Was ist eine PPS-Datei?

PPS ist ein Binärformat, das nur einem Programm etwas sagt, das es kennt. Eingesetzt wird es für die Weitergabe fertiger Dateien.

Die Endung lautet .pps, der volle Name PowerPoint Slide Show. Beides sagt weniger aus als das, was die Datei halten kann — und davon handelt der Rest dieser Seite.

Microsoft hat es 1990 veröffentlicht.

Einem Format, das so lange lesbar geblieben ist, kann man etwas anvertrauen, das man in zehn Jahren wiederhaben will.

Sie ist niedergeschrieben und umsetzbar, doch wie die nächste Fassung aussieht, entscheidet der Hersteller. In der Praxis reicht das, damit die Datei weiter aufgeht; es reicht nicht, um sich darauf zu verlassen.

Es geht überall noch auf und wird von älteren Programmen noch geschrieben, aber es wird nichts Neues mehr darum herum gebaut. Wandle um, was du behalten willst, und wähle es nicht für etwas, das heute anfängt.

Eine PPS-Datei ist nicht auf eine Seite beschränkt. Beim Umwandeln in etwas, das es ist, zählt das: Eine Umwandlung ergibt eine Datei mit genau einer Seite — der ersten, sofern sich die Seite nicht auswählen lässt.

PPS enthält eine Präsentation: eine Folie je Bildschirm, auf einen Beamer zugeschnitten und nicht auf Papier.

Daraus folgt, wie es sich umwandeln lässt: eine Seite je Folie, mit flachgelegten Animationen — eine Seite kann nicht in Etappen erscheinen.

Microsoft PowerPoint liest es, und die meisten Programme derselben Art ebenfalls.

Wenn eine Datei nicht aufgeht, liegt es selten am Format — häufiger daran, dass das Programm älter ist als das Format. Die Umwandlung in etwas Älteres ist der verlässliche Weg daran vorbei, und dafür gibt es den Rest dieser Website.

Kein Browser liest es.

Das ist der häufigste Grund, es umzuwandeln: nicht dass das Format schlecht wäre, sondern dass die Stelle, an der die Datei erscheinen soll, es nicht lesen kann.

PPS ist zum Weitergeben gedacht, nicht zum Arbeiten. Eines zu bearbeiten ist möglich und selten angenehm; der vernünftige Weg führt über die Quelle und einen neuen Export.

Eine PPS enthält genau das, was eine PPT enthält. Der Unterschied ist eine Markierung: Doppelklick, und PowerPoint überspringt den Editor komplett und beginnt die Vorführung mit der ersten Folie; ist die Show zu Ende, schließt sich das Programm.

Das Format gibt es für den Fall, dass eine Präsentation angeschaut statt bearbeitet werden soll — eine selbstlaufende Anzeige am Empfangstresen, ein Briefing an jemanden, der es nicht ändern soll, eine Präsentation auf einem Laptop, den eine andere Person nur noch startet.

Drei schnelle Wege. Die Endung von .pps auf .ppt umbenennen, beziehungsweise von .ppsx auf .pptx — die Formate sind identisch, hier wird nichts getrickst. Oder erst PowerPoint öffnen und über Datei, Öffnen einsteigen, das die Markierung ignoriert. Oder mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und Bearbeiten wählen, wenn die Option angeboten wird.

LibreOffice Impress öffnet eine PPS direkt im Editor und ignoriert die Unterscheidung weitgehend — die einfachste Lösung auf einem Rechner ohne PowerPoint.

Das lohnt eine ausdrückliche Klarstellung, weil das Format gelegentlich so eingesetzt wird, als wäre es einer. Eine PPS verhindert versehentliches Bearbeiten und nichts weiter: Der Inhalt bleibt unverändert, die Datei ist trivial umbenennbar, und jedes Bild und jeder Satz ist für jeden abrufbar, der sie haben möchte.

Darf eine Präsentation tatsächlich nicht verändert werden, ist PDF die Antwort — oder ein PDF mit Bearbeitungssperren, falls die Empfängerin so etwas toleriert. Eine PPS ist eine Annehmlichkeit für den Vortragenden, keine Kontrolle über das Publikum.

Etwa fünfzehn Jahre lang zog sich eine bestimmte Sorte Inhalt so durchs deutsche Internet: Fotosammlungen, Motivationsdiashows, Witze, alle durch Büropostfächer weitergeleitet — meist mit „Bitte an alle Kolleginnen und Kollegen senden" im Betreff. Wer in den 2000er-Jahren beruflich E-Mail nutzte, hat davon Hunderte bekommen.

Diese Geschichte ist der Grund, warum das Format noch immer auftaucht, und warum Mailsysteme es mit Misstrauen behandeln. Präsentationsdateien waren ein beliebtes Einfallstor für Schadsoftware — eine PPS konnte Makros tragen, ohne dass die Endung etwas verriet —, und viele Gateways filtern oder sperren sie deshalb bis heute. Die modernen Nachfolger PPSX und PPSM trennen das: X kann keine Makros enthalten, M darf.

PPS ist die Vor-2007-Binärvariante der Diashow, passend zu PPT. PPSX ist die moderne Fassung, passend zu PPTX: komprimiert, ein dokumentierter Standard, ohne Möglichkeit für Makros. PPSM ist PPSX mit erlaubten Makros.

Alles, was noch in der alten Binärform vorliegt, lohnt eine Umwandlung — aus denselben Gründen wie bei PPT: eine deutlich kleinere Datei, ein offener Standard statt eines rückentwickelten Binärformats, kein unsichtbarer Makroinhalt und keine Abhängigkeit von einer Softwareunterstützung, die seit Jahren schrumpft.

Die Endung allein macht noch keine selbstlaufende Show. Das erledigen die Bildschirmpräsentationseinstellungen: der Kiosk-Modus, der bis zur Escape-Taste in Schleife läuft, und Folienübergangszeiten, damit die Präsentation von selbst weiterspringt statt auf einen Klick zu warten.

Als PPSX gespeichert entsteht daraus eine Datei, die per Doppelklick startet, läuft und sich wiederholt — genau das, was ein Messestand oder eine Anzeige am Empfang tatsächlich braucht. Ohne die Zeiteinstellungen öffnet eine PPS im Vollbild und bleibt auf Folie eins stehen, bis jemand eine Taste drückt.

Für die meisten Zwecke ein PDF. Es öffnet sich überall, kann keinen Code ausführen, sieht für jeden identisch aus, und die Empfängerin braucht weder PowerPoint noch eine eigene Anzeige-App. Für eine Präsentation, die verteilt statt vorgeführt wird, ist es fast immer die bessere Datei.

Ein Videoexport ist die andere moderne Antwort, und die richtige, wenn die Präsentation Zeitsteuerung, Übergänge oder Vertonung hat — PowerPoint exportiert direkt als MP4, und ein Video läuft auf jedem Gerät, ohne dass irgendjemand die Präsentationssoftware braucht.

Eine PPS und eine PPT enthalten dieselben Folien im selben binären Format. Die Endung ändert, wie PowerPoint die Datei öffnet — direkt in die Show statt in den Editor — und ändert sonst nichts am Inhalt.

Deshalb öffnet eine in PPT umbenannte PPS zur Bearbeitung, und das ist keine Umgehung, sondern der beabsichtigte Notausgang. Es bedeutet auch, dass das Format überhaupt keinen Schutz bietet: Wer die Folien will, hat sie, und die Endung als Mittel zu behandeln, um jemanden vom Bearbeiten abzuhalten, hat noch nie funktioniert.