Was ist eine DOTX-Datei?

DOTX ist ein Behälter: eine Hülle für Ströme, die etwas anderes kodiert hat. Eingesetzt wird es für die Bearbeitung.

Die Endung lautet .dotx, der volle Name Word Template. Beides sagt weniger aus als das, was die Datei halten kann — und davon handelt der Rest dieser Seite.

Microsoft hat es 2007 veröffentlicht. Die Spezifikation ist ECMA-376.

Das Alter ist aus einem praktischen Grund interessant: je älter ein Format, desto mehr Programme hatten Zeit, es zu lernen.

Sie ist vollständig veröffentlicht, das Format lässt sich also aus dem Dokument umsetzen statt durch Nachsehen. Deshalb taucht es in so vielen Programmen auf, und deshalb gehen Dateien von vor zwanzig Jahren heute noch auf. Veröffentlicht heißt allerdings nicht lizenzfrei: Wo ein Format einen Codec einpackt, ist die Patentfrage eine eigene, die der Standard nicht mitbeantwortet.

Eine DOTX-Datei ist nicht auf eine Seite beschränkt. Beim Umwandeln in etwas, das es ist, zählt das: Eine Umwandlung ergibt eine Datei mit genau einer Seite — der ersten, sofern sich die Seite nicht auswählen lässt.

DOTX enthält ein Textdokument: Absätze, die sich auf die jeweilige Seite umbrechen.

Daraus folgt, wie es sich umwandeln lässt: Der Text bricht neu um, Seitenzahlen sind also eine Eigenschaft des Ergebnisses und nicht der Datei.

Eine DOTX-Datei ist als Ausgangspunkt für ein neues Dokument gedacht, nicht zum Bearbeiten an Ort und Stelle. Beim Umwandeln entsteht ein Dokument — meist genau das, was jemand wollte, gelegentlich eine Überraschung.

Microsoft Word liest es, und die meisten Programme derselben Art ebenfalls.

Wenn eine Datei nicht aufgeht, liegt es selten am Format — häufiger daran, dass das Programm älter ist als das Format. Die Umwandlung in etwas Älteres ist der verlässliche Weg daran vorbei, und dafür gibt es den Rest dieser Website.

Kein Browser liest es.

Das ist der häufigste Grund, es umzuwandeln: nicht dass das Format schlecht wäre, sondern dass die Stelle, an der die Datei erscheinen soll, es nicht lesen kann.

DOTX ist zum Öffnen und Ändern gedacht. Behalte die Datei in diesem Format, solange die Arbeit läuft, und exportiere daraus, wann immer eine fertige Fassung gebraucht wird.

Eine DOTX-Datei ist innerlich genau das Gleiche wie eine DOCX — ein ZIP-Paket aus XML mit Text, Formatvorlagen, Bildern und Einstellungen. Der Unterschied steckt in einem einzigen im Paket vermerkten Hinweis, auf den Word reagiert: Doppelklick auf ein Template öffnet keine Datei, sondern erzeugt eine neue, noch ungesicherte Kopie davon.

Dieses eine Verhalten ist der ganze Sinn des Formats. Es verhindert, dass hundert Personen den Geschäftsbriefbogen der Firma öffnen, hineinschreiben und über das Original speichern — genau das, was passiert, wenn dieselbe Vorlage als DOCX weitergegeben wird.

Die deutsche Norm DIN 5008 legt fest, wo Anschrift, Betreffzeile, Datum und Bezugszeichen auf einer Geschäftsbriefseite stehen — bis auf den Millimeter, damit sie im Fensterumschlag sichtbar bleiben und branchenübergreifend wiedererkennbar sind. Ein Unternehmen, das diese Vorgaben einmal korrekt in eine DOTX-Datei einbaut, muss sie danach nicht mehr erklären: Jede daraus erzeugte Kopie trägt sie automatisch.

Das ist der eigentliche Nutzen einer Vorlagendatei gegenüber einem einfach kopierten Musterdokument. Ändert sich die interne Absenderzeile oder die Anschrift, wird die DOTX-Datei einmal angepasst, statt jede Kollegin daran zu erinnern, ihren eigenen Briefbogen nachzuziehen.

Zuerst die Formatvorlagen: die Definitionen von Überschrift 1, Standardtext, Zitat und was sonst benutzt wird, samt der zugehörigen Nummerierungsschemata. Ein aus der Vorlage erzeugtes Dokument übernimmt das alles, weshalb eine Organisation am Ende Berichte hat, die einander ähneln, ohne dass jemand von Hand formatiert hätte.

Dazu kommen das Design — Schriftpaar und Farbpalette —, Seiteneinrichtung, Ränder, Kopf- und Fußzeilen, feststehende Textbausteine und häufig Inhaltssteuerelemente, in die etwas eingetragen werden soll. Eine Vorlage ist ein Startpunkt, kein fertiges Dokument, und alles darin ist zum Vererben gedacht.

DOTX ist die moderne, makrofreie Vorlage. DOTM ist dasselbe mit einem angehängten VBA-Projekt — die legitime Form für eine Vorlage, die Felder automatisch ausfüllt oder ein Dokument aus einem Formular erzeugt, und ebenso vorsichtig zu behandeln wie jede andere makrofähige Datei. DOT ist das binäre Vorlagenformat vor 2007 und, wie jedes andere vorherige Format, eine Umwandlung wert: kleiner, dokumentiert und ohne Möglichkeit, Makros unsichtbar mitzuführen.

Die Faustregel ist dieselbe wie sonst bei Office-Dateien: Der letzte Buchstabe der Endung verrät, ob Code enthalten sein kann. X bedeutet nein, M bedeutet ja, und eine Vorlage ohne Automatisierung sollte immer als DOTX vorliegen.

Word sucht in einem bestimmten Ordner — dem Benutzervorlagenordner, einstellbar in den Optionen und standardmäßig irgendwo im AppData-Verzeichnis des Benutzers unter Windows. Eine Vorlage außerhalb dieses Ordners funktioniert zwar per Doppelklick, taucht aber nicht in der Galerie „Neu“ auf, was der häufigste Grund dafür ist, dass eine Vorlage angeblich „nicht installiert“ wurde.

In einer Organisation kann ein Pfad für Arbeitsgruppenvorlagen auf ein Netzlaufwerk zeigen, sodass eine zentral aktualisierte Vorlage bei allen erscheint. Diese Einrichtung lohnt sich, bevor eine Vorlage an zweihundert Kolleginnen und Kollegen verschickt wird — die Alternative sind zweihundert Kopien, die binnen eines Jahres auseinanderdriften.

Jedes neue leere Dokument in Word basiert auf Normal.dotm, der Standardvorlage. Sie ist absichtlich makrofähig und sammelt mit der Zeit alles Mögliche an: eine „für alle Dokumente auf Basis dieser Vorlage“ geänderte Formatvorlage, einen Autokorrektur-Eintrag, eine geänderte Standardschriftart.

Verhält sich Word plötzlich merkwürdig — eine Standardschrift, die niemand gewählt hat, eine Formatvorlage, die sich zurücksetzt, ein langsamer Start —, ist eine beschädigte Normal.dotm die klassische Ursache, und die klassische Lösung ist, Word zu schließen, die Datei umzubenennen und sie neu erzeugen zu lassen. Was absichtlich hineingebaut wurde, geht dabei verloren — ein guter Grund, eigene Anpassungen stattdessen in einer eigenen Vorlage zu pflegen.

Auf dieser Seite läuft nur eine Umwandlung: DOTX nach PDF. Sie läuft nicht im Browser, sondern über LibreOffice in einem Container ohne Internetzugang, denn nur so lässt sich das Layout einer Word-Vorlage zuverlässig nachbilden; das ist bei allen 36 LibreOffice-Umwandlungen dieser Seite so. Die Datei geht dafür an api.quinvert.com, wird unter einem neuen Namen in einem eigenen temporären Verzeichnis abgelegt, und dieses Verzeichnis wird nach der Umwandlung gelöscht — auch wenn sie fehlschlägt. Die Obergrenze liegt bei 25 MB.

DOTX-Dateien selbst schreiben wir nicht: Diese Seite kann eine bestehende DOTX-Datei lesen und in eine PDF-Vorschau verwandeln, aber keine neue Vorlage erzeugen. Wer eine PDF-Ansicht seiner Briefvorlage braucht, um sie jemandem zu zeigen, bekommt hier eine — allerdings ist eine PDF-Datei einer leeren Vorlage naturgemäß ein Bild eines leeren Formulars, mehr nicht.