PPT फ़ाइल क्या होती है?

PPT एक बाइनरी फ़ॉर्मेट है, जो सिर्फ़ उसी प्रोग्राम के लिए मायने रखता है जो इसे जानता हो। इसका इस्तेमाल एडिटिंग के लिए होता है।

एक्सटेंशन .ppt है और पूरा नाम PowerPoint 97-2003 Presentation। दोनों उतना नहीं बताते जितना यह कि फ़ाइल अंदर क्या-क्या रख सकती है — और इस पन्ने का बाक़ी हिस्सा इसी के बारे में है।

इसे Microsoft ने 1990 में जारी किया था।

जो फ़ॉर्मेट इतने लंबे समय तक पढ़ा जाता रहा हो, उसे वह चीज़ सौंपी जा सकती है जो आपको दस साल बाद वापस चाहिए।

वह लिखित है और उस पर अमल किया जा सकता है, फिर भी अगला संस्करण कैसा होगा यह कंपनी तय करती है। व्यवहार में इतना काफ़ी है कि फ़ाइल खुलती रहे; इतना काफ़ी नहीं कि आप निश्चिंत हो जाएँ।

यह अब भी हर जगह खुलता है और पुराने प्रोग्राम इसे अब भी लिखते हैं, पर इसके इर्द-गिर्द नया कुछ नहीं बन रहा। जो सहेजकर रखना है उसे बदल लीजिए, और आज शुरू हो रहे किसी काम के लिए इसे मत चुनिए।

PPT फ़ाइल एक पन्ने तक सीमित नहीं है, और जब इसे ऐसी चीज़ में बदला जाए जो सीमित है तो यह मायने रखता है: एक बार बदलने पर एक ही फ़ाइल निकलती है और उसमें एक ही पन्ना होता है — पहला वाला, बशर्ते कन्वर्टर पन्ना चुनने की सुविधा न देता हो।

PPT के अंदर एक प्रस्तुति होती है: हर स्क्रीन पर एक स्लाइड, प्रोजेक्टर के नाप की, काग़ज़ के नहीं।

यही तय करता है कि यह कैसे बदलता है: हर स्लाइड के लिए एक पन्ना, एनिमेशन चपटे किए हुए — क्योंकि पन्ना किश्तों में नहीं उभर सकता।

Microsoft PowerPoint और LibreOffice Impress इसे पढ़ते हैं, और इसी तरह के ज़्यादातर दूसरे प्रोग्राम भी।

फ़ाइल न खुले तो कसूर फ़ॉर्मेट का शायद ही कभी होता है — अक्सर प्रोग्राम ही फ़ॉर्मेट से पुराना होता है। किसी पुरानी चीज़ में बदल लेना इससे निकलने का भरोसेमंद रास्ता है, और इस वेबसाइट का बाक़ी हिस्सा इसी के लिए है।

इसे कोई भी ब्राउज़र नहीं पढ़ता।

इसे बदलने की सबसे आम वजह यही है: फ़ॉर्मेट ख़राब है, ऐसा नहीं — बात यह है कि जहाँ आप फ़ाइल दिखाना चाहते हैं वह जगह उसे पढ़ ही नहीं सकती।

PPT इसलिए बना है कि इसे खोला और बदला जाए। जब तक काम चल रहा है फ़ाइल इसी फ़ॉर्मेट में रखिए, और जब भी बनी हुई प्रति चाहिए हो, इसी से निर्यात कीजिए।

PowerPoint ने 2007 तक PPT लिखा। इस एक्सटेंशन वाली फ़ाइल इसलिए लगभग हमेशा किसी और से आई होती है — 2004 से रखा ट्रेनिंग डेक, दो दशक से दफ़्तर में घूमता टेम्पलेट, आर्काइव से निकाली सम्मेलन प्रेज़ेंटेशन।

यह Microsoft का कंपाउंड फ़ाइल है: छोटा संरचित कंटेनर जो स्लाइड, embed वस्तुएँ और मीडिया अलग-अलग बाइनरी धाराओं में रखता है। यही संरचना पुरानी .doc और .xls की भी है।

PPT में VBA मैक्रो हो सकते हैं, और यह ख़ुद को उस संस्करण से अलग नहीं बताता जिसमें नहीं हो सकते — एक्सटेंशन दोनों हालत में वही है। प्रेज़ेंटेशन फ़ाइलें मैक्रो मालवेयर पहुँचाने का सचमुच लोकप्रिय ज़रिया रही हैं।

आधुनिक फ़ॉर्मेट ने इसे दिखाई देने लायक़ बनाया: PPTX बिलकुल मैक्रो नहीं रख सकता, और जिसे चाहिए उसे PPTM होना पड़ता है, जो एक्सटेंशन में ख़ुद बताती है। पुरानी फ़ाइल को PPTX में बदलना साथ में हर मैक्रो सामग्री हटा देता है।

दो वजहें जुड़ती हैं। फ़ॉर्मेट संपीड़ित नहीं है — PPTX ZIP है और PPT नहीं — इसलिए एक जैसी सामग्री बस बड़ी है। और पुराने डेक जमा होते हैं: कैमरा रिज़ॉल्यूशन पर पेस्ट तस्वीरें, काटी तस्वीरों के छुपे हिस्से अब भी सहेजे।

वह आख़िरी बात रुककर सोचने लायक़ है। सालों संपादित डेक में ऐसी सामग्री हो सकती है जिसे कोई बाँटना नहीं चाहता, और कंपाउंड फ़ाइल में यह स्लाइड सॉर्टर से दिखती नहीं। PPTX में बदलना और Compress Pictures चलाना आकार सँभालता है।

2004 में बना डेक उस मशीन पर मौजूद फ़ॉन्ट के हिसाब से सजाया गया था, और स्लाइड में विकल्प सोखने के लिए कोई रीफ़्लो नहीं। आज खोलिए तो हेडिंग वहाँ लिपटती है जहाँ पहले नहीं लिपटती थी।

दूसरी समस्या है पहलू अनुपात। उस दौर की प्रेज़ेंटेशन 4:3 हैं और अब हर स्क्रीन 16:9 है। PowerPoint खींचकर या letterbox करके बदलता है, दोनों ही मूल ले-आउट का सम्मान नहीं करते। मायने रखने वाले डेक को दोबारा सजाना ही सही है।

LibreOffice Impress PPT पढ़ता है और मुफ़्त है, और Google Slides इसे आयात करता है। दोनों पाठ, ले-आउट और तस्वीरें अच्छे से सँभालते हैं और दोनों एनिमेशन का अनुमान लगाते हैं, जो विरासत में मिले डेक के लिए लगभग हमेशा काफ़ी है।

मौजूदा PowerPoint अब भी इस फ़ॉर्मेट को संगति मोड में खोलता है, जो नई विशेषताएँ बंद कर देता है। यह हमेशा के लिए इसकी गारंटी नहीं देगा: 2007 से पहले के बाइनरी फ़ॉर्मेट का समर्थन सालों से सिकुड़ रहा है।

काफ़ी छोटी फ़ाइल, क्योंकि फ़ॉर्मेट संपीड़ित है। रिवर्स-इंजीनियर बाइनरी की जगह दस्तावेज़ीकृत खुला मानक। कोई मैक्रो सामग्री नहीं, और अदृश्य रूप से जोड़े जाने का कोई रास्ता नहीं। और 2007 के बाद PowerPoint ने जो कुछ जोड़ा उस तक पहुँच।

बदलाव सामान्य डेक के लिए भरोसेमंद है: पाठ, ले-आउट, तस्वीरें, टेबल और चार्ट सब पार होते हैं। एनिमेशन और ट्रांज़िशन नज़दीकी समकक्ष में मैप होते हैं, और उस दौर की embed वीडियो अक्सर बिलकुल नहीं बचती।

अगर डेक तैयार है और कोई इसे दोबारा संपादित नहीं करेगा — आर्काइव किया गया वार्तालाप, दी गई प्रेज़ेंटेशन का रिकॉर्ड — PDF बेहतर गंतव्य है। यह ले-आउट हमेशा के लिए तय करता है, फ़ॉन्ट embed करता है।

सामग्री दोबारा इस्तेमाल होगी तो PPTX में बदलिए, और यह रिकॉर्ड है तो PDF में। कई सौ पुराने डेक के आर्काइव के लिए, दोनों करना बचाव लायक़ है: संपादन-योग्य कॉपी के लिए PPTX, बीस साल बाद भी रेंडर होने की गारंटी वाली PDF।