Wat is een DOTX-bestand?

DOTX is een container: een omhulsel voor stromen die door iets anders zijn gecodeerd. Het wordt gebruikt voor bewerken.

De extensie is .dotx en de volledige naam Word Template. Allebei zeggen ze minder dan wat het bestand kan bevatten, en daar gaat de rest van deze pagina over.

Microsoft bracht het in 2007 uit. De specificatie is ECMA-376.

De leeftijd is om een praktische reden interessant: hoe ouder een formaat, hoe meer programma’s de tijd hebben gehad om het te leren.

Ze is volledig gepubliceerd, dus wie het formaat wil uitvoeren kan dat uit het document doen in plaats van door te kijken hoe anderen het doen. Daarom duikt het in zo veel programma’s op, en daarom gaan bestanden van twintig jaar geleden nog steeds open. Openbaar is niet hetzelfde als royaltyvrij: waar een formaat een codec omhult, is de octrooilicentie een aparte vraag waarop de standaard geen antwoord geeft.

Een DOTX-bestand is niet tot één pagina beperkt, en dat telt bij het converteren naar iets dat dat wel is: één omzetting levert één bestand op met daarin één pagina — de eerste, tenzij de omzetter je laat kiezen welke.

DOTX bevat een tekstdocument: alinea’s die zich naar de pagina voegen waarop ze belanden.

Daaruit volgt hoe het converteert: de tekst loopt opnieuw af, dus paginanummers zijn een eigenschap van het resultaat en niet van het bestand.

Een DOTX-bestand is bedoeld als beginpunt voor een nieuw document, niet om ter plekke te bewerken. Er een converteren levert een document op — meestal precies wat iemand wilde, af en toe een verrassing.

Microsoft Word leest het, en de meeste programma’s van dezelfde soort ook.

Als een bestand niet opengaat ligt het zelden aan het formaat — vaker is het programma ouder dan het formaat. Converteren naar iets ouders is de betrouwbare weg eromheen, en daarvoor is de rest van deze site bedoeld.

Geen enkele browser leest het.

Dat is veruit de meest voorkomende reden om het te converteren: niet dat het formaat slecht is, maar dat de plek waar je het bestand wilt tonen het niet kan lezen.

DOTX is bedoeld om te openen en te wijzigen. Houd het bestand in dit formaat zolang het werk loopt, en exporteer eruit wanneer er een afgeronde versie nodig is.

Een DOTX heeft dezelfde interne structuur als een DOCX — een ZIP-pakket van XML met de tekst, stijlen, afbeeldingen en instellingen. Wat verschilt is de bedoeling die in het pakket is vastgelegd, en Word handelt daarnaar: dubbelklik op een sjabloon en je opent het bestand niet, je krijgt een nieuw, onopgeslagen document dat er een kopie van is.

Dat ene gedrag is het hele formaat. Het voorkomt dat honderd mensen het bedrijfsbriefhoofd openen, erin typen en over het origineel opslaan, wat precies gebeurt zodra een sjabloon als DOCX wordt verspreid.

Stijlen, allereerst en vooral: de definities van Kop 1, Platte tekst, Citaat en de rest, samen met de nummeringsschema’s die eraan gekoppeld zijn. Een document dat vanuit het sjabloon wordt gemaakt erft dat allemaal, en zo eindigt een organisatie met rapporten die op elkaar lijken zonder dat iemand handmatig iets opmaakt.

Dan het thema — de lettertypecombinatie en het kleurenpalet — plus paginainstellingen, marges, kop- en voetteksten, eventuele standaardtekst, bouwblokken, en vaak een set inhoudscontroles waar de schrijver iets moet invullen. Het is een startpunt in plaats van een document, en alles erin is er om geërfd te worden.

DOTX is het moderne, macrovrije sjabloon. DOTM is hetzelfde met een VBA-project eraan gehangen, wat de legitieme plek is voor een sjabloon dat velden invult of een document uit een formulier genereert — en het is een formaat waar je net zo voorzichtig mee moet zijn als met elk ander macro-fähig bestand. DOT is het binaire sjabloon van vóór 2007, en zoals elk ander formaat van vóór 2007 is het de moeite waard om om te zetten: kleiner, gedocumenteerd, en niet in staat macro’s onzichtbaar te dragen.

De vuistregel is dezelfde als elders in Office: de letter aan het eind van de extensie vertelt of er code in kan zitten. X betekent nee, M betekent ja, en een sjabloon zonder automatisering hoort altijd een DOTX te zijn.

Word kijkt in een specifieke map — de gebruikerssjablonenlocatie, instelbaar in de opties en standaard binnen de AppData van de gebruiker op Windows. Een sjabloon elders opgeslagen werkt bij dubbelklikken en verschijnt niet in de galerij Nieuw document, wat meestal de reden is dat iemand zegt dat hun sjabloon "niet geïnstalleerd" is.

In een organisatie kan een pad voor werkgroepsjablonen naar een netwerkschijf wijzen, zodat een centraal bijgewerkt sjabloon voor iedereen verschijnt. Dat is de regeling die de moeite waard is om op te zetten voordat een sjabloon naar tweehonderd mensen wordt gemaild, want het alternatief is tweehonderd kopieën die binnen een jaar uit elkaar drijven.

Elk leeg document dat Word maakt is gebaseerd op Normal.dotm, het standaardsjabloon. Het is met opzet macro-fähig, en het hoopt zich op: een stijl die "voor alle documenten op basis van dit sjabloon" is herdefinieerd, een autocorrectie-item, een gewijzigd standaardlettertype.

Wanneer Word zich vreemd begint te gedragen — een standaardlettertype dat niemand koos, een stijl die terugvalt, traag opstarten — is een beschadigd Normal.dotm de klassieke oorzaak, en de klassieke oplossing is Word sluiten, het bestand hernoemen, en het opnieuw laten opbouwen vanaf nul. Alles wat je er bewust in hebt gezet gaat verloren, wat een goed argument is om bewuste aanpassingen in een eigen sjabloon te bewaren.

Een document gemaakt vanuit een sjabloon behoudt een verwijzing ernaar. Die koppeling is hoe een document stijlwijzigingen kan overnemen wanneer het sjabloon wordt bijgewerkt, en het is ook hoe een document gemaakt vanuit een sjabloon op een netwerkschijf traag wordt, of een foutmelding toont, wanneer het ergens wordt geopend waar die schijf onbereikbaar is.

De verwijzing is zichtbaar onder de ontwikkelaars- of sjabloominstellingen en kan elders worden gericht of verwijderd. Het is de moeite waard om dat te controleren bij elk document dat zonder duidelijke reden traag opent, en bij alles wat buiten de organisatie wordt verstuurd — een document dat stilletjes Word van de ontvanger naar een bestand op je interne netwerk laat zoeken, staat niet goed.

Naar DOCX, wanneer je de eigen inhoud van het sjabloon als document wilt bewerken in plaats van er een nieuw document vanaf te starten — al is de directere route het sjabloon bewust vanuit Word te openen in plaats van te dubbelklikken, wat het sjabloon zelf bewerkt.

Naar PDF alleen om iemand te laten zien wat het sjabloon oplevert; een sjabloon is een startpunt en een PDF ervan is een foto van een leeg formulier. En een DOTM omzetten naar DOTX om macro’s te verwijderen is dezelfde handeling als elders in Office, met dezelfde ruil: de automatisering verdwijnt en al het andere blijft.

Word kan inhoudscontroles insluiten — tekstvakken, keuzelijsten, datumkiezers — die de plek markeren waar iemand iets moet invullen zonder de rest van het document te kunnen wijzigen als het formulier is vergrendeld. Dat is een DOTX-eigenschap die verder gaat dan gewoon opmaak.

Gecombineerd met documentbeveiliging die bewerking beperkt tot alleen die velden, is dit hoe een organisatie een formulier verspreidt dat consequent wordt ingevuld in plaats van per ontvanger anders opgemaakt. Het opzetten kost meer tijd dan een gewoon sjabloon, en het betaalt zich uit zodra meer dan een handvol mensen het gebruiken.