¿Qué es un archivo ODS?

ODS es un contenedor: una envoltura para flujos que ha codificado otra cosa. Se usa para la edición.

La extensión es .ods y el nombre completo, OpenDocument Spreadsheet. Ambos importan menos que lo que el archivo puede contener, y de eso trata el resto de esta página.

OASIS lo publicó en 2005. La especificación es ISO/IEC 26300.

La edad interesa por un motivo práctico: cuanto más antiguo es un formato, más programas han tenido tiempo de aprenderlo.

Está publicada entera, así que cualquiera puede implementarla leyendo el documento en vez de a base de inspeccionar archivos. Por eso aparece en tantos programas, y por eso los archivos escritos hace veinte años siguen abriéndose hoy. Publicada no quiere decir libre de regalías: cuando un formato envuelve un códec, la licencia de las patentes es un asunto aparte que la norma no resuelve.

Un archivo ODS no está limitado a una página, y eso importa al convertirlo a algo que sí lo está: de una conversión sale un único archivo con una sola página dentro — la primera, salvo que el conversor te deje elegir cuál.

ODS contiene una hoja de cálculo: celdas, fórmulas y las hojas a su alrededor.

Eso decide cómo se convierte: una hoja de cálculo se vuelve un área de impresión, y dónde cortan las columnas es una decisión que alguien tiene que tomar.

ODS lleva cifrado opcional.

Un archivo cifrado hay que abrirlo antes de que nada pueda convertirlo, aquí y en cualquier otro sitio. Una contraseña no es algo que un conversor pueda esquivar, y a uno que dijera lo contrario tampoco habría que confiarle el archivo.

LibreOffice Calc, Microsoft Excel y Google Sheets lo leen, y también la mayoría de programas del mismo tipo.

Cuando un archivo no se abre, el formato rara vez es el problema: lo más habitual es que el programa sea anterior al formato. Convertir a algo más antiguo es la salida fiable, y para eso está el resto de este sitio.

Ningún navegador lo lee.

Ese es el motivo más frecuente para convertirlo: no que el formato sea malo, sino que el sitio donde quieres mostrar el archivo no sabe leerlo.

ODS está pensado para abrirse y cambiarse. Guarda el archivo en este formato mientras el trabajo siga en marcha y exporta desde él cada vez que haga falta una copia terminada.

ODS es la mitad de hoja de cálculo de OpenDocument, normalizado por OASIS y publicado como ISO/IEC 26300. Es el formato nativo de LibreOffice Calc, y existe porque una hoja de cálculo suele ser la única copia de algo que importa — una contabilidad, un conjunto de datos de investigación, un registro público — y atar eso al producto de una empresa concreta es un riesgo que alguien acaba teniendo que explicar.

Por eso lo exigen las administraciones. El razonamiento es de contratación pública antes que técnico: una norma publicada, con más de una implementación, no la puede descatalogar la decisión comercial de un proveedor.

Cambia la extensión de un ODS a .zip y ábrelo. Dentro hay documentos XML para el contenido, los estilos, los metadatos y la configuración, más una carpeta con las imágenes y los gráficos incrustados. La hoja entera — cada celda, cada fórmula, cada formato — es texto legible.

Eso tiene dos consecuencias prácticas. Un archivo dañado suele ser parcialmente recuperable, porque el documento de contenido se puede leer aunque la aplicación rechace el conjunto. Y el formato es programable: generar o leer un ODS desde un programa es cuestión de manejar XML y no de destripar un binario, que es la razón de que tanta herramienta académica y administrativa lo produzca.

El trabajo corriente sobrevive en las dos direcciones: valores, fórmulas, varias hojas, formato de celda, rangos con nombre, gráficos. Conviene decirlo claro, porque la fama de la interoperabilidad entre hojas de cálculo es peor que la realidad.

Lo que sí se rompe se concentra en tres sitios. Las macros, enteras: Excel usa VBA y LibreOffice su propio sistema, y no hay nada que traducir entre ambos. Las tablas dinámicas, que las dos aplicaciones implementan de forma incompatible y que con frecuencia llegan convertidas en valores fijos. Y el formato condicional con reglas complicadas, que tiende a simplificarse. Un libro que es una rejilla de números cruza perfecto; uno que es una aplicación, no.

Abre un ODS en un editor de texto y las fórmulas parecen extrañas: una referencia de celda aparece como algo del estilo de [.A1] y la expresión entera lleva delante una declaración de qué lenguaje de fórmulas usa. Eso es OpenFormula, la sintaxis especificada, y el prefijo existe para que el archivo pueda decir con honestidad en qué dialecto se escribió.

Importa cuando los archivos se mueven. Una fórmula escrita con los nombres de función de Excel puede quedar almacenada de otra manera que una escrita en la sintaxis nativa de Calc, y esa traducción es de donde salen los errores ocasionales de fórmula importada. Las funciones que solo existen en una de las dos aplicaciones — hay unas cuantas docenas — acaban en un valor de error en lugar de hacer algo distinto en silencio, que es el fallo correcto.

En España, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y su catálogo de estándares sitúan a OpenDocument entre los formatos admitidos para documentos electrónicos, y varias comunidades autónomas han desplegado durante años distribuciones propias con LibreOffice preinstalado. Otras administraciones de habla hispana han seguido caminos parecidos con políticas de formatos y de software libre.

Si te han pedido un ODS y no un XLSX, casi seguro es por eso, y la petición va sobre el formato y no sobre el programa con el que trabajes. Excel guarda en ODS desde Guardar como, así que cumplir el requisito no obliga a cambiar de aplicación.

Calc maneja algo más de un millón de filas por hoja y 16.384 columnas, lo mismo que XLSX, y es generoso para cualquier cosa que una persona mantenga a mano.

A esa escala, además, es la herramienta equivocada. Una hoja con varios cientos de miles de filas recalcula despacio, se corrompe con facilidad al arrastrar mal una fórmula y no se puede consultar. Si un archivo se acerca a esos límites, la respuesta honesta no es una hoja más grande sino una base de datos o un formato columnar: CSV para salir, Parquet o SQLite para entrar, y la hoja reservada para el resumen que alguien va a leer de verdad.

Las dos conversiones de ODS que hay aquí — a PDF y a XLSX — las hace LibreOffice, y LibreOffice no corre dentro de un navegador. Son de las 89 combinaciones del sitio en las que el archivo se sube: va a api.quinvert.com, se escribe en una carpeta temporal recién creada con el nombre input.ods, de modo que el nombre que tú le pusiste no llega nunca al disco, y la carpeta entera se borra al terminar, también cuando la conversión falla. El contenedor que ejecuta LibreOffice no tiene salida a internet y el resultado se devuelve sin permiso de caché.

El límite aquí es de 25 MB por archivo, no los 100 MB de las conversiones que se quedan en el navegador, y hay un tope de 100 conversiones de servidor por visitante y día natural en horario UTC. Conviene tenerlo delante: la zona de soltar archivos acepta un documento más grande y es la API la que lo rechaza después.

El contenedor lleva instaladas Liberation, Carlito, Caladea, DejaVu y las Noto básicas, incluidas las de escritura china, japonesa y coreana. Carlito tiene las mismas métricas que Calibri y Caladea las de Cambria, así que un documento compuesto con Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri o Cambria mantiene la maquetación, y lo mismo vale para las tipografías que el propio archivo lleve incrustadas.

Cualquier otra tipografía se sustituye sin avisar, y con anchos distintos la hoja se recoloca: una columna que se estrecha, un encabezado que pasa a dos líneas, un salto de página que se adelanta. Si la paginación exacta importa, componer con una de esas familias antes de convertir ahorra el disgusto.

A alguien que trabaja con Excel y va a editar: XLSX. Excel abre ODS y lo hace con menos fidelidad que su propio formato, y no se gana nada haciendo que lo descubra la otra persona.

A quien solo tiene que leer: PDF. Se abre en todas partes, se ve igual para todos y no se altera por accidente. El ODS es lo correcto para enviar cuando te lo han pedido así — una administración, una política de formatos abiertos, alguien que trabaja en LibreOffice — y lo correcto para conservar como original propio, porque es la copia que seguirá abriéndose dentro de veinte años.