RTF を PDF に変換

RTF をわざわざ選んで作る人は、まずいません。たいていはシステムが吐き出したものです。口述筆記サービスが返してきた文章、業務システムがひな形から組み立てた通知書、差し込み印刷で作られた何百通もの案内状、ほかの出力形式を知らない古いデータベースの帳票。

そこから今の状況が説明できます。ファイルは自分が選んだ形式ではなく、必要なのは取引先に送れる、印刷できる、控えとして保存できる文書であって、RTF はそのどれも得意ではありません。変換は中身を良くする作業ではなく、入れ物を確定させる作業です。相手に RTF を送ると「これは何のファイルか」と聞かれますが、PDF ならその質問自体が起きません。

リッチテキストが記述するのは書式であって、ページの割れ方ではありません。どこで改ページするかは、ファイルを開いたソフトが、そのソフトが持っているフォントを使ってその場で決めます。WordPad と Word と LibreOffice Writer と TextEdit は同じファイルから違うページ数を出すことがあり、そのどれもが間違っていません。

印刷して押印する手紙や、ページ番号を参照する報告書にとって、これは許容できません。PDF はレイアウトを一度、一台の機械の、一組のフォントで確定させ、それ以降は誰が開いても同じものが見えます。この一点が、この変換が存在する理由です。ページ数は二ページの手紙は印刷しても、ファイルしても、スキャンして数えても二ページのままです。

この向きは意外に思われます。PDF への変換はふつう容量が増えるものだからです。RTF は圧縮を持たず、埋め込んだ画像を16進数のテキストとして書くので、元の画像1バイトにつき約2文字を消費します。レターヘッドをスキャンした画像や写真の入った文書は、リッチテキストとして異常に大きくなります。

PDF は同じ画像を圧縮したストリームの中にバイナリとして格納し、ページの内容自体も圧縮します。文字だけの文書での節約はわずかですが、図版入りの文書では大きな倍率になることがよくあります。添付できる容量の上限に何度もぶつかっていた RTF なら、変換するだけでそれが解決することも珍しくありません。文字が長く画像がすでに小さい文書では逆にわずかに増える例外もあるので、思い込まずファイルサイズを見ておく価値があります。

RTF は使いたい書体の一覧を持ちますが、それ自体を埋め込むことはできません。開いた側のソフトは持っていない書体を代替に置き換え、字幅の違う代替は段落を組み直させます。二ページの手紙が三ページになり、最後の行がひとりぼっちで残るのはこのためです。

この変換を行う機械には、Arial や Times New Roman、Courier New、Calibri、Cambria の字幅互換版である Liberation ファミリーや Carlito、Caladea、それに DejaVu と、日本語を含む幅広い文字をカバーする Noto が入っています。よく使われる書体で組まれた文書は動きません。見慣れない書体で組まれたファイルこそ確かめるべきものです。PDF ができれば、そのフォントはファイルの内部に記述されているので、この先どの読み手が開いても行の折り返しは変わりません。

表、ヘッダー、フッター、ページ番号、脚注、リスト、ハイパーリンクは、リッチテキストで直接表現でき、想定どおりに描かれます。動くのは、もともとあいまいだった部分です。ページ幅を超える表、改ページ付近に固定された画像、特定の余白を前提にしたヘッダーなど。

システムが自動生成した RTF はたいてい単純で、書き出したプログラムが形式のごく一部しか使っていないため、問題なく変換されます。人の手で編集されたものはそうはいかず、いくつものソフトを経由していればなおさらです。最初のページだけでなく最後のページも見ておいてください。

リッチテキストは 7 ビットの形式です。純粋な ASCII の外側にあるものは、ファイルのヘッダーで宣言された文字集合をもとにエスケープとして書かれます。宣言が正しければ完璧に機能し、間違っていればおなじみの文字化けが起きます。RTF を吐き出すシステムはこれを何十年も間違え続けてきました。

変換はファイルに書いてあるとおりに描くだけで、修復はしません。すでに壊れていた氏名はそのまま固定されてページになります。まとめて変換する前にいちばん確かめる価値があるのはこれです。機種依存文字を含む氏名の一件を見て、崩れていればそれを生んだシステム側で直してください。ここで直すものではありません。

PDF はその文書を印刷したときの姿です。コメントや注釈は描かれず、変更履歴の印は表示されず、隠し文字は隠れたままで、フィールドとして残っていたものは現在の値に解決されて固定され、生きたフィールドのままではいなくなります。

ファイルとして保存し、送付される文書にとってこれは正しい振る舞いですが、変換の前に一つだけ確かめる価値があります。差し込み印刷で値が入らなかったフィールドがあれば、RTF ではただの空白として見えていたものが、PDF では永久に空白のまま固定されます。それが誤りだったのかどうかは、変換の側には分かりません。

この組み合わせでよくある使い方は、一度の実行で作られたほぼ同一の手紙のフォルダーです。明細書、予約確認、更新のお知らせなど。一つずつ処理するのではなく、フォルダーごと置いてください。各ファイルは順番に変換され、名前は拡張子だけを変えて保たれ、まとめて一つの ZIP として返ってきます。

一つだけでなく三つ確かめてください。最初の一通、真ん中あたりの一通、そして受取人名がいちばん長い一通です。テンプレートが一行あふれて二ページ目に押し出されるのは、そこだからです。差し込みに入力された件数と、出力されたファイルの数を数え合わせることも忘れないでください。三百件のうち二百九十八通だけが黙って作られていた、という問題は変換側からは見えません。

このサイトの大半の変換はあなたのブラウザーの中だけで完結し、何も送信しません。これは例外です。ワープロ文書をページとして描き直すにはオフィス用のエンジンがまるごと必要なので、ファイルは暗号化された通信でこちらのサーバーへ送られ、LibreOffice を単独で動かしているコンテナで処理されます。実態と違う「アップロードなし」を主張するより、こう言ったほうが役に立ちます。

そのコンテナはインターネットに出る経路を持ちません。ジョブごとに専用の作業ディレクトリと LibreOffice のプロファイルが割り当てられ、成功しても失敗してもジョブが終わった時点で削除され、六十秒を超えて動いているジョブは壊れたファイルに引きずられる前に強制終了されます。無料の上限は 1 ファイルあたり 25 MB です。

まだ手を加える可能性がある文書 ── 承認待ちの草稿、もう一段落増える予定の報告書 ── ならリッチテキストのファイルを残しておいてください。PDF はある瞬間を固定したものであり、そこから戻る作業は編集可能な文書を推測で作り直すことになり、変換とは呼べません。

案件のファイルとして機能する組み方は、両方を残すことです。RTF は作業用の控え、PDF は実際に送った版として、両者が同じ文書だとひと目で分かる名前を付けておく。これで一回の変換の手間だけで、どちらが正本かという議論を消せます。