ODS を PDF に変換

ODS は LibreOffice Calc の標準形式で、公開された規格であり特定企業の内部構造ではないという理由から、自治体や公的機関が採用を進めています。良い形式ですが、実務上よく起きる問題が一つあります。Excel を使っている相手に送ると、これは何のファイルかと聞き返されることが少なくありません。

PDF はその問題を、意味のある方向で解決します。誰でも、どんな環境でも開け、こちらが見ているのと同じものが見えます。見積書や経費精算、決算資料や価格表であれば、それだけで十分です。

このサイトのほかのすべての表計算変換は、別の会社が作った形式をエンジンが解釈する作業を含みます。この変換だけは違います。ODS は LibreOffice 自身の形式で、変換を行うエンジンも LibreOffice です。そのソフトが書いたファイルを、そのソフト自身が読みます。

これがここで公開しているどの表計算 PDF 変換よりも忠実な理由です。セルのスタイル、数値の書式、条件付き書式、結合セル、罫線、列幅は、外部の記述から再構築しているのではなく、そのまま印刷しているだけです。

Calc のファイルに入っているグラフは画像ではなく図形の集まりで、PDF も図形を記述できる形式です。そのためグラフは PDF にベクターとして書き込まれます。四百パーセントに拡大しても軸線は 1 ピクセルの太さのままで、ラベルもくっきりしています。

表計算が印刷所へ回るとき、あるいは大画面で読まれる資料に組み込まれるときに、これは知っておく価値があります。グラフをラスター化する変換であれば、ノートパソコンでは同じに見えても、大きな画面では明らかに粗くなります。

表計算は入力を続ける限り横にも縦にも広がりますが、PDF は決まった大きさの紙の集まりです。両者の間で、どこかがページの区切りを決めなければならず、それを決めているのはファイルに保存されたページスタイルで、変換はそれをそのまま踏襲します。印刷範囲、拡大縮小、用紙の向き、繰り返し見出し行がその内容です。

表が不自然な位置で切れているなら、直すのは Calc 側です。書式、ページスタイルから用紙を横向きにし、印刷範囲を「幅を 1 ページに合わせる」に設定してから変換してください。見出し行を繰り返す設定にしておけば、4 ページ目にも列名が残ります。印刷プレビューと同じものが出てくるのは、変換が同じ処理をなぞっているからです。

PDF に入るのは計算式ではなく結果です。すべてのセルは変換した瞬間の値を示し、その後は再計算されません。外部リンクも、変動する日付も、受け取った側の地域設定や小数点記号への依存もありません。

送付・保管する文書としては、それが限界ではなく本来の目的です。数字が固定され、誰が開いても同じに見えます。相手が本当に数値をいじる必要があるなら、表計算ファイルも別途送ってください。

この変換への需要のかなりの部分は、何もインストールできない環境から来ています。ロックされた業務用ノートパソコン、Chromebook、スマートフォン、借りたパソコン。ここではオフィスソフトのエンジンがサーバー側で動くので、ブラウザーはファイルを渡して結果を受け取るだけで済みます。

ファイルは暗号化された通信で送られ、外部と通信できない隔離環境で変換され、作業ファイルは処理が終わり次第削除されます。無料枠は 25 MB までで、表計算がそこに達するのは埋め込み画像が多い場合くらいです。

PDF は完成した表計算のためのものです。受け取った相手が並べ替えたりフィルターをかけたり列を足したり数式を確認したりする必要があるなら、PDF は全部を打ち直させることになり、実際にそうなります。

そうした場合は XLSX に変換してください。現行の Excel はそのまま開き、Calc も実務に十分なレベルで往復できます。ODS はご自身の正本として残しておいてください。この形式が存在する理由そのものである、二十年後も読める版だからです。

一度に最大 100 個の ODS ファイルをドロップできます。それぞれ順番に変換され、拡張子を差し替えた同じ名前のまま、できあがった PDF は 1 つの ZIP にまとまって戻ってきます。

部署ごとの月次シート、請求書一式、学期分のレポートなど、毎回 20 回「PDF としてエクスポート」を選ばずに済みます。この変換はサーバー上で動くため、無料プランの 1 日 100 回のサーバー変換にも数えられます。月次のフォルダーひとつなら十分余裕がありますが、蔵書を一気に処理するような作業は上限に近づきます。