Che cos’è un file DOTX?

DOTX è un contenitore: un involucro per flussi codificati da qualcos’altro. Si usa per la modifica.

L’estensione è .dotx e il nome per esteso è Word Template. Contano entrambi meno di ciò che il file può contenere, ed è di questo che parla il resto della pagina.

Microsoft lo ha pubblicato nel 2007. La specifica è ECMA-376.

L’età serve saperla per un motivo pratico: più un formato è vecchio, più programmi hanno avuto tempo di impararlo.

È pubblicata per intero, quindi la si può implementare partendo dal documento invece che per osservazione: è per questo che il formato compare in così tanti programmi, ed è per questo che file scritti vent’anni fa si aprono ancora. Una specifica pubblicata però non è la stessa cosa di una esente da royalty: dove un formato incapsula un codec, le licenze sui brevetti restano una questione a parte che lo standard non risolve.

Un file DOTX non è limitato a una pagina, e la cosa conta quando lo si converte in qualcosa che invece lo è: una conversione produce un solo file con dentro una sola pagina — la prima, a meno che non sia una di quelle che il convertitore ti lascia scegliere.

DOTX contiene un documento di testo: paragrafi che si riadattano alla pagina su cui finiscono.

È questo a decidere come si converte: il testo si riadatta, quindi i numeri di pagina sono una proprietà del risultato e non del file.

Un file DOTX è pensato per essere aperto come punto di partenza di un documento nuovo, non per essere modificato sul posto. Convertirne uno produce un documento — di solito proprio quello che qualcuno voleva, ogni tanto una sorpresa.

Microsoft Word lo legge, e lo stesso vale per quasi tutti i programmi dello stesso tipo.

Quando un file non si apre, il formato è raramente il problema: più spesso è il programma a essere più vecchio di lui. Convertire in qualcosa di più vecchio è la via d’uscita affidabile, ed è a questo che serve il resto di questo sito.

Nessun browser lo legge.

È di gran lunga il motivo più comune per convertirlo: non che il formato sia scadente, ma che il posto in cui vuoi mostrare il file non sappia leggerlo.

DOTX è pensato per essere aperto e modificato. Tieni il file in questo formato per tutto il tempo in cui il lavoro va avanti, ed esporta da lì ogni volta che serve una copia finita.

Un DOTX ha esattamente la stessa struttura interna di un DOCX: un pacchetto ZIP con XML dove stanno testo, stili, immagini e impostazioni. Ciò che cambia è l’intenzione dichiarata dentro il pacchetto, e Word agisce di conseguenza. Fate doppio clic su un modello e non aprite il file: ottenete un documento nuovo, non salvato, che ne è una copia.

Questo unico comportamento è tutto il formato. È ciò che impedisce a cento persone di aprire la carta intestata aziendale, scrivere sopra e salvare sull’originale, che è esattamente quello che succede quando un modello viene distribuito come DOCX.

Gli stili, prima di tutto: le definizioni di Titolo 1, Testo normale, Citazione e le altre, insieme agli schemi di numerazione agganciati. Un documento creato dal modello se li porta via tutti, ed è così che un’organizzazione finisce per avere report che si somigliano senza che nessuno abbia formattato nulla a mano.

Poi il tema — la coppia di font e la tavolozza di colori —, l’impostazione della pagina, i margini, le intestazioni e i piè di pagina, il testo fisso, i building block e spesso un insieme di controlli di contenuto dove chi scrive deve compilare qualcosa. È più un punto di partenza che un documento, e tutto ciò che contiene è lì per essere ereditato.

DOTX è il modello moderno senza macro. DOTM è lo stesso con un progetto VBA agganciato, il luogo legittimo di un modello che compila campi o genera un documento a partire da un modulo, e va trattato con la stessa cautela di qualsiasi file con codice. DOT è il modello binario precedente al 2007 e, come tutto ciò che precede il 2007, vale la pena convertirlo: più piccolo, documentato e incapace di portare macro senza avvisare.

La regola è la stessa del resto di Office: l’ultima lettera dell’estensione dice se può contenere codice. X significa di no, M significa di sì, e un modello senza automazione dovrebbe essere sempre un DOTX.

Word guarda in un posto specifico: la posizione dei modelli utente, configurabile nelle opzioni e situata per default dentro il profilo utente in Windows. Un modello salvato altrove funziona al doppio clic ma non compare nella galleria dei documenti nuovi, motivo abituale per cui qualcuno dice che il proprio modello «non si è installato».

In un’organizzazione, il percorso dei modelli di gruppo di lavoro può puntare a una risorsa di rete, così un modello aggiornato in un solo posto appare per tutti. È l’assetto da preparare prima di inviare un modello via email a duecento persone, perché l’alternativa sono duecento copie che entro un anno avranno smesso di somigliarsi.

Tutti i documenti vuoti creati da Word si basano su Normal.dotm, il modello predefinito. Ha le macro abilitate per progetto e accumula cose nel tempo: uno stile ridefinito «per tutti i documenti basati su questo modello», una voce di correzione automatica, un font predefinito cambiato.

Quando Word inizia a comportarsi stranamente — un carattere predefinito che nessuno ha scelto, uno stile che si annulla da solo, un avvio lento — un Normal.dotm danneggiato è la causa classica, e la soluzione classica è chiudere Word, rinominare il file e lasciare che venga ricostruito da zero. Si perde tutto ciò che avevate messo lì di proposito, un buon motivo per salvare le personalizzazioni deliberate in un modello proprio.

Un documento creato a partire da un modello conserva un riferimento a esso. Quel collegamento è ciò che permette di recepire i cambiamenti di stile quando il modello viene aggiornato, ed è anche ciò che rende lento, o dà errore, un documento creato da un modello ospitato su una risorsa di rete quando viene aperto in un posto dove quella risorsa non è raggiungibile.

Il riferimento si vede nelle impostazioni dei modelli o nella scheda sviluppatore, e si può reindirizzare o rimuovere. Vale la pena controllarlo in qualunque documento che impiega tempo ad aprirsi senza motivo apparente, e in tutto ciò che esce dall’organizzazione: un documento che chiede silenziosamente al Word del destinatario di cercare un file nella vostra rete interna non fa una buona impressione.

Ciò che questo sito offre con un DOTX è convertirlo in PDF, utile per una cosa precisa: mostrare a qualcuno che cosa produce il modello. Un PDF di un modello è la fotografia di un modulo vuoto, quindi serve a rivedere il progetto e non a lavorarci sopra. Questa conversione non avviene nel vostro browser: il file viene inviato all’API di conversione, dove LibreOffice lo elabora in un contenitore senza accesso a internet e la cartella del lavoro viene cancellata al termine. Il limite è di 25 MB per file, contro i 100 MB delle conversioni che restano sul vostro computer.

Qui non si scrivono modelli: nessuna conversione di questo sito produce un DOTX. Per modificare il contenuto del modello stesso, la via diretta è Word — aprirlo apposta dal menu invece che con doppio clic — e per togliere le macro a un DOTM, salvarlo come DOTX è la stessa operazione di sempre, con lo stesso trattamento: va via l’automazione e resta tutto il resto. Potete anche passare un DOTX attraverso lo strumento di rimozione metadati del sito, che lavora nel browser e sostituisce le proprietà del pacchetto con parti vuote invece di cancellarle, così il modello resta un file valido.