Qu’est-ce qu’un fichier DOTX ?

DOTX est un conteneur : une enveloppe pour des flux encodés par autre chose. Il est utilisé pour la retouche.

L’extension est .dotx et le nom complet Word Template. L’un et l’autre comptent moins que ce que le fichier peut contenir, et c’est le sujet du reste de cette page.

Microsoft l’a publié en 2007. La spécification est ECMA-376.

L’âge est utile à connaître pour une raison pratique : plus un format est ancien, plus les programmes ont eu le temps de l’apprendre.

Elle est publiée intégralement : n’importe qui peut l’implémenter à partir du document plutôt qu’en l’observant, et c’est pourquoi ce format apparaît dans tant de programmes et pourquoi des fichiers écrits il y a vingt ans s’ouvrent encore. Une spécification publiée n’est pas pour autant libre de redevances : quand un format enveloppe un codec, les brevets sont une question à part, que la norme ne tranche pas.

Un fichier DOTX n’est pas limité à une page, et cela compte au moment de le convertir vers quelque chose qui l’est : une conversion produit un fichier contenant une seule page — la première, sauf si le convertisseur vous laisse choisir laquelle.

DOTX contient un document texte : des paragraphes qui se recomposent selon la page où ils tombent.

C’est ce qui décide de la conversion : le texte se recompose, donc les numéros de page sont une propriété du résultat et non du fichier.

Un fichier DOTX est fait pour être ouvert comme point de départ d’un nouveau document, et non modifié sur place. En convertir un produit un document — ce que quelqu’un voulait la plupart du temps, et de temps en temps une surprise.

Microsoft Word le lit, comme la plupart des programmes du même genre.

Quand un fichier ne s’ouvre pas, le format est rarement en cause : le plus souvent, c’est le programme qui est plus ancien que lui. Convertir vers quelque chose de plus ancien est le contournement fiable, et c’est à cela que sert le reste de ce site.

Aucun navigateur ne le lit.

C’est de loin la raison la plus fréquente de le convertir : non pas que le format soit mauvais, mais que l’endroit où vous voulez montrer le fichier ne sache pas le lire.

DOTX est fait pour être ouvert et modifié. Gardez le fichier dans ce format tant que le travail dure, et exportez depuis lui chaque fois qu’une version finie est nécessaire.

Un DOTX a la même structure interne qu’un DOCX — un paquetage ZIP de XML contenant le texte, les styles, les images et les réglages. Ce qui change, c’est l’intention enregistrée dans le paquet, et Word agit dessus : un double-clic sur un modèle n’ouvre pas le fichier, il crée un nouveau document non enregistré qui en est une copie. C’est un comportement de plate-forme, pas une propriété du fichier lisible par l’utilisateur.

Ce seul comportement est tout le format. C’est ce qui empêche cent personnes d’ouvrir l’en-tête de l’entreprise, d’y taper et d’enregistrer par-dessus l’original, ce qui est précisément ce qui arrive quand un modèle est distribué comme un DOCX. La valeur du DOTX n’est pas dans ce qu’il contient mais dans ce que Word fait quand il le voit.

Les styles, d’abord et surtout : les définitions de Titre 1, Corps de texte, Citation, etc., avec les schémas de numérotation qui s’y attachent. Un document créé à partir du modèle en hérite intégralement, et c’est ainsi qu’une organisation se retrouve avec des rapports qui se ressemblent sans que personne ne mette en forme à la main.

Puis le thème — l’association de polices et la palette de couleurs — plus la mise en page, les marges, les en-têtes et pieds de page, le texte récurrent, les blocs de construction, et souvent un jeu de contrôles de contenu où le rédacteur doit remplir quelque chose. C’est un point de départ plutôt qu’un document, et tout ce qu’il contient est là pour être hérité. Le modèle qui en contient trop devient un piège, parce que les rédacteurs n’utilisent que ce dont ils ont besoin et le reste s’accumule en bruit.

DOTX est le modèle moderne sans macros. DOTM est la même chose avec un projet VBA attaché, qui est la demeure légitime d’un modèle qui remplit des champs ou produit un document à partir d’un formulaire — et c’est le format avec lequel il faut être aussi prudent qu’avec n’importe quel fichier à macros. DOT est le modèle binaire antérieur à 2007, et comme tout autre format d’avant 2007 il vaut la peine d’être converti : plus petit, documenté, et incapable de porter des macros en cachette.

La règle empirique est la même qu’ailleurs dans Office : la lettre à la fin de l’extension dit si du code peut s’y trouver. X veut dire non, M veut dire oui, et un modèle sans automatisation devrait toujours être un DOTX, parce que distribuer un DOTM sans macros est un signal ambigu que rien n’oblige à donner.

Word cherche dans un dossier précis — l’emplacement des modèles utilisateur, configurable dans les options et par défaut dans le AppData de l’utilisateur sous Windows. Un modèle enregistré ailleurs fonctionne au double-clic et n’apparaît pas dans la galerie Nouveau document, ce qui est la raison habituelle pour laquelle quelqu’un dit que son modèle « ne s’est pas installé ».

Dans une organisation, un chemin de modèles de groupe peut pointer vers un partage réseau, de sorte qu’un modèle mis à jour au central apparaît pour tout le monde. C’est l’arrangement qu’il vaut la peine de mettre en place avant qu’un modèle ne soit envoyé par mail à deux cents personnes, parce que l’alternative est deux cents copies qui vont diverger en un an, et que la divergence finit toujours par devenir un incident visible.

Chaque nouveau document vierge que crée Word est basé sur Normal.dotm, le modèle par défaut. Il est à macros par conception, et il accumule : un style redéfini « pour tous les documents basés sur ce modèle », une entrée d’autocorrection, une police par défaut changée.

Quand Word se met à se comporter bizarrement — une police par défaut que personne n’a choisie, un style qui revient en arrière, un démarrage lent — un Normal.dotm endommagé en est la cause classique, et la solution classique consiste à fermer Word, renommer le fichier, et le laisser se reconstruire à partir de rien. Tout ce que vous y aviez mis volontairement est perdu, ce qui plaide pour garder les personnalisations délibérées dans un modèle à vous plutôt que dans celui-ci, et de considérer Normal.dotm comme un cache plutôt qu’un atelier.

Un document créé à partir d’un modèle garde une référence vers lui. Ce lien explique comment un document peut récupérer les changements de style quand le modèle est mis à jour, et c’est aussi comment un document créé à partir d’un modèle situé sur un partage réseau devient lent, ou affiche une erreur, quand on l’ouvre là où ce partage est inatteignable.

La référence est visible dans les paramètres développeur ou de modèle et peut être pointée ailleurs ou retirée. Cela vaut la peine d’être vérifié sur tout document qui s’ouvre lentement sans raison apparente, et sur tout ce qui est envoyé hors de l’organisation — un document qui dit discrètement au Word du destinataire d’aller chercher un fichier sur votre réseau interne n’est pas une bonne image, et c’est parfois une fuite d’information structurelle.

En DOCX, quand on veut éditer le contenu du modèle comme un document plutôt que démarrer un nouveau à partir de lui — bien que la voie la plus directe soit de l’ouvrir délibérément depuis Word plutôt qu’en double-cliquant, ce qui édite le modèle lui-même. Le double-clic et l’ouverture explicite produisent des résultats très différents, et c’est précisément pour cela que le format existe.

En PDF seulement pour montrer à quelqu’un ce que produit le modèle ; un modèle est un point de départ et un PDF d’un modèle est l’image d’un formulaire vide. Et convertir un DOTM en DOTX pour en retirer les macros est la même opération qu’ailleurs dans Office, avec le même arbitrage : l’automatisation s’en va et tout le reste reste, ce qui est généralement le bon compromis pour un modèle à usage général.

La tentation est d’y mettre tout ce qui pourrait servir un jour. La discipline est l’inverse : y mettre ce que tout document issu du modèle doit contenir, et rien d’autre. Un modèle trop riche décourage la maintenance et finit par être remplacé par un DOTX plus simple que quelqu’un aura fait dans un coin.

Une autre discipline utile est de tester le modèle après une mise à jour de Word, parce que des changements subtils dans le rendu par défaut peuvent invalider des choix faits à une autre époque. Un modèle qui paraissait correct en 2019 peut avoir besoin d’une retouche en 2024 sans qu’aucun fichier n’ait été modifié entre-temps, et c’est le prix de l’évolution de la plateforme sous le modèle.