PPS फ़ाइल क्या होती है?

PPS एक बाइनरी फ़ॉर्मेट है, जो सिर्फ़ उसी प्रोग्राम के लिए मायने रखता है जो इसे जानता हो। इसका इस्तेमाल बनी हुई फ़ाइल सौंपना के लिए होता है।

एक्सटेंशन .pps है और पूरा नाम PowerPoint Slide Show। दोनों उतना नहीं बताते जितना यह कि फ़ाइल अंदर क्या-क्या रख सकती है — और इस पन्ने का बाक़ी हिस्सा इसी के बारे में है।

इसे Microsoft ने 1990 में जारी किया था।

जो फ़ॉर्मेट इतने लंबे समय तक पढ़ा जाता रहा हो, उसे वह चीज़ सौंपी जा सकती है जो आपको दस साल बाद वापस चाहिए।

वह लिखित है और उस पर अमल किया जा सकता है, फिर भी अगला संस्करण कैसा होगा यह कंपनी तय करती है। व्यवहार में इतना काफ़ी है कि फ़ाइल खुलती रहे; इतना काफ़ी नहीं कि आप निश्चिंत हो जाएँ।

यह अब भी हर जगह खुलता है और पुराने प्रोग्राम इसे अब भी लिखते हैं, पर इसके इर्द-गिर्द नया कुछ नहीं बन रहा। जो सहेजकर रखना है उसे बदल लीजिए, और आज शुरू हो रहे किसी काम के लिए इसे मत चुनिए।

PPS फ़ाइल एक पन्ने तक सीमित नहीं है, और जब इसे ऐसी चीज़ में बदला जाए जो सीमित है तो यह मायने रखता है: एक बार बदलने पर एक ही फ़ाइल निकलती है और उसमें एक ही पन्ना होता है — पहला वाला, बशर्ते कन्वर्टर पन्ना चुनने की सुविधा न देता हो।

PPS के अंदर एक प्रस्तुति होती है: हर स्क्रीन पर एक स्लाइड, प्रोजेक्टर के नाप की, काग़ज़ के नहीं।

यही तय करता है कि यह कैसे बदलता है: हर स्लाइड के लिए एक पन्ना, एनिमेशन चपटे किए हुए — क्योंकि पन्ना किश्तों में नहीं उभर सकता।

Microsoft PowerPoint इसे पढ़ता है, और इसी तरह के ज़्यादातर दूसरे प्रोग्राम भी।

फ़ाइल न खुले तो कसूर फ़ॉर्मेट का शायद ही कभी होता है — अक्सर प्रोग्राम ही फ़ॉर्मेट से पुराना होता है। किसी पुरानी चीज़ में बदल लेना इससे निकलने का भरोसेमंद रास्ता है, और इस वेबसाइट का बाक़ी हिस्सा इसी के लिए है।

इसे कोई भी ब्राउज़र नहीं पढ़ता।

इसे बदलने की सबसे आम वजह यही है: फ़ॉर्मेट ख़राब है, ऐसा नहीं — बात यह है कि जहाँ आप फ़ाइल दिखाना चाहते हैं वह जगह उसे पढ़ ही नहीं सकती।

PPS सौंपने के लिए बना है, इसके अंदर काम करने के लिए नहीं। इसे बदलना मुमकिन है और शायद ही कभी सुखद; समझदारी का रास्ता मूल फ़ाइल से होकर और एक नए निर्यात से होकर जाता है।

PPS में ठीक वही है जो PPT में होता है। फ़र्क़ सिर्फ़ एक फ़्लैग है — डबल-क्लिक करने पर PowerPoint एडिटर को पूरी तरह छोड़कर पहली स्लाइड से प्रेजेंट करना शुरू कर देता है।

यह उस हालत के लिए है जहाँ डेक को देखा जाना है, काम नहीं किया जाना — रिसेप्शन डेस्क पर ख़ुद चलने वाला डिस्प्ले, किसी को भेजी गई ब्रीफ़िंग जिसे उसे एडिट नहीं करना चाहिए।

तीन तरीक़े, सब तेज़। फ़ाइल को .pps से .ppt में बदल दीजिए, या .ppsx से .pptx — फ़ॉर्मैट एक जैसे हैं, कुछ धोखा नहीं दिया जा रहा। या पहले PowerPoint खोलकर File, Open इस्तेमाल कीजिए, जो फ़्लैग को नज़रअंदाज़ करता है।

LibreOffice Impress PPS को सीधे एडिटर में खोलता है और यह भेद लगभग नज़रअंदाज़ करता है।

यह कहना ज़रूरी है क्योंकि फ़ॉर्मैट कभी-कभी ऐसे चुना जाता है जैसे यह सुरक्षा हो। PPS सिर्फ़ अनजाने में हुई एडिटिंग रोकता है, कुछ और नहीं — सामग्री वैसी ही है, फ़ाइल आसानी से नाम बदली जा सकती है।

अगर कोई डेक सचमुच नहीं बदला जाना चाहिए, जवाब PDF है। PPS प्रेज़ेंटर के लिए सुविधा है, दर्शक पर नियंत्रण नहीं।

लगभग पंद्रह साल तक, PPS वह तरीक़ा था जिससे एक ख़ास किस्म का कंटेंट इंटरनेट पर घूमता था — तस्वीरों के संग्रह, प्रेरणादायक स्लाइडशो, चुटकुले, ऑफ़िस के मेलबॉक्स से गुज़रते हुए।

यही इतिहास है कि यह फ़ॉर्मैट अब भी दिखता है, और मेल सिस्टम इसे शक की नज़र से देखते हैं। प्रेजेंटेशन फ़ाइलें मालवेयर का लोकप्रिय ज़रिया थीं — PPS मैक्रो रख सकता था, एक्सटेंशन में कुछ बताए बिना।

PPS 2007 से पहले का बाइनरी स्लाइड शो है, PPT जैसा। PPSX आधुनिक वाला है, PPTX जैसा — संपीड़ित, दस्तावेज़ीकृत मानक, मैक्रो नहीं रख सकता। PPSM वही PPSX है, मैक्रो की इजाज़त के साथ।

अगर कुछ अब भी पुराने बाइनरी रूप में है, बदलना PPT जैसे ही कारणों से लायक़ है — काफ़ी छोटी फ़ाइल, खुला मानक, कोई छिपी मैक्रो सामग्री नहीं।

सिर्फ़ एक्सटेंशन शो को अपने-आप चलाने वाला नहीं बनाता। असली काम स्लाइड शो सेटअप करता है — kiosk मोड चुनना जो Escape तक लूप होता है, और स्लाइड टाइमिंग सेट करना।

इसे PPSX की तरह सेव करने से एक ऐसी फ़ाइल मिलती है जो डबल-क्लिक पर शुरू, चलती और लूप होती है — जो रिसेप्शन डिस्प्ले को असल में चाहिए।

ज़्यादातर मक़सद के लिए, PDF। यह हर जगह खुलता है, कोड नहीं चला सकता, और पाने वाले को PowerPoint या व्यूअर की ज़रूरत नहीं।

वीडियो export दूसरा आधुनिक जवाब है, और सही तब है जब डेक में टाइमिंग, ट्रांज़िशन या नैरेशन हो — PowerPoint सीधे MP4 export करता है, और वीडियो हर डिवाइस पर बिना किसी प्रेजेंटेशन सॉफ़्टवेयर के चलता है।

PPS और PPT एक ही स्लाइड एक ही बाइनरी फ़ॉर्मैट में रखते हैं। एक्सटेंशन बदलता है कि PowerPoint फ़ाइल कैसे खोलता है — शो में सीधे, एडिटर में नहीं।

यानी PPS को PPT में नाम बदलना एडिटिंग के लिए खोल देता है, और यह कोई जुगाड़ नहीं बल्कि सोचा-समझा रास्ता है। यह यह भी बताता है कि फ़ॉर्मैट कोई सुरक्षा नहीं देता।