Was ist eine PPT-Datei?

PPT ist ein Binärformat, das nur einem Programm etwas sagt, das es kennt. Eingesetzt wird es für die Bearbeitung.

Die Endung lautet .ppt, der volle Name PowerPoint 97-2003 Presentation. Beides sagt weniger aus als das, was die Datei halten kann — und davon handelt der Rest dieser Seite.

Microsoft hat es 1990 veröffentlicht.

Einem Format, das so lange lesbar geblieben ist, kann man etwas anvertrauen, das man in zehn Jahren wiederhaben will.

Sie ist niedergeschrieben und umsetzbar, doch wie die nächste Fassung aussieht, entscheidet der Hersteller. In der Praxis reicht das, damit die Datei weiter aufgeht; es reicht nicht, um sich darauf zu verlassen.

Es geht überall noch auf und wird von älteren Programmen noch geschrieben, aber es wird nichts Neues mehr darum herum gebaut. Wandle um, was du behalten willst, und wähle es nicht für etwas, das heute anfängt.

Eine PPT-Datei ist nicht auf eine Seite beschränkt. Beim Umwandeln in etwas, das es ist, zählt das: Eine Umwandlung ergibt eine Datei mit genau einer Seite — der ersten, sofern sich die Seite nicht auswählen lässt.

PPT enthält eine Präsentation: eine Folie je Bildschirm, auf einen Beamer zugeschnitten und nicht auf Papier.

Daraus folgt, wie es sich umwandeln lässt: eine Seite je Folie, mit flachgelegten Animationen — eine Seite kann nicht in Etappen erscheinen.

Microsoft PowerPoint und LibreOffice Impress lesen es, und die meisten Programme derselben Art ebenfalls.

Wenn eine Datei nicht aufgeht, liegt es selten am Format — häufiger daran, dass das Programm älter ist als das Format. Die Umwandlung in etwas Älteres ist der verlässliche Weg daran vorbei, und dafür gibt es den Rest dieser Website.

Kein Browser liest es.

Das ist der häufigste Grund, es umzuwandeln: nicht dass das Format schlecht wäre, sondern dass die Stelle, an der die Datei erscheinen soll, es nicht lesen kann.

PPT ist zum Öffnen und Ändern gedacht. Behalte die Datei in diesem Format, solange die Arbeit läuft, und exportiere daraus, wann immer eine fertige Fassung gebraucht wird.

PowerPoint schrieb PPT bis 2007. Eine Datei mit dieser Endung ist deshalb fast immer etwas Weitergegebenes — eine Schulungspräsentation, die seit 2004 im Umlauf ist, eine Vorlage, die zwei Jahrzehnte durch ein Büro kursiert, ein Konferenzvortrag aus dem Archiv.

Technisch ist es ein Microsoft-Compound-File: ein kleiner strukturierter Container mit den Folien, eingebetteten Objekten und Medien als separaten Binärströmen. Dieselbe Struktur nutzten die alten .doc und .xls, weshalb sich alle drei ähnlich verhalten und dieselben Alterungsprobleme teilen.

PPT kann VBA-Makros enthalten, und nichts an der Endung verrät, ob das der Fall ist. Präsentationsdateien waren ein tatsächlich beliebter Verbreitungsweg für Makro-Schadsoftware — die Emotet-Welle 2019 legte in Deutschland unter anderem das Berliner Kammergericht und die Humboldt-Universität lahm, ausgelöst durch genau diesen Mechanismus in Office-Anhängen. Eine Präsentation von einem unbekannten Absender ist ein Anhang, den man mit Misstrauen behandeln sollte.

Die modernen Formate haben das sichtbar gemacht: PPTX kann überhaupt keine Makros enthalten, und eine Präsentation, die welche braucht, muss PPTM sein, was sich schon an der Endung zeigt. Eine alte Datei nach PPTX umzuwandeln entfernt jeden Makroinhalt als Nebeneffekt, und für die meisten geerbten Präsentationen ist das ein Gewinn, kein Verlust.

Zwei Gründe verstärken sich. Das Format ist nicht komprimiert — PPTX ist ein ZIP, PPT nicht —, also ist derselbe Inhalt schlicht größer. Und alte Präsentationen sammeln an: Bilder in voller Kameraauflösung eingefügt, zugeschnittene Bilder, deren verdeckte Bereiche weiterhin gespeichert bleiben, eingebettete Tabellenkalkulationen, Folien, die aus der Ansicht gelöscht, aber in der Datei verblieben sind.

Der letzte Punkt lohnt einen genaueren Blick. Eine über Jahre bearbeitete Präsentation kann Material enthalten, das niemand verteilen will, und in einem Compound-File ist das aus der Foliensortierung heraus nicht sichtbar. Nach PPTX umwandeln und Bilder komprimieren löst das Größenproblem; nachzusehen, was tatsächlich in der Datei liegt, ist eine eigene Übung und gelegentlich eine unangenehme.

Eine 2004 gebaute Präsentation war gegen Schriften ausgerichtet, die auf dem damaligen Rechner vorhanden waren, und eine Folie hat keinen Fließtext-Umbruch, der einen Ersatz auffängt. Heute geöffnet, brechen Überschriften anders um, laufen Textfelder über, und eine sorgfältig ausgerichtete Anordnung stimmt nicht mehr.

Das zweite Problem aus jener Zeit ist das Seitenverhältnis. Präsentationen dieses Alters sind 4:3, und jeder heutige Bildschirm und Beamer ist 16:9. PowerPoint rechnet um, entweder durch Strecken oder durch Ränder, und keines von beidem respektiert das Layout. Eine wichtige Präsentation lohnt eine echte Neugestaltung statt einer Größenänderung, eine unwichtige lohnt einen PDF-Export und liegen lassen.

LibreOffice Impress liest PPT und ist kostenlos, Google Präsentationen importiert es ebenfalls. Beide stellen Text, Layout und Bilder gut dar und beide nähern sich Animationen an, was für eine geerbte Präsentation fast immer ausreicht.

Aktuelles PowerPoint öffnet das Format weiterhin, in einem Kompatibilitätsmodus, der neuere Funktionen abschaltet. Was es nicht dauerhaft garantiert: Die Unterstützung der Vor-2007-Binärformate schrumpft seit Jahren, und eine Datei, die niemand mehr öffnen kann, ist eine verlorene Datei. Das ist das eigentliche Argument, ein Archiv jetzt umzuwandeln, statt erst, wenn jemand es dringend braucht.

Eine deutlich kleinere Datei, weil das Format komprimiert ist. Ein dokumentierter offener Standard statt eines rückentwickelten Binärformats, den also mehr Software lesen kann und weiter lesen wird. Keinen Makroinhalt mehr, und keine Möglichkeit, dass unsichtbar welcher hinzukommt. Und Zugriff auf alles, was PowerPoint seit 2007 ergänzt hat, was im Kompatibilitätsmodus nicht funktioniert.

Die Umwandlung selbst ist bei gewöhnlichen Präsentationen zuverlässig: Text, Layout, Bilder, Tabellen und Diagramme wandern alle mit. Animationen und Übergänge werden auf die nächstliegende Entsprechung abgebildet, und eingebettetes Video aus jener Zeit übersteht das häufig gar nicht — es hing meist von einem Codec ab, den kein aktueller Rechner mehr besitzt.

Ist die Präsentation fertig und wird niemand sie mehr bearbeiten — ein archivierter Vortrag, das Protokoll einer gehaltenen Präsentation, ein zu verteilendes Dokument —, ist PDF das bessere Ziel. Es fixiert das Layout dauerhaft, bettet die Schriften ein und beseitigt jede Frage, was die Software der Empfängerin damit macht.

Nach PPTX umwandeln, wenn der Inhalt weiterverwendet wird, nach PDF, wenn es ein Beleg ist. Für ein Archiv mit mehreren hundert alten Präsentationen ist beides zu tun vertretbar: PPTX als bearbeitbare Kopie, PDF als die, die garantiert auch in zwanzig Jahren noch dargestellt wird.