DOTXファイルとは

DOTX はコンテナです。誰か別のものが符号化した流れを、中に収めておく外殻です。 編集のために使われます。

拡張子は .dotx、正式名称は Word Template です。ただしどちらも、そのファイルが中に何を持てるかほどには多くを語りません。このページの残りは、その中身についての話です。

Microsoft が 2007 年に公開しました。 仕様は ECMA-376 です。

古さが役に立つのは、ごく実務的な理由からです。形式が古いほど、それを覚える時間が多くのプログラムに与えられてきたということだからです。

仕様書がそのまま公開されているので、中身を推し量るのではなく文書を読んで実装できます。この形式が数多くのプログラムに載っているのはそのためであり、20 年前に書かれたファイルが今も開けるのもそのためです。ただし「仕様が公開されている」ことと「使用料が要らない」ことは別の話です。中でコーデックを包んでいる形式では、特許のライセンスは仕様書が答えていない別の問題として残ります。

DOTX ファイルは 1 ページに縛られていません。1 ページしか持てないものへ変換するときには、これが効いてきます。1 回の変換で出てくるのは 1 ページぶんのファイル 1 つで、取られるのは先頭のページです——どのページを取るかを選ばせてくれる変換であれば、そのページになります。

DOTX の中身はテキスト文書です。段落は、置かれたページに合わせて流れ直します。

これが変換のされ方を決めます。テキストは流れ直すので、ページ数は結果の性質であって、ファイルの性質ではありません。

DOTX ファイルは、新しい文書の出発点として開かれるために作られていて、その場で書き換えるためのものではありません。これを変換すると文書が出てきます。たいていは求めていたとおりのもので、ときどき驚きです。

Microsoft Wordが読めますし、同じ種類のプログラムならたいてい読めます。

ファイルが開かないとき、形式が悪いことはめったにありません。たいていはプログラムのほうが形式より古いのです。もっと古い形式に変換してしまうのが確実な逃げ道で、このサイトの残りの部分はそのためにあります。

これを読めるブラウザーはありません。

これを変換するいちばんよくある理由がこれです。形式が悪いのではありません。ファイルを見せたい場所が、それを読めないというだけのことです。

DOTX は、開いて手を入れるために作られています。作業が続いているあいだはこの形式でファイルを持ち、完成したものが必要になるたびに、ここから書き出してください。

DOTX は DOCX と同じ内部構造 ── 本文とスタイル、画像、設定を持つ XML の ZIP パッケージ ── を持っています。違うのはパッケージに記録された意図で、Word はそれに従って動きます。テンプレートをダブルクリックすると、そのファイルは開かれず、代わりにそれのコピーである未保存の新しい文書が渡されます。

この一つの振る舞いが、この形式のすべてです。会社のレターヘッドを百人が開いて文字を打ち、元のファイルの上に保存してしまう ── テンプレートを DOCX として配布すると起きるまさにその事態を防いでいます。

まずスタイル。見出し1、本文テキスト、引用などの定義、それに紐づいた番号付けの体系。テンプレートから作られた文書はそれをすべて継承するので、誰も一つも手作業で書式を整えていないのに、組織の中で似通った見た目の報告書ができあがります。

次にテーマ ── フォントの組み合わせと配色 ── に加えてページ設定、余白、ヘッダーとフッター、定型文、ビルディングブロック、そしてしばしば書き手が埋めるべきコンテンツコントロール一式。テンプレートは文書ではなく出発点で、その中のすべてが継承されるために存在します。

DOTX はマクロを持たない現行のテンプレートです。DOTM は同じものに VBA プロジェクトが付いたもので、フィールドを埋めたりフォームから文書を生成したりするテンプレートの正当な居場所ですが、ほかのマクロ有効ファイルと同じ注意深さが要ります。DOT は 2007 年より前のバイナリのテンプレートで、それ以前のすべての形式と同じく変換する価値があります。より小さく、文書化されていて、目に見えない形でマクロを持つことがありません。

ここでの経験則は Office のほかの場所と同じです。拡張子の最後の文字がコードの有無を教えてくれます。X はなし、M はあり。自動化のないテンプレートは常に DOTX にすべきです。

Word は特定のフォルダー ── ユーザーテンプレートの保存場所で、オプションで設定でき、既定では Windows のユーザーの AppData 内 ── を探します。そこ以外に保存されたテンプレートはダブルクリックすれば動きますが、新規文書ギャラリーには現れません。誰かが「テンプレートがインストールできなかった」と言うときのたいていの原因はこれです。

組織の中では、ワークグループテンプレートのパスをネットワーク共有に向けられ、中央で更新したテンプレートを全員に届けられます。テンプレートを二百人にメールする前に整えておく価値のある仕組みです。そうしなければ、二百のコピーが一年のうちに少しずつ食い違っていくことになります。

Word が作るすべての空白の文書は、既定のテンプレートである Normal.dotm に基づいています。設計上マクロを有効にしており、蓄積していきます。「このテンプレートに基づくすべての文書に」再定義されたスタイル、オートコレクトの項目、変更された既定フォントなど。

Word の挙動が急におかしくなったとき ── 誰も選んでいない既定フォント、元に戻ってしまうスタイル、起動の遅さ ── は典型的に Normal.dotm の破損が原因で、典型的な直し方は Word を閉じ、そのファイルの名前を変え、一から作り直させることです。意図的に入れたカスタマイズはすべて失われるので、自分専用のテンプレートに意図的なカスタマイズを保存しておくのは良い理由になります。

テンプレートから作られた文書は、そのテンプレートへの参照を保持します。このリンクのおかげで、テンプレートが更新されたときに文書がスタイルの変更を受け取れますが、同時に、テンプレートがネットワーク共有にあってそこに届かない場所で開かれたとき、文書が遅くなったりエラーが出たりする原因にもなります。

この参照は開発者や差し込み文書の設定の下から見え、変更したり取り除いたりできます。理由もなく開くのが遅い文書や、組織の外に送るものについては確かめておく価値があります。文書が受け取った側の Word に、あなたの社内ネットワーク上のファイルを黙って探させるのは、見栄えのいいことではありません。

テンプレート自体の中身を、そこから新しい文書を始めるのではなく文書として編集したいときは DOCX に。ただしより直接的な方法は、ダブルクリックではなく Word の中から意図的にそのファイルを開くことで、それはテンプレート自体を編集します。

PDF への変換はテンプレートが何を生み出すかを人に見せるためだけに行ってください。テンプレートは出発点で、それを PDF にしたものは空のフォームの写真です。マクロを取り除くために DOTM を DOTX に変換するのは、Office のほかの場所と同じ操作で、同じ交換条件です。自動化はなくなり、ほかはすべて残ります。