¿Qué es un archivo DOTX?

DOTX es un contenedor: una envoltura para flujos que ha codificado otra cosa. Se usa para la edición.

La extensión es .dotx y el nombre completo, Word Template. Ambos importan menos que lo que el archivo puede contener, y de eso trata el resto de esta página.

Microsoft lo publicó en 2007. La especificación es ECMA-376.

La edad interesa por un motivo práctico: cuanto más antiguo es un formato, más programas han tenido tiempo de aprenderlo.

Está publicada entera, así que cualquiera puede implementarla leyendo el documento en vez de a base de inspeccionar archivos. Por eso aparece en tantos programas, y por eso los archivos escritos hace veinte años siguen abriéndose hoy. Publicada no quiere decir libre de regalías: cuando un formato envuelve un códec, la licencia de las patentes es un asunto aparte que la norma no resuelve.

Un archivo DOTX no está limitado a una página, y eso importa al convertirlo a algo que sí lo está: de una conversión sale un único archivo con una sola página dentro — la primera, salvo que el conversor te deje elegir cuál.

DOTX contiene un documento de texto: párrafos que se reajustan a la página en la que caen.

Eso decide cómo se convierte: el texto se reajusta, así que los números de página son una propiedad del resultado y no del archivo.

Un archivo DOTX está pensado para abrirse como punto de partida de un documento nuevo, no para editarse en su sitio. Convertir uno produce un documento, que suele ser justo lo que alguien quería y de vez en cuando una sorpresa.

Microsoft Word lo lee, y también la mayoría de programas del mismo tipo.

Cuando un archivo no se abre, el formato rara vez es el problema: lo más habitual es que el programa sea anterior al formato. Convertir a algo más antiguo es la salida fiable, y para eso está el resto de este sitio.

Ningún navegador lo lee.

Ese es el motivo más frecuente para convertirlo: no que el formato sea malo, sino que el sitio donde quieres mostrar el archivo no sabe leerlo.

DOTX está pensado para abrirse y cambiarse. Guarda el archivo en este formato mientras el trabajo siga en marcha y exporta desde él cada vez que haga falta una copia terminada.

Un DOTX tiene exactamente la misma estructura interna que un DOCX: un paquete ZIP con XML donde están el texto, los estilos, las imágenes y la configuración. Lo que cambia es la intención declarada dentro del paquete, y Word actúa en consecuencia. Haces doble clic en una plantilla y no abres el archivo: obtienes un documento nuevo sin guardar que es una copia de ella.

Ese único comportamiento es el formato entero. Es lo que evita que cien personas abran el papel corporativo de la empresa, escriban encima y guarden sobre el original, que es justo lo que ocurre cuando una plantilla se reparte como DOCX.

Los estilos, en primer lugar y por encima de todo: las definiciones de Título 1, Texto normal, Cita y las demás, junto con los esquemas de numeración enganchados a ellas. Un documento creado desde la plantilla se lo lleva todo, y así es como una organización termina teniendo informes que se parecen entre sí sin que nadie haya formateado nada a mano.

Después el tema —la pareja de tipografías y la paleta de colores—, la configuración de página, los márgenes, los encabezados y pies, el texto fijo, los bloques de creación y, con frecuencia, un juego de controles de contenido donde se supone que quien escribe rellena algo. Es un punto de partida más que un documento, y todo lo que hay dentro está para heredarse.

DOTX es la plantilla moderna sin macros. DOTM es lo mismo con un proyecto de VBA enganchado, que es el sitio legítimo de una plantilla que rellena campos o genera un documento a partir de un formulario, y con la que hay que tener el mismo cuidado que con cualquier archivo con código. DOT es la plantilla binaria anterior a 2007 y, como todo lo anterior a 2007, merece la pena convertirla: más pequeña, documentada e incapaz de llevar macros sin avisar.

La regla es la misma que en el resto de Office: la última letra de la extensión dice si puede haber código dentro. X significa que no, M significa que sí, y una plantilla sin automatización debería ser siempre un DOTX.

Word mira en un sitio concreto: la ubicación de plantillas del usuario, configurable en las opciones y situada por defecto dentro del perfil del usuario en Windows. Una plantilla guardada en cualquier otro sitio funciona al hacer doble clic y no aparece en la galería de documentos nuevos, que es la razón habitual de que alguien diga que su plantilla «no se ha instalado».

En una organización, la ruta de plantillas de grupo de trabajo puede apuntar a un recurso de red, y así una plantilla actualizada en un solo sitio aparece para todo el mundo. Ese es el montaje que conviene preparar antes de enviar una plantilla por correo a doscientas personas, porque la alternativa son doscientas copias que en un año habrán dejado de parecerse.

Todos los documentos en blanco que crea Word se basan en Normal.dotm, la plantilla por defecto. Lleva macros habilitadas por diseño y va acumulando cosas: un estilo redefinido «para todos los documentos basados en esta plantilla», una entrada de autocorrección, una tipografía predeterminada cambiada.

Cuando Word se pone raro —una letra por defecto que nadie eligió, un estilo que se revierte, un arranque lento—, un Normal.dotm dañado es la causa clásica, y el arreglo clásico consiste en cerrar Word, renombrar el archivo y dejar que lo reconstruya desde cero. Se pierde todo lo que hubieras puesto ahí a propósito, que es un buen argumento para guardar las personalizaciones deliberadas en una plantilla propia.

Un documento creado a partir de una plantilla conserva una referencia a ella. Ese enlace es lo que permite que recoja cambios de estilo cuando la plantilla se actualiza, y también lo que hace que un documento creado desde una plantilla alojada en un recurso de red se vuelva lento, o dé error, al abrirse en un sitio donde ese recurso no se alcanza.

La referencia se ve en la configuración de plantillas o en la pestaña de desarrollador, y se puede redirigir o quitar. Merece la pena revisarla en cualquier documento que tarde en abrirse sin motivo aparente, y en todo lo que salga de la organización: un documento que le pide discretamente al Word del destinatario que busque un archivo en tu red interna no deja buena impresión.

Lo que este sitio ofrece con un DOTX es convertirlo a PDF, y sirve para una cosa concreta: enseñarle a alguien qué produce la plantilla. Un PDF de una plantilla es la fotografía de un formulario vacío, así que es útil para revisar el diseño y no para trabajar. Esa conversión no ocurre en tu navegador: el archivo se envía a la API de conversión, donde LibreOffice lo procesa en un contenedor sin salida a internet y la carpeta del trabajo se borra al terminar. El límite es de 25 MB por archivo, frente a los 100 MB de las conversiones que sí se quedan en tu equipo.

Aquí no se escriben plantillas: ninguna conversión de este sitio produce un DOTX. Para editar el contenido de la plantilla en sí, la vía directa está en Word —abrirla a propósito desde el menú en lugar de con doble clic— y para quitarle las macros a un DOTM, guardarlo como DOTX es la misma operación de siempre, con el mismo trato: se va la automatización y se queda todo lo demás. También puedes pasar un DOTX por la herramienta de metadatos del sitio, que trabaja en el navegador y sustituye las propiedades del paquete por partes vacías en vez de borrarlas, para que la plantilla siga siendo un archivo válido.