Che cos’è un file PPS?

PPS è un formato binario, che ha senso solo per un programma che lo conosce. Si usa per consegnare un file finito.

L’estensione è .pps e il nome per esteso è PowerPoint Slide Show. Contano entrambi meno di ciò che il file può contenere, ed è di questo che parla il resto della pagina.

Microsoft lo ha pubblicato nel 1990.

A un formato rimasto leggibile così a lungo si può affidare qualcosa che vuoi ritrovare fra dieci anni.

È scritta e implementabile, però è il produttore a decidere come sarà la versione successiva. In pratica basta perché il file continui ad aprirsi; non basta per starne tranquilli.

Si apre ancora dappertutto e i programmi più vecchi lo scrivono ancora, ma attorno non si costruisce più niente di nuovo. Converti ciò che vuoi tenere e non sceglierlo per qualcosa che comincia oggi.

Un file PPS non è limitato a una pagina, e la cosa conta quando lo si converte in qualcosa che invece lo è: una conversione produce un solo file con dentro una sola pagina — la prima, a meno che non sia una di quelle che il convertitore ti lascia scegliere.

PPS contiene una presentazione: una diapositiva per schermata, dimensionata per un proiettore e non per la carta.

È questo a decidere come si converte: una pagina per diapositiva, con le animazioni appiattite, perché una pagina non può comparire a tappe.

Microsoft PowerPoint lo legge, e lo stesso vale per quasi tutti i programmi dello stesso tipo.

Quando un file non si apre, il formato è raramente il problema: più spesso è il programma a essere più vecchio di lui. Convertire in qualcosa di più vecchio è la via d’uscita affidabile, ed è a questo che serve il resto di questo sito.

Nessun browser lo legge.

È di gran lunga il motivo più comune per convertirlo: non che il formato sia scadente, ma che il posto in cui vuoi mostrare il file non sappia leggerlo.

PPS è pensato per essere consegnato, non per lavorarci dentro. Modificarne uno è possibile e raramente piacevole; la strada sensata passa dall’originale e da una nuova esportazione.

Un PPS contiene esattamente ciò che contiene un PPT. La differenza è un flag: fate doppio clic e PowerPoint salta interamente l’editor e inizia a presentare dalla prima diapositiva, e quando la presentazione finisce l’applicazione si chiude.

Esiste per il caso in cui una presentazione debba essere guardata invece che lavorata — un display autonomo a una reception, un briefing inviato a qualcuno che non dovrebbe modificarlo, una presentazione su un portatile che qualcun altro avvierà.

Tre strade, tutte veloci. Rinominate il file da .pps a .ppt, o da .ppsx a .pptx, e si apre normalmente — i formati sono identici, quindi non state ingannando nulla. Oppure aprite prima PowerPoint e usate File, Apri, che ignora il flag. Oppure fate clic destro sul file e scegliete Modifica se l’opzione è offerta.

LibreOffice Impress apre un PPS direttamente nell’editor e ignora in gran parte la distinzione, la risposta più semplice su una macchina senza PowerPoint.

Vale la pena dirlo perché il formato viene a volte scelto come se lo fosse. Un PPS previene la modifica accidentale e nient’altro: il contenuto è invariato, il file è banalmente rinominabile, e ogni immagine e ogni parola sono recuperabili da chiunque le voglia.

Se una presentazione non deve davvero essere alterata, la risposta è il PDF — o un PDF con restrizioni di modifica, se la tolleranza del destinatario per queste cose è alta. Un PPS è una comodità per il presentatore, non un controllo sul pubblico.

Per circa quindici anni, il PPS è stato il modo in cui un certo genere di contenuto girava su internet: raccolte di fotografie, presentazioni motivazionali, barzellette, tutte inoltrate attraverso caselle di posta d’ufficio. Chiunque usasse l’email negli anni duemila ne ha ricevute centinaia.

Quella storia è il motivo per cui il formato compare ancora, e per cui i sistemi di posta lo trattano con sospetto. I file di presentazione erano un veicolo di malware popolare — un PPS poteva portare macro senza nulla nell’estensione a dirlo — e molti gateway li rimuovono o li mettono in quarantena. Gli equivalenti moderni, PPSX e PPSM, dividono questo: X non può contenere macro, M può.

Il PPS è la presentazione binaria precedente al 2007, corrispondente al PPT. Il PPSX è quello moderno, corrispondente al PPTX: compresso, uno standard documentato, e incapace di contenere macro. Il PPSM è un PPSX con le macro permesse.

Qualunque cosa sia ancora nella vecchia forma binaria vale la pena convertirla, per le stesse ragioni del PPT — un file decisamente più piccolo, uno standard aperto invece di un binario per reverse engineering, nessun contenuto macro invisibile, e nessuna dipendenza da un supporto software che si è ristretto per anni.

L’estensione da sola non rende autonoma una presentazione. Ciò che lo fa è l’impostazione della presentazione: scegliere la modalità chiosco che ripete finché non si preme Esc, e impostare le tempistiche delle diapositive così la presentazione avanza da sola invece di aspettare un clic.

Salvare tutto ciò come PPSX dà poi un file che si avvia, gira e ripete con un doppio clic, ciò che serve davvero a un display di reception o a uno schermo di stand fieristico. Senza le tempistiche, un PPS si apre a schermo intero e resta sulla prima diapositiva in attesa che qualcuno prema un tasto.

Per la maggior parte degli scopi, un PDF. Si apre su qualunque cosa, non può eseguire codice, appare identico per tutti, e il destinatario non ha bisogno di PowerPoint o di un visualizzatore. Per una presentazione che circola invece che venire presentata, è quasi sempre il file migliore.

Un’esportazione video è l’altra risposta moderna, ed è quella giusta quando la presentazione ha tempistiche, transizioni o narrazione — PowerPoint esporta MP4 direttamente, e un video si riproduce su ogni dispositivo senza che nessuno abbia affatto il software di presentazione.

Un PPS e un PPT contengono le stesse diapositive nello stesso formato binario. L’estensione cambia come PowerPoint apre il file — direttamente nella presentazione invece che nell’editor — e non cambia nient’altro su cosa c’è dentro.

Il che significa che rinominare un PPS in PPT lo apre per la modifica, e non è tanto un espediente quanto la via di fuga prevista. Significa anche che il formato non offre alcuna protezione: chiunque voglia le diapositive le ha, e trattare l’estensione come un modo per impedire a un destinatario di modificare una presentazione non ha mai funzionato.