Che cos’è un file PPT?

PPT è un formato binario, che ha senso solo per un programma che lo conosce. Si usa per la modifica.

L’estensione è .ppt e il nome per esteso è PowerPoint 97-2003 Presentation. Contano entrambi meno di ciò che il file può contenere, ed è di questo che parla il resto della pagina.

Microsoft lo ha pubblicato nel 1990.

A un formato rimasto leggibile così a lungo si può affidare qualcosa che vuoi ritrovare fra dieci anni.

È scritta e implementabile, però è il produttore a decidere come sarà la versione successiva. In pratica basta perché il file continui ad aprirsi; non basta per starne tranquilli.

Si apre ancora dappertutto e i programmi più vecchi lo scrivono ancora, ma attorno non si costruisce più niente di nuovo. Converti ciò che vuoi tenere e non sceglierlo per qualcosa che comincia oggi.

Un file PPT non è limitato a una pagina, e la cosa conta quando lo si converte in qualcosa che invece lo è: una conversione produce un solo file con dentro una sola pagina — la prima, a meno che non sia una di quelle che il convertitore ti lascia scegliere.

PPT contiene una presentazione: una diapositiva per schermata, dimensionata per un proiettore e non per la carta.

È questo a decidere come si converte: una pagina per diapositiva, con le animazioni appiattite, perché una pagina non può comparire a tappe.

Microsoft PowerPoint e LibreOffice Impress lo leggono, e così fanno quasi tutti i programmi dello stesso tipo.

Quando un file non si apre, il formato è raramente il problema: più spesso è il programma a essere più vecchio di lui. Convertire in qualcosa di più vecchio è la via d’uscita affidabile, ed è a questo che serve il resto di questo sito.

Nessun browser lo legge.

È di gran lunga il motivo più comune per convertirlo: non che il formato sia scadente, ma che il posto in cui vuoi mostrare il file non sappia leggerlo.

PPT è pensato per essere aperto e modificato. Tieni il file in questo formato per tutto il tempo in cui il lavoro va avanti, ed esporta da lì ogni volta che serve una copia finita.

PowerPoint ha scritto PPT fino al 2007. Un file con quell’estensione è quindi quasi sempre qualcosa arrivato da qualcun altro: il materiale di un corso salvato dal 2004, un modello che circola da vent’anni in un ufficio, la presentazione di un convegno recuperata da un backup.

Internamente è un file composto Microsoft: un piccolo contenitore strutturato con le diapositive, gli oggetti incorporati e i media salvati come flussi binari separati. È la stessa tecnologia dei vecchi .doc e .xls, ed ecco perché i tre si comportano allo stesso modo e condividono gli stessi problemi.

Un PPT può contenere macro VBA e non si distingue in nulla da uno che non le ha: l’estensione è identica in entrambi i casi. I file di presentazione sono stati per anni una via d’ingresso molto efficace per il malware da macro, e una presentazione che arriva da un mittente sconosciuto è fra gli allegati che meritano diffidenza.

I formati moderni hanno reso visibile il problema: un PPTX non può ospitare macro affatto, e una presentazione che ne abbia bisogno deve essere PPTM, cosa che viene dichiarata nell’estensione. Convertire un file vecchio in PPTX elimina di conseguenza qualsiasi codice, che per quasi tutto il materiale ereditato è un vantaggio e non una perdita.

Si sommano due motivi. Il formato non è compresso — un PPTX è uno ZIP e un PPT no — quindi lo stesso contenuto occupa di più senz’altro. E le presentazioni vecchie accumulano: foto incollate alla risoluzione piena della fotocamera, immagini ritagliate la cui parte nascosta resta comunque salvata, fogli di calcolo incorporati e diapositive tolte dalla vista ma non dal file.

Quest’ultimo punto merita un momento. Una presentazione modificata per anni può contenere materiale che nessuno intende distribuire, e in un file composto non si vede dal riquadro delle diapositive. Convertirla in PPTX e comprimere le immagini risolve la dimensione; guardare cosa c’è davvero dentro è un esercizio a parte e a volte inquietante.

Una presentazione montata nel 2004 è stata composta contro i font presenti su quel computer, e una diapositiva non ha un riflusso che assorba una sostituzione. Apritela oggi e i titoli si spezzano dove non si spezzavano, le caselle di testo traboccano, e gli allineamenti curati da qualcuno smettono di allinearsi.

L’altro problema d’epoca è il rapporto d’aspetto. Le presentazioni di allora sono 4:3 e tutti gli schermi e proiettori attuali sono 16:9. PowerPoint converte, allungando o aggiungendo bande, e nessuna delle due cose rispetta un’impaginazione. Una presentazione importante merita di essere rifatta; una che non conta merita di essere esportata in PDF e lasciata in pace.

LibreOffice Impress legge PPT ed è gratuito, e Google Slides lo importa. Entrambi gestiscono bene testo, impaginazione e immagini, ed entrambi approssimano le animazioni, cosa che per una presentazione ereditata basta quasi sempre.

PowerPoint attuale continua ad aprire il formato in una modalità di compatibilità che disattiva le funzioni nuove. Ciò che non garantisce è farlo indefinitamente: il supporto ai binari precedenti al 2007 si è ristretto per anni, e un file che nessuno può aprire è un file perso. Questo è il vero argomento per convertire un fondo documentale ora e non il giorno in cui qualcuno ne avrà bisogno.

Le tre uscite disponibili sono PPTX, ODP e PDF, e tutte le produce LibreOffice in un nostro contenitore, non il browser. È una delle poche conversioni del sito in cui il file esce dal computer: viaggia verso api.quinvert.com, viene scritto in una cartella temporanea appena creata e lì si chiama input più l’estensione, così il nome che gli avete dato voi non tocca il disco. L’intera cartella viene cancellata al termine, anche su ogni percorso di errore. Il contenitore non ha accesso a internet e il risultato viene restituito senza permesso di cache.

Da qui deriva anche il limite: 25 MB per file nelle conversioni che passano dal server, contro i 100 MB di quelle risolte nel browser. E un avviso onesto: la zona di trascinamento applica il limite generoso a tutto, quindi una presentazione da 60 MB entra nell’interfaccia e viene rifiutata dall’interfaccia di programmazione dopo. Se ne avete una così, alleggerite prima le immagini.

La nota che accompagna queste conversioni è breve e precisa: il formato sopravvive; macro, oggetti incorporati e cronologia delle revisioni di solito no. Testo, disposizione, immagini, tabelle e grafici arrivano bene; animazioni e transizioni vengono approssimate al loro equivalente più vicino, e il video incorporato di quell’epoca si perde spesso perché dipendeva da un codec che non esiste più su nessuna macchina.

Verso PDF c’è una seconda avvertenza da tenere presente: l’impaginazione viene riprodotta con font sostitutivi di metrica compatibile. Il contenitore ha installate Liberation, Carlito, Caladea, DejaVu e le Noto, quindi una presentazione fatta con Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri o Cambria esce dove stava. Qualsiasi altra famiglia viene sostituita in silenzio e la composizione si sposta.

Se la presentazione è finita e nessuno la modificherà più — una conferenza archiviata, il registro di qualcosa che è stato esposto, un documento che circola — il PDF è la destinazione migliore. Fissa l’impaginazione per sempre, incorpora i font ed elimina ogni domanda su cosa farà il programma di chi lo riceve.

Convertite in PPTX quando il contenuto verrà riutilizzato e in PDF quando è una testimonianza. Per un fondo di diverse centinaia di presentazioni vecchie, fare entrambe le cose è difendibile: PPTX come copia modificabile e PDF come copia che continuerà ad apparire uguale fra vent’anni.