Was ist eine ODS-Datei?

ODS ist ein Behälter: eine Hülle für Ströme, die etwas anderes kodiert hat. Eingesetzt wird es für die Bearbeitung.

Die Endung lautet .ods, der volle Name OpenDocument Spreadsheet. Beides sagt weniger aus als das, was die Datei halten kann — und davon handelt der Rest dieser Seite.

OASIS hat es 2005 veröffentlicht. Die Spezifikation ist ISO/IEC 26300.

Das Alter ist aus einem praktischen Grund interessant: je älter ein Format, desto mehr Programme hatten Zeit, es zu lernen.

Sie ist vollständig veröffentlicht, das Format lässt sich also aus dem Dokument umsetzen statt durch Nachsehen. Deshalb taucht es in so vielen Programmen auf, und deshalb gehen Dateien von vor zwanzig Jahren heute noch auf. Veröffentlicht heißt allerdings nicht lizenzfrei: Wo ein Format einen Codec einpackt, ist die Patentfrage eine eigene, die der Standard nicht mitbeantwortet.

Eine ODS-Datei ist nicht auf eine Seite beschränkt. Beim Umwandeln in etwas, das es ist, zählt das: Eine Umwandlung ergibt eine Datei mit genau einer Seite — der ersten, sofern sich die Seite nicht auswählen lässt.

ODS enthält eine Tabelle: Zellen, Formeln und die Blätter darum herum.

Daraus folgt, wie es sich umwandeln lässt: Aus einer Tabelle wird ein Druckbereich, und wo die Spalten umbrechen, muss jemand entscheiden.

ODS bringt optionale Verschlüsselung mit.

Eine verschlüsselte Datei muss aufgeschlossen werden, bevor sie irgendetwas umwandeln kann — hier wie überall. Ein Passwort ist nichts, was ein Umwandler umgehen kann, und einem, der es behauptet, sollte man die Datei erst recht nicht geben.

LibreOffice Calc, Microsoft Excel und Google Sheets lesen es, und die meisten Programme derselben Art ebenfalls.

Wenn eine Datei nicht aufgeht, liegt es selten am Format — häufiger daran, dass das Programm älter ist als das Format. Die Umwandlung in etwas Älteres ist der verlässliche Weg daran vorbei, und dafür gibt es den Rest dieser Website.

Kein Browser liest es.

Das ist der häufigste Grund, es umzuwandeln: nicht dass das Format schlecht wäre, sondern dass die Stelle, an der die Datei erscheinen soll, es nicht lesen kann.

ODS ist zum Öffnen und Ändern gedacht. Behalte die Datei in diesem Format, solange die Arbeit läuft, und exportiere daraus, wann immer eine fertige Fassung gebraucht wird.

ODS ist die Tabellenkalkulations-Hälfte von OpenDocument, standardisiert durch OASIS und veröffentlicht als ISO/IEC 26300. Es ist das native Format von LibreOffice Calc, und es existiert, weil eine Tabelle oft die einzige Kopie von etwas Wichtigem ist — eine Buchhaltung, ein Forschungsdatensatz, ein öffentliches Register —, und das an das Format eines einzelnen Herstellers zu binden ein Risiko ist, das irgendwann jemand verantworten muss.

Deshalb schreiben Behörden es vor. Schleswig-Holstein etwa hat sich verwaltungsweit auf LibreOffice und OpenDocument festgelegt, und mehrere andere Länder und Kommunen verlangen für Dokumente, die sie veröffentlichen oder entgegennehmen, den offenen Standard — die Begründung ist Beschaffungspolitik, nicht Technikvorliebe: ein veröffentlichter Standard mit mehr als einer Umsetzung lässt sich nicht durch eine einzelne Herstellerentscheidung abschalten.

Eine ODS-Datei zu .zip umbenennen und öffnen: Darin liegen XML-Dokumente für Inhalt, Formatvorlagen, Metadaten und Einstellungen, dazu ein Ordner mit eingebetteten Bildern und Diagrammen. Die ganze Tabelle — jede Zelle, jede Formel, jede Formatierung — ist lesbarer Text.

Das hat zwei praktische Folgen. Eine beschädigte Datei ist oft teilweise rettbar, weil sich das Inhaltsdokument lesen lässt, selbst wenn die Anwendung das Archiv verweigert. Und das Format ist skriptbar: Eine ODS-Datei aus einem Programm heraus zu erzeugen oder zu lesen ist eine Frage von XML, nicht von Reverse Engineering eines Binärformats — weshalb so viel Verwaltungs- und Forschungssoftware genau dieses Format ausgibt.

Gewöhnliche Arbeit übersteht die Umwandlung in beide Richtungen: Werte, Formeln, mehrere Tabellenblätter, Zellformatierung, benannte Bereiche, Diagramme. Das sollte man deutlich sagen, denn der Ruf der formatübergreifenden Tabellenarbeit ist schlechter als die Realität.

Wirklich bricht es an drei Stellen. Makros, vollständig — Excel nutzt VBA, LibreOffice ein eigenes Skriptsystem, und dazwischen gibt es nichts zu übersetzen. Pivot-Tabellen, die beide Anwendungen inkompatibel umsetzen und die häufig als starre Werte ankommen. Und bedingte Formatierung mit komplexen Regeln, die tendenziell vereinfacht wird. Eine Arbeitsmappe, die im Kern ein Zahlenraster ist, wandelt sich perfekt um; eine, die eher eine Anwendung ist, nicht.

Eine ODS-Datei in einem Texteditor geöffnet, sehen Formeln merkwürdig aus: Eine Zellreferenz erscheint als etwas wie [.A1], und der ganze Ausdruck trägt ein Präfix, das erklärt, welche Formelsprache verwendet wird. Das ist OpenFormula, die spezifizierte Formelsyntax, und das Präfix existiert, damit eine Datei ehrlich sagen kann, in welchem Dialekt sie geschrieben wurde.

Das ist wichtig, wenn Dateien wandern. Eine mit Excels Funktionsnamen geschriebene Formel wird anders gespeichert als eine, die in Calcs eigener Syntax entstand, und genau in dieser Übersetzung entsteht der gelegentliche Fehler bei importierten Formeln. Funktionsnamen, die es nur in einer der beiden Anwendungen gibt — und davon gibt es ein paar Dutzend — werden zu einem Fehlerwert statt still etwas anderes zu tun, und das ist der richtige Fehlschlag.

An einen Excel-Nutzer, der bearbeiten muss: XLSX. Aktuelles Excel öffnet ODS und tut das mit weniger Treue als bei seinem eigenen Format, und es gibt nichts zu gewinnen, wenn der Empfänger das erst selbst herausfindet.

An jeden, der nur lesen muss: PDF. Es öffnet überall, sieht für alle gleich aus und lässt sich nicht versehentlich verändern.

ODS selbst ist das Richtige, wenn der Empfänger genau danach gefragt hat — eine Behörde, eine Open-Format-Vorgabe, ein Mitarbeitender mit LibreOffice —, und das Richtige als eigenes Original, weil es die Kopie ist, die auch in zwanzig Jahren noch öffnet.

Calc verkraftet etwas über eine Million Zeilen pro Tabellenblatt und 16.384 Spalten, was sich mit XLSX deckt und für alles reicht, was von Hand gepflegt wird.

Bei dieser Größenordnung ist es zugleich das falsche Werkzeug. Eine Tabelle mit mehreren hunderttausend Zeilen berechnet langsam neu, lässt sich durch eine verrutschte Formel leicht beschädigen und kann nicht abgefragt werden. Nähert sich eine Datei diesen Grenzen, ist die ehrliche Antwort keine größere Tabelle, sondern eine Datenbank oder ein spaltenorientiertes Format — CSV heraus, Parquet oder SQLite hinein, und die Tabelle bleibt für die Zusammenfassung reserviert, die tatsächlich jemand liest.

CSV ist in beiden Richtungen das Arbeitspferd: Jedes System importiert und exportiert es, und es transportiert Werte ohne die Formatierung, die formatübergreifende Arbeit sonst brüchig macht. Die übliche Vorsicht gilt auf der Excel-Seite: importieren statt öffnen, und Kennungsspalten auf Text setzen, damit führende Nullen und Produktcodes überleben.

Und die ODS-Datei behalten, statt sie durch die CSV zu ersetzen. Die Tabelle enthält Formeln, Struktur und Absicht; die CSV enthält eine Momentaufnahme der Werte. Aus einer Tabelle eine CSV zu erzeugen ist trivial, und aus einer CSV eine Tabelle zu rekonstruieren ist ein Vormittag Arbeit, der am Ende etwas leicht anderes ergibt.