal du destinataire.

Pour un document qui s’envoie ou qui se classe, c’est le but plutôt qu’une limite : les chiffres sont fixés et identiques pour tous ceux qui l’ouvriront. Quand le destinataire doit vraiment retravailler les chiffres, envoyez-lui aussi un classeur.

Une bonne partie de la demande pour cette conversion vient de personnes qui ne peuvent rien installer : un portable professionnel verrouillé, un Chromebook, un téléphone, une machine empruntée. La conversion n’a besoin de rien de tout cela — le moteur bureautique tourne sur le serveur, et le navigateur n’a qu’à remettre le fichier et reprendre le résultat.

Le fichier transite sur une connexion chiffrée, est converti dans un environnement isolé sans aucun accès à internet, et les fichiers de travail sont supprimés dès la fin. La limite gratuite est de 25 mégaoctets, ce qu’un tableur atteint seulement quand il contient beaucoup d’images embarquées.

Le PDF est pour un tableur terminé. Si le destinataire doit trier, filtrer, ajouter une colonne ou vérifier une formule, un PDF l’oblige à tout retaper, et il le fera.

Convertissez en XLSX dans ce cas. Les versions actuelles d’Excel l’ouvrent nativement et Calc fait l’aller-retour assez bien pour le travail ordinaire. Gardez l’ODS comme copie maître — c’est la version qui sera encore lisible dans vingt ans, ce qui est précisément la raison d’être du format.

Déposez jusqu’à cent fichiers ODS d’un coup. Chacun est converti à son tour, garde son nom avec l’extension changée, et les PDF finis reviennent ensemble dans un seul ZIP.

Cela couvre le travail mensuel récurrent — un dossier de feuilles de service, une série de factures, un trimestre de rapports — sans ouvrir chaque classeur et choisir « exporter en PDF » vingt fois. Cette paire tournant sur notre serveur, chaque classeur compte aussi dans la limite journalière de cent conversions serveur ; un dossier mensuel en est loin, une archive complète d’un coup pourrait l’atteindre.

Styles, formats numériques, graphiques vectoriels, plages d’impression, en-têtes et pieds de page, cellules fusionnées et mise en forme conditionnelle : tout cela passe. Les macros Basic, quand le classeur en contient, sont retirées : un PDF ne peut rien exécuter, et la conversion ne s’aventure pas à convertir du Basic propriétaire.

Les commentaires de cellule sont également retirés, parce qu’un PDF n’a pas d’endroit où les mettre. Si le classeur contient un long échange de notes entre collègues, exportez aussi une copie ODS pour les conserver.