RTF in PDF umwandeln

Kanzlei- und Praxisverwaltungssoftware in Deutschland erzeugt Dokumente sehr häufig als RTF, weil es das eine Format ist, das jede Textverarbeitung auf jedem angeschlossenen Rechner öffnen kann, ohne dass sich jemand um Kompatibilität kümmern muss. Ein Diktiersystem liefert die transkribierte Fassung eines Schreibens so aus, ein Serienbrief-Lauf über den Aktenbestand ebenso, und manches ältere Fachverfahren kennt schlicht kein anderes Ausgabeformat.

Wer das Schreiben danach in die Akte legen, an eine Partei versenden oder — bei Anwältinnen und Anwälten — über das besondere elektronische Anwaltspostfach einreichen muss, braucht dafür in aller Regel ein PDF und kein RTF. Die Umwandlung ist damit kein optionaler Schritt, sondern der, der aus einem Zwischenformat ein einreichungsfähiges Dokument macht.

Rich Text beschreibt Formatierung, keine Seitenaufteilung. Wo eine Seite endet, entscheidet in dem Moment, in dem die Datei geöffnet wird, das jeweilige Programm, mit den Schriftarten, die auf diesem Rechner gerade installiert sind. WordPad, Word, LibreOffice Writer und ein Fachverfahren können aus derselben Datei unterschiedliche Seitenzahlen errechnen, ohne dass eines davon falsch liegt.

Für ein Schreiben, das unterschrieben und zur Akte genommen wird, oder für einen Schriftsatz, der sich auf eine Seitenzahl bezieht, ist das nicht hinnehmbar. Ein PDF legt das Layout einmal fest, auf einem Rechner, mit einem Satz Schriftarten, und danach sieht jede weitere Person dasselbe. Ein Schreiben, das im PDF zwei Seiten hat, hat zwei Seiten, wenn es gedruckt, gescannt oder von einer Kostenrechnung gezählt wird.

Das überrascht, weil eine Umwandlung nach PDF normalerweise mit Wachstum verbunden wird. RTF hat keine Kompression und speichert eingebettete Bilder als hexadezimalen Text, ungefähr zwei Zeichen pro Byte des Originalbilds. Ein Schreiben mit gescanntem Briefkopf und eingescannter Unterschrift ist als Rich Text entsprechend groß.

Ein PDF speichert dasselbe Bild binär in einem komprimierten Datenstrom und komprimiert auch den Seiteninhalt. Bei einem reinen Textdokument ist die Ersparnis gering, bei einem mit Bildern oft ein Vielfaches. Ist ein RTF bisher an einer Anhangsgrenze gescheitert, ist die Umwandlung häufig die ganze Lösung. Die Ausnahme ist ein Dokument mit sehr wenigen kleinen Bildern und sehr viel Text, bei dem das PDF die Schriftinformationen mitführen muss, die das RTF nicht kannte — dort kann es in die andere Richtung ausschlagen, weshalb ein kurzer Blick auf die Dateigröße mehr wert ist als eine pauschale Annahme.

Ein RTF trägt eine Schriftartentabelle mit den gewünschten Schriftarten und kann sie nicht selbst einbetten. Was die Datei öffnet, ersetzt alles, was es nicht besitzt, und ein Ersatz mit anderen Metriken bricht jeden Absatz neu um — so wird aus einem zweiseitigen Schreiben unbemerkt eines mit drei Seiten und einer einzelnen Zeile am Ende.

Die Maschine, die diese Umwandlung ausführt, trägt die Liberation-Familie sowie Carlito und Caladea, metrisch identische Ersatzschriften für Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri und Cambria, dazu DejaVu und Noto für breitere Abdeckung. Dokumente in diesen gängigen Schriften wandern ohne Verschiebung um. Ein Schreiben in einer ausgefallenen Hausschrift ist das, was man vorher prüfen sollte. Ist das PDF einmal fertig, ist die Frage endgültig geklärt, denn die verwendeten Schriften sind im Dokument selbst beschrieben und müssen bei niemandem installiert sein, damit dieselben Zeilenumbrüche erscheinen.

Tabellen, Kopf- und Fußzeilen, Seitennummerierung, Fußnoten, Listen und Hyperlinks haben in Rich Text direkte Entsprechungen und erscheinen wie erwartet. Was sich verschiebt, sind die Stellen, die schon vorher mehrdeutig waren: eine Tabelle, die breiter ist als die Seite, ein Bild, das an einem Absatz nahe einem Seitenumbruch verankert ist, eine Kopfzeile, die einen bestimmten Rand voraussetzte.

Automatisch aus einem Fachverfahren erzeugte RTF-Dateien sind meist einfach aufgebaut und wandeln sich ohne Zwischenfälle um, weil das erzeugende Programm nur eine schmale Teilmenge des Formats nutzt. Von Hand bearbeitete Dokumente sind weniger vorhersehbar, besonders wenn sie durch mehrere Programme gelaufen sind. Erste und letzte Seite des PDF lohnt sich zu prüfen, nicht nur die erste.

Rich Text ist ein Sieben-Bit-Format. Alles außerhalb von reinem ASCII wird als Escape-Sequenz gegen einen Zeichensatz geschrieben, den die Datei im Kopf deklariert — perfekt, solange die Deklaration stimmt, und die vertraute Buchstabensuppe im Nachnamen, wenn nicht. Systeme, die RTF ausgeben, machen diesen Fehler seit dreißig Jahren.

Die Umwandlung rendert genau das, was in der Datei steht, statt es zu reparieren, ein bereits falscher Name bleibt also falsch und ist jetzt dauerhaft auf einer Seite festgeschrieben. Das ist der eine Punkt, der sich bei einer Stapelverarbeitung von Schreiben wirklich lohnt vorher zu prüfen: einen Brief an eine Person mit Umlaut oder Akzent im Namen ansehen, und ist er falsch, das Fachverfahren korrigieren, das die Datei erzeugt hat, statt es nachgelagert zu flicken.

Das PDF ist das Dokument, wie es gedruckt würde. Kommentare und Anmerkungen werden nicht gezeichnet, Änderungsmarkierungen nicht angezeigt, versteckter Text bleibt versteckt, und ein Serienbrief-Feld löst sich in den aktuell hinterlegten Wert auf, statt lebendig zu bleiben.

Das ist das richtige Verhalten für ein Dokument, das zur Akte geht oder verschickt wird, und ein Punkt lohnt sich vor der Umwandlung bewusst zu prüfen: Hat ein Serienbrief-Feld nie einen Wert erhalten, zeigt das RTF eine leere Stelle, und das PDF schreibt genau diese leere Stelle dauerhaft fest. Die Umwandlung kann nicht wissen, dass die Leerstelle ein Versehen war.

Der typische Mengenfall für dieses Paar ist ein Ordner nahezu identischer, in einem Lauf erzeugter Schreiben: Kontoauszüge, Terminbestätigungen, Mahnungen. Den ganzen Ordner ablegen statt jede Datei einzeln durchzuklicken — jede RTF-Datei wird der Reihe nach umgewandelt, behält ihren Dateinamen mit geänderter Endung, und der Satz kommt als ein ZIP zurück.

Drei prüfen statt einer — die erste, eine aus der Mitte und die mit dem längsten Empfängernamen, denn genau dort läuft eine Vorlage über eine Zeile hinaus und schiebt etwas auf eine zweite Seite. Ein fehlerhafter Serienbrief-Lauf ist meist auf eine bestimmte Art fehlerhaft, ein einzelnes Muster zeigt sich also nicht anhand eines einzigen Beispiels. Es lohnt sich außerdem, die Zahl der ausgegebenen Dateien gegen die Zahl der Datensätze im Lauf zu zählen — zweihundertachtundneunzig Schreiben aus dreihundert Zeilen sind ein Problem, das die Umwandlung nicht erkennen kann und die Empfänger sehr wohl.

Die meisten Umwandlungen hier laufen lokal und übertragen nichts. Diese nicht: Ein Word-Verarbeitungsdokument als feste Seite zu rendern braucht eine vollständige Office-Engine, also geht die Datei über eine verschlüsselte Verbindung an einen Container, der LibreOffice im Headless-Modus ausführt und sonst nichts. Das offen zu sagen ist mehr wert als ein pauschales Datenschutzversprechen, das für dieses eine Format-Paar nicht zutreffen würde.

Der Container hat keine eigene Route ins offene Internet. Jeder Auftrag bekommt ein eigenes, frisches Arbeitsverzeichnis und ein eigenes LibreOffice-Profil, das nach Abschluss gelöscht wird, unabhängig davon, ob der Auftrag gelang oder scheiterte, und ein Auftrag, der nach sechzig Sekunden noch läuft, wird beendet statt an einer fehlerhaften Datei hängenzubleiben. Die kostenlose Obergrenze liegt bei 25 MB je Dokument.

Ist ein Schreiben noch änderbar — ein Entwurf, der noch die Freigabe braucht, ein Bericht, der noch einen Absatz bekommt —, gehört das Rich-Text-Dokument aufbewahrt. Das PDF ist die Wiedergabe eines Zeitpunkts, und den Weg zurück zu gehen bedeutet, ein bearbeitbares Dokument aus einem fixierten zu rekonstruieren, was eher Raten als Umwandeln ist.

In einer Akte funktioniert es, beide Fassungen zu behalten: das RTF als Arbeitsversion, das PDF als das, was tatsächlich verschickt oder eingereicht wurde, mit Dateinamen, die erkennen lassen, dass es sich um dasselbe Dokument handelt. Das kostet eine Umwandlung und beseitigt den Streit darüber, welche Fassung die maßgebliche ist.

Manche elektronischen Einreichungswege verlangen ausdrücklich PDF/A, ein enger gefasstes Profil, das etwa keine externen Schriftreferenzen und keine aktiven Inhalte erlaubt, damit ein Dokument in zwanzig Jahren noch identisch aussieht. Ein aus LibreOffice erzeugtes PDF ist ein normales PDF und keine automatische PDF/A-Datei — die Schriftarten werden zwar eingebettet, was eine der Voraussetzungen erfüllt, aber die formale Konformitätsprüfung ist damit nicht automatisch bestanden.

Verlangt eine Einreichung ausdrücklich PDF/A, lohnt sich vor dem Versand eine Prüfung mit einem dafür vorgesehenen Werkzeug, statt sich auf den Dateinamen oder den bloßen Umstand zu verlassen, dass die Datei die Endung .pdf trägt. Für die meisten Zwecke — Akte, E-Mail, gewöhnliche Aktenübersendung — reicht das hier erzeugte PDF ohne diese zusätzliche Prüfung völlig aus.