DOTX を PDF に変換

これがこのページ全体を支える事実です。レジストリは DOTX に template: true という印を付けており、Word はその印を指示として扱います。ファイルをダブルクリックすると「Document1」という、テンプレートのスタイルや内容、ページ設定を引き継いだ新しい未保存のファイルが作られます。テンプレート自体は開かれず、触れられておらず、いま見ているものではありません。

この振る舞いは正しく有用です。まさにそれこそがテンプレートの目的だからです。だからこそ「PDF として印刷すればいい」は人々が期待するようには機能しません。その新しい文書から書き出すと、コピーの PDF が手に入ります。見た目はたいてい同じですが同じものではなく、あれこれいじっている間に加えた変更も書き出しに含まれてしまいます。テンプレート自体を開くには「ファイル」→「開く」を明示的に使ってそれを選ぶ必要があり、これを知っている人はほとんどいません。この変換は Word をまったく介在させないことで、その落とし穴を取り除きます。

もっとも多い理由は承認です。新しい社内スタイルやレターヘッド、報告書の書式は、それをインストールすることのない人々——広報担当、パートナー、クライアント、ブランドエージェンシーなど——の承認を受ける必要があり、.dotx を送ると上記の混乱を招きます。PDF なら携帯電話で開いて注釈を付けて送り返せます。

2 番目の理由は文書化です。フォームの記入方法を説明する業務手順書は、空のフォームを隣に置くとずっとわかりやすくなり、完成した文書を受け取るスタッフはそもそもテンプレートを持っていないこともあります。3 番目は監査で、いちばん地味な理由です。共有ドライブには何年も誰も見ていないテンプレートがたまっていき、それをまとめて PDF に描画するのが、古いロゴや古い住所、2019 年に退職した人の名前をまだ持っているものを見つけるいちばん速い方法です。

PDF はページを描画するので、手に入るのはテンプレート自身の内容です。本文、定型文の段落、表、レターヘッド、ヘッダーとフッター、透かし、ページ設定と余白、作成者が残した指示文やプレースホルダーの文字。これはテンプレートの見える層の完全な姿で、デザインを承認する人が見る必要のあるものであることが多いです。

現れないのは、内容ではなく定義として存在するものすべてです。定義されているがどこにも使われていないスタイルは、どのページにも痕跡を残しません。テンプレートに保存されたビルディングブロックや文書パーツは、何もそれを挿入していないので描画されません。キーボードショートカットやカスタムツールバーの項目、ギャラリーに表示されるスタイル一覧は、紙の上の跡ではなくテンプレートの性質です。テンプレートの要点がそのスタイル集合にあるなら、PDF はそれを確認する間違った方法で、Word のスタイルペインが正しい方法です。

この変換のよくある結果は、ロゴと住所ブロックだけで他に何もない 1 ページで、失敗のように見えます。たいていは違います。多くの企業向けテンプレートは本文の内容をまったく持たず、その価値のすべてがスタイル集合とページ設定、ヘッダーにあります。作った人はそれを誰かが文書として読むことを想定していなかったのです。

それが結果なら、この変換はファイルの描画に失敗したのではなく、そのファイルについて有用なことを教えてくれています。次に何をすべきかも教えてくれます。このテンプレートから作られた文書がどう見えるかを示すには、実際に 1 つ作り、いくらか代表的な文章を入れて、それを変換してください。見出し 2 つと段落、表、箇条書きを持つ見本の文書のほうが、テンプレート自体よりずっとよく社内スタイルを示してくれます。

何も埋められず何も計算されません。コンテンツコントロールと構造化文書タグは、自分のプレースホルダーの文字——灰色の「ここをクリックして入力」というプロンプト——を表示します。それがまさにテンプレートが持っているものだからです。DOCPROPERTY フィールドはテンプレート自身のプロパティを表示します。相互参照は参照先を持ちません。自動採番はテンプレートが指定する場所から始まります。

注意すべきなのは日付フィールドです。もっともらしく見えて間違っているものとして描画されるからです。自動更新に設定されたフィールドは変換した日の日付に解決され、レビューする人には意図的な例のように見えてしまいます。テンプレートが承認のために回覧されるなら、添え状にその旨を書くか、変換前にテンプレートのコピーの中でフィールドを見本の日付に置き換えてください。日付がハードコードされていると思ったレビュアーは、存在しない欠陥として指摘してくることになります。

描画は Word ではなく LibreOffice によって行われ、この変換ツールは Arial、Times New Roman、Courier New、Calibri、Cambria と同じ文字幅を持つ計量互換の代替書体を備えているので、行の折り返しは同じ位置に来てレイアウトは保たれます。

それでもテンプレートは、フォント置き換えにもっともさらされやすいファイル種別です。社内スタイルが存在する目的そのものが社内書体を指定することであり、その書体はたいていスタッフの機械にだけインストールされたライセンス付きのものだからです。誰かが明示的に埋め込みをオンにしない限り、テンプレートは自分のフォントを埋め込みません。そのため PDF は、レターヘッドが代替フォントで組まれた状態で表示されることがあり、審査されるデザインにとっては良い宣伝にはなりません。回覧の目的がタイポグラフィそのものなら、先にテンプレートのコピーにフォントを埋め込むか、何を示しているものかを添え状に書いて PDF を送ってください。

同じ共有ドライブには 3 つのテンプレート形式が現れ、それらは交換可能ではありません。DOTX は DOCX と同じ 2007 年に登場した、ECMA-376 XML の ZIP で、VBA プロジェクトを含められません。レジストリはこれをマクロなしのテンプレートとして記録しており、メールフィルターやアップロードのゲートウェイを通りやすい版であるのはそのためです。DOTM は同じコンテナーですがマクロが許可されており、そのためメールフィルターに隔離されがちです。

古い .dot は 1990 年代のバイナリの Word テンプレートで、.doc と同じ OLE 複合ファイルであり、現代の Word のインストールのファイルブロック方針によって完全にブロックされる可能性がもっとも高いものです。古いテンプレートがまったく開かないなら、それが理由です。それを変換するのはこのページとは別の作業で、実務上の経路はたいてい LibreOffice で開き、DOTX として保存し直してそこから作業することです。これは 20 年間で蓄積したかもしれないマクロの履歴を取り除く効果もあります。

ブラウザーの中ではなく私たちのサーバー上です。Word テンプレートの描画には本物のオフィスエンジンが必要で、このページはそれをはっきり述べ、このサイトのすべてがあなたの機械で動くかのようにほのめかすことはしません。ファイルは暗号化された通信で、LibreOffice をヘッドレスで実行するコンテナーへ送られ、そのコンテナーには外向きのインターネット接続がありません。

各ジョブは独自の一時ディレクトリと独自の LibreOffice プロファイルを持ちます。2 つの soffice プロセスが 1 つのプロファイルを共有するとそれが壊れ、症状はエラーではなく決して戻ってこない変換として表れます。ディレクトリは結果にかかわらずジョブ終了時に削除されます。60 秒を超えて動いているものは終了されます。無料枠は 1 アップロードあたり 25 MB で、テンプレートはほぼ常に小さいので十分な余裕があります。

監査の用途は 1 つずつではなくまとめて行う価値があります。共有ドライブのすべてのテンプレートを変換し、PDF を 1 つのフォルダーにまとめてページをめくってください。古びたロゴ、変わった登記住所、廃止されたキャッチコピー、退職した担当者の名前、ほぼ同じ手紙の 3 つのバージョンが、スクロールするだけの時間で明らかになります。これは Word の中ではほぼ不可能な作業です。ダブルクリックのたびに、保存せずに閉じなければならない文書が作られてしまうからです。

PDF にはテンプレートと同じ名前を付けて 2 つの集合が対応するようにし、それらを保管しておいてください。日付の付いた描画の集合は、ある時点で組織の文書がどう見えていたかの妥当な記録になり、一度に 1 つずつしか確認できない .dotx のフォルダーより、来年になって比較するのがずっと簡単です。テンプレートに誤りが見つかったら、テンプレートのほうを直してください。PDF は証拠であって、直す対象ではありません。