Convertir RTF a PDF

Casi nadie escribe un RTF a propósito. Los producen los sistemas: un servicio de transcripción que devuelve una carta dictada, el programa de una gestoría o de una clínica que monta un escrito a partir de una plantilla, una combinación de correspondencia que ha soltado trescientas cartas personalizadas, una base de datos de hace quince años cuyo generador de informes solo conocía un formato de salida.

Ese origen explica la forma del problema. El archivo no es tuyo, no elegiste el formato y lo que necesitas de verdad es un documento que se pueda mandar a un cliente, imprimir para el expediente o adjuntar a un trámite, y el RTF no es bueno en ninguna de las tres cosas. Convertir no mejora el contenido: cierra el envase. También quita una pequeña incomodidad del intercambio, porque mandar un RTF invita a la pregunta de qué es ese archivo y un PDF no invita a ninguna.

El RTF describe formato, no paginación. Dónde cae cada salto de página se calcula en el momento de abrir el archivo, lo calcula el programa que lo abre y lo hace con las tipografías que esa máquina tenga instaladas. WordPad, Word, Writer y TextEdit pueden dar recuentos de páginas distintos con el mismo archivo, y los cuatro se están comportando correctamente.

Para una carta que se va a imprimir y firmar, o para un informe que se remite a un número de página, eso no vale. Un PDF resuelve la maquetación una vez, en una máquina, con un juego de tipografías, y a partir de ahí todos los lectores ven lo mismo. El recuento de páginas deja de ser una variable: una carta que en el PDF ocupa dos páginas ocupa dos al imprimirla, al archivarla y al escanearla de vuelta.

Esta dirección sorprende, porque convertir a PDF se asocia normalmente con engordar. El RTF no comprime nada y escribe las imágenes incrustadas como texto hexadecimal, lo que cuesta alrededor de dos caracteres por cada byte de la imagen. Un documento con un membrete escaneado y tres fotografías es, por tanto, descomunal en texto enriquecido.

El PDF guarda esa misma imagen como datos binarios dentro de un flujo comprimido y comprime también el contenido de la página. En un documento solo de texto el ahorro es modesto; en uno ilustrado suele ser un múltiplo grande. Si un RTF venía rebotando contra el límite de adjuntos del correo, convertirlo es con frecuencia la solución entera. La excepción es un documento de mucho texto y poca imagen, donde el PDF tiene que llevar información tipográfica que el RTF no llevaba: ahí puede ir al revés por un margen pequeño.

Un RTF lleva una tabla de fuentes con los tipos que quiere y no puede incrustarlos. Lo que renderice el archivo sustituye lo que no tenga, y un sustituto con métricas distintas vuelve a repartir todos los párrafos: así es como una carta de dos páginas llega convertida en tres con una línea huérfana al final.

La máquina que hace esta conversión lleva instaladas las familias Liberation, Carlito y Caladea, que son sustitutos de métricas idénticas para Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri y Cambria, más DejaVu y Noto para cobertura amplia. Con esas cinco tipografías, o con fuentes incrustadas en el propio archivo, decir que la maquetación se conserva es defendible. Con cualquier otra, la sustitución ocurre en silencio y el texto se redistribuye: ese es el documento que hay que mirar.

Las tablas, los encabezados, los pies, la numeración de páginas, las notas al pie, las listas y los enlaces tienen representación directa en texto enriquecido y salen como uno espera. Lo que se mueve es lo que ya era ambiguo: una tabla más ancha que la caja, una imagen anclada a un párrafo justo antes de un salto, un encabezado que daba por supuesto un margen concreto.

Los RTF generados por un sistema suelen ser simples y convierten sin incidentes, porque el programa que los escribió usó un subconjunto estrecho del formato. Los editados a mano son menos previsibles, sobre todo si han pasado por varios programas. Mira la primera y la última página del PDF, no solo la primera.

Fuera del ASCII básico, el RTF escribe cada carácter como una secuencia de escape que se interpreta contra un juego declarado en la cabecera. Funciona perfectamente cuando la declaración es correcta y produce el clásico apellido destrozado cuando no lo es. Los sistemas que emiten RTF llevan treinta años equivocándose en esto, y en castellano se nota enseguida: García, Muñoz, Peña, Chávez.

La conversión representa lo que el archivo dice, no lo repara, así que un nombre que ya estaba mal se queda mal y ahora además queda fijado en una página. Esto es lo único que merece de verdad una comprobación antes de convertir un lote de correspondencia: busca una carta dirigida a alguien con tilde o con eñe en el apellido y, si está rota, arréglalo en el sistema que genera los archivos y no aguas abajo.

El PDF es el documento tal como se imprimiría. Los comentarios y las anotaciones no se dibujan, las marcas de revisión no se muestran, el texto oculto sigue oculto, las macros no cruzan y cualquier campo que siguiera siendo un campo se resuelve al valor que tenga en ese momento en lugar de seguir vivo.

Ese es el comportamiento correcto para un documento que se archiva o se envía, y merece una comprobación deliberada antes de convertir. Si en una carta generada un campo de combinación nunca recibió su valor, el RTF te enseña un hueco vacío y el PDF conserva ese hueco para siempre. La conversión no puede saber que el blanco era un error.

El documento se compone a partir de su texto real, no se fotografía. El resultado se puede seleccionar, copiar, buscar e indexar, que es justo lo que necesita quien archiva correspondencia y quiere encontrar dentro de dos años todas las cartas que mencionan un número de expediente.

Eso lo distingue de las conversiones de imagen a PDF que hay en este mismo sitio, donde lo que entra es una fotografía y el PDF resultante no lleva capa de texto de ninguna clase. Aquí no hace falta ningún reconocimiento óptico posterior: las palabras ya están dentro del archivo.

El caso de volumen típico de esta pareja es una carpeta de cartas casi idénticas salidas de una misma tirada: recibos, confirmaciones de cita, avisos de renovación. Suelta la carpeta entera en lugar de ir una a una: cada archivo se convierte por turno, conserva su nombre con la extensión cambiada y el conjunto vuelve como un solo ZIP.

Hay dos números que conviene tener presentes. Un lote admite como mucho cien archivos, y si sueltas más de los que caben, los de más se descartan en silencio. Y como esta conversión corre en nuestro servidor, cuenta contra un cupo de cien conversiones por visitante y día natural en horario UTC, con un tope adicional de cinco peticiones por minuto. Una tirada de trescientas cartas no cabe en una sesión: repártela en varios días o conviértela con LibreOffice en tu propia máquina.

Abre la primera, una del medio y la del destinatario con el nombre más largo, porque ahí es donde una plantilla desborda una línea y empuja algo a una segunda página. Una combinación mal hecha suele estar mal siguiendo un patrón, y una sola muestra no enseña el patrón.

Merece la pena además contar los archivos de salida contra el número de registros que entraron en la combinación. Una tirada que produjo doscientas noventa y ocho cartas a partir de trescientas filas es un problema que la conversión no puede ver y que los destinatarios sí van a ver.

Aquí sí hay una subida y este sitio la nombra en lugar de esconderla detrás de una promesa de privacidad que no sería cierta. El RTF viaja cifrado a un contenedor que ejecuta LibreOffice sin interfaz y que no tiene ruta de salida a internet. Se guarda con un nombre genérico, de modo que el nombre que le pusiste tú no llega a escribirse en disco.

Cada trabajo tiene su propio directorio temporal, que se borra al acabar tanto si la conversión salió bien como si falló, y cualquier proceso que siga corriendo a los sesenta segundos se termina en vez de dejarlo colgado sobre un archivo malformado. El límite gratuito es de 25 MB por documento, y el resultado se devuelve con la caché desactivada.

Si el documento todavía puede cambiar — una carta en borrador pendiente de visto bueno, un informe al que le falta un párrafo — conserva el texto enriquecido. El PDF es la representación de un momento, y volver hacia atrás significa reconstruir un documento editable a partir de uno fijo, que es adivinar más que convertir.

En un expediente lo que funciona es guardar los dos: el RTF como copia de trabajo y el PDF como la versión que efectivamente se envió, nombrados de forma que se vea que son el mismo documento. Cuesta una conversión y elimina la discusión sobre cuál de las copias manda.