Convertire RTF in PDF

Pochissime persone scrivono un RTF di proposito. Sono prodotti da sistemi: un servizio di trascrizione che restituisce una lettera dettata, un sistema gestionale di studio che assembla un documento da un modello, un lavoro di stampa unione che ha prodotto trecento lettere personalizzate, un database di dieci anni fa il cui generatore di report conosceva un solo formato di uscita.

Quell’origine spiega la forma del problema. Il file non è vostro, non avete scelto il formato, e ciò che serve davvero è un documento da mandare a un cliente, stampare per un fascicolo, o allegare a una pratica — niente di ciò che un RTF fa bene. Convertire non è un miglioramento del contenuto; è sistemare il contenitore.

Il testo formattato descrive la formattazione, non l’impaginazione. Dove le pagine si interrompono viene calcolato al momento in cui il file viene aperto, da qualunque programma lo apra, usando qualunque carattere quella macchina abbia. WordPad, Word, LibreOffice Writer e TextEdit possono produrre tutti un numero diverso di pagine dallo stesso file, e tutti si comportano correttamente.

Per una lettera che verrà stampata e firmata, o un rapporto che si riferisce a un numero di pagina, non è accettabile. Un PDF risolve il layout una volta, su una macchina, con un insieme di caratteri, e poi ogni lettore successivo vede la stessa cosa. Quella singola proprietà è la ragione per cui esiste questa conversione.

Questa direzione sorprende, perché convertire in PDF è normalmente associato a una crescita. L’RTF non ha compressione e scrive le immagini incorporate come testo esadecimale, il che costa circa due caratteri per ogni byte dell’immagine originale. Un documento con una carta intestata scansionata e tre fotografie è quindi enorme come testo formattato.

Un PDF memorizza la stessa immagine come dati binari dentro un flusso compresso, e comprime anche il contenuto della pagina. Il risparmio su un documento di solo testo è modesto; su uno illustrato è spesso un grande multiplo. Se un RTF ha continuato a superare un limite di allegato, convertirlo è spesso la correzione completa.

Un RTF porta una tabella dei caratteri che elenca i tipi di carattere che vuole e non può incorporarli. Qualunque cosa renderizzi il file sostituisce ciò che non ha, e un sostituto con metriche diverse riformatta ogni paragrafo — cosa che fa arrivare una lettera di due pagine come tre con una vedova sull’ultima riga.

La macchina che esegue questa conversione porta la famiglia Liberation, Carlito e Caladea, sostituti metricamente identici per Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri e Cambria, insieme a DejaVu e Noto per copertura più ampia inclusi testi CJK. I documenti scritti in quei caratteri comuni convertono senza spostarsi.

Tabelle, intestazioni, piè di pagina, numerazione di pagina, note a piè di pagina, elenchi e collegamenti ipertestuali hanno tutti rappresentazioni dirette in testo formattato e si renderizzano come vi aspettereste. Le cose che si spostano sono quelle già ambigue: una tabella più larga della pagina, un’immagine ancorata a un paragrafo vicino a un’interruzione.

Gli RTF generati da sistema sono di solito semplici e convertono senza incidenti, perché il programma che li ha scritti usava un sottoinsieme ristretto del formato. Quelli modificati a mano sono meno prevedibili, specialmente se sono passati per diversi programmi. Guardate la prima e l’ultima pagina del PDF piuttosto che solo la prima.

Il testo formattato è un formato a sette bit. Tutto ciò che è fuori dall’ASCII semplice viene scritto come sequenza di escape interpretata contro un set di caratteri che il file dichiara nella sua intestazione, il che funziona perfettamente quando la dichiarazione è giusta e produce il familiare cognome confuso quando non lo è.

La conversione renderizza ciò che il file dice piuttosto che ripararlo, quindi un nome già sbagliato resta sbagliato ed è ora fissato permanentemente in una pagina. È l’unica cosa che vale davvero la pena controllare prima di convertire un lotto di corrispondenza: guardate una lettera indirizzata a qualcuno con un accento nel nome, e se è rotta, correggetela al sistema che ha prodotto il file.

Il PDF è il documento come apparirebbe stampato. Commenti e annotazioni non vengono disegnati, i segni di revisione non vengono mostrati, il testo nascosto resta nascosto, e qualunque campo ancora attivo si risolve nel valore che detiene attualmente piuttosto che restare vivo.

È il comportamento corretto per un documento archiviato o inviato, e vale la pena un controllo deliberato prima di convertire. Se un campo di stampa unione in una lettera generata non ha mai ricevuto il suo valore, l’RTF mostra uno spazio vuoto e il PDF preserva quello spazio vuoto permanentemente.

Il caso di volume caratteristico per questa coppia è una directory di lettere quasi identiche prodotte in un’unica esecuzione: rendiconti, conferme di appuntamento, avvisi di rinnovo. Trascinate l’intera cartella piuttosto che lavorarci una alla volta, e ogni file viene convertito a turno, mantiene il nome con l’estensione sostituita, e l’insieme torna come un unico ZIP.

Controllatene tre invece di una — la prima, una dal mezzo, e quella con il nome del destinatario più lungo, perché è lì che un modello trabocca una riga e spinge qualcosa su una seconda pagina. Un lavoro di stampa unione sbagliato è di solito sbagliato secondo uno schema.

La maggior parte delle conversioni qui gira localmente e non trasmette nulla. Questa no: renderizzare un documento di videoscrittura in una pagina richiede un motore da ufficio completo, quindi il file viene inviato su una connessione cifrata a un container che esegue LibreOffice headless e non contiene nient’altro.

Il container non ha alcuna via internet in uscita. Ogni lavoro riceve la propria cartella temporanea e il proprio profilo LibreOffice; la cartella viene cancellata quando il lavoro finisce, che sia riuscito o fallito, e un lavoro ancora in esecuzione dopo sessanta secondi viene terminato piuttosto che lasciato in sospeso.

Se il documento potrebbe ancora essere modificato — una bozza di lettera in attesa di approvazione, un rapporto che riceverà un altro paragrafo — tenete il file di testo formattato. Il PDF è una resa di un momento, e tornare indietro significa recuperare un documento modificabile da uno fisso, il che è congettura piuttosto che conversione.

Lo schema che funziona in una pratica è tenere entrambi: l’RTF come copia di lavoro, il PDF come versione effettivamente inviata, nominati così che i due siano ovviamente lo stesso documento. Costa una conversione e rimuove la discussione su quale copia sia quella autorevole.