ODS in PDF umwandeln

ODS ist das native Format von LibreOffice Calc, und es ist genau das Format, das mehrere deutsche Landesverwaltungen inzwischen bewusst einsetzen, statt bei einem herstellergebundenen Format zu bleiben — Schleswig-Holstein hat den Umstieg auf offene Formate auf tausenden Rechnern ausdrücklich vollzogen. Wer aus so einer Umgebung heraus arbeitet, verschickt Tabellen als ODS und bekommt gelegentlich die Rückfrage, was diese Datei überhaupt sei.

PDF löst genau dieses Problem in der Richtung, die zählt: Es öffnet sich bei jedem, ohne dass die Empfängerin oder der Empfänger irgendeine bestimmte Software installiert haben muss, und zeigt exakt das, was auf dem eigenen Bildschirm zu sehen war. Für einen Kostenvoranschlag, eine Abrechnung oder eine Aufstellung reicht das völlig.

Jede andere Tabellenumwandlung dieser Website lässt eine Engine ein fremdes Format interpretieren. Diese nicht: ODS ist LibreOffice’ eigenes Format, und die Engine, die hier umwandelt, ist LibreOffice selbst. Sie liest die Datei genau so, wie das Programm sie geschrieben hat.

Deshalb ist das die treueste Tabellen-zu-PDF-Umwandlung, die es hier gibt. Zellformate, bedingte Formatierung, Rahmen, verbundene Zellen und Spaltenbreiten werden nicht aus einer fremden Beschreibung rekonstruiert — sie werden schlicht gedruckt.

Ein Diagramm in einer Calc-Datei ist eine Zeichnung aus Formen, keine Bilddatei, und PDF beschreibt Formen ebenfalls. Diagramme werden deshalb als Vektoren ins PDF geschrieben: bei 400 Prozent Zoom sind die Achsenlinien noch immer einen Pixel breit und die Beschriftung noch immer scharf.

Das ist wichtig, wenn die Tabelle in einen Report geht, der auf einem großen Bildschirm gelesen oder gedruckt wird. Eine Umwandlung, die Diagramme in Bilder verwandeln würde, sähe auf dem Laptop gleich aus und beim Druck sichtbar schlechter.

Eine Tabelle wächst, solange man weiterschreibt; ein PDF besteht aus festen Seiten. Wo die eine in die andere übergeht, entscheidet die in der Datei gespeicherte Seitenvorlage — Druckbereich, Skalierung, Ausrichtung, wiederholte Kopfzeilen — und die Umwandlung folgt dieser Vorgabe, statt eine eigene zu erfinden.

Wird eine Tabelle an einer ungünstigen Stelle zerschnitten, liegt die Korrektur in Calc, vor der Umwandlung: Format, Seitenvorlage, dann Querformat und „Druckbereich auf Breite anpassen" einstellen. Den Druckbereich exakt auf die relevanten Zellen begrenzen und die Kopfzeile zum Wiederholen markieren, damit auch Seite vier noch Spaltenüberschriften trägt. Das PDF entspricht dann der Druckvorschau, weil beide denselben Vorgang durchlaufen.

Das PDF enthält die Ergebnisse, nicht die Berechnungen. Jede Zelle zeigt, was zum Zeitpunkt der Umwandlung darin stand, und nichts rechnet danach neu — keine externen Verknüpfungen, keine sich ändernden Datumswerte, keine Abhängigkeit vom Dezimaltrennzeichen der Empfängerin.

Für ein Dokument, das verschickt oder abgelegt wird, ist genau das der Sinn und keine Einschränkung: Die Zahlen stehen fest und sind für jeden gleich, der die Datei öffnet. Muss jemand tatsächlich mit den Zahlen weiterarbeiten, gehört eine Tabelle zusätzlich verschickt.

Ein großer Teil der Nachfrage nach dieser Umwandlung kommt von Menschen, die nichts installieren können: ein gesperrter Dienstrechner, ein Chromebook, ein Telefon, ein geliehenes Gerät. Diese Umwandlung braucht nichts davon — die Office-Engine läuft auf dem Server, und der Browser muss nur die Datei hinüberreichen und das Ergebnis wieder entgegennehmen.

Die Datei reist über eine verschlüsselte Verbindung, wird in einer isolierten Umgebung ohne Verbindung ins offene Internet umgewandelt, und die Arbeitsdateien werden gelöscht, sobald der Auftrag abgeschlossen ist. Die kostenlose Grenze liegt bei 25 Megabyte, was eine Tabelle nur erreicht, wenn viele eingebettete Bilder enthalten sind.

PDF passt zu einer Tabelle, die fertig ist. Muss die Empfängerin sortieren, filtern, eine Spalte ergänzen oder eine Formel prüfen, zwingt ein PDF sie dazu, alles neu abzutippen — und genau das wird dann auch passieren.

Für diese Fälle ist XLSX die richtige Umwandlung. Aktuelles Excel öffnet es unmittelbar, und Calc verarbeitet es für normale Zwecke ebenfalls sauber. Die ODS-Datei bleibt als eigene Ausgangsversion bestehen — sie ist die Version, die auch in zwanzig Jahren noch lesbar sein wird, was genau der Grund ist, warum das Format existiert.

Der Server, der die Umwandlung ausführt, hat keine Windows-Schriftinstallation dabei, sondern eine feste Auswahl: die Liberation-Familien, Carlito, Caladea, DejaVu, Noto Core und Noto CJK. Carlito ist der metrische Zwilling von Calibri, Caladea der von Cambria — beide wurden genau dafür gebaut, dieselben Zeilenumbrüche und Seitenzahlen zu erzeugen wie das Original.

Für eine Tabelle in Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri, Cambria oder mit eingebetteten Schriften ist das Layout deshalb verlässlich dasselbe wie in Calc. Für jede andere Schriftart wird stillschweigend ersetzt, und der Umbruch kann sich verschieben. Bei einer Tabelle mit vielen schmalen Spalten lohnt es sich, genau das an einer Beispielseite zu prüfen, bevor der ganze Ordner läuft.

Die hochgeladene Datei landet in einem eigens für diesen Auftrag angelegten Verzeichnis, unter einem neutralen Namen wie input.ods statt unter dem ursprünglichen Dateinamen — der Name der Tabelle selbst berührt also keine Festplatte. Der Umwandlungscontainer hat keine Verbindung ins offene Internet, kann also selbst dann nichts nach außen senden, wenn eine eingebettete Formel oder ein Makro es versuchen wollte.

Sobald die PDF-Datei fertig ist, wird das gesamte Auftragsverzeichnis gelöscht — auch dann, wenn die Umwandlung fehlschlägt, nicht nur im Erfolgsfall. Das fertige PDF wird zudem mit der Anweisung ausgeliefert, es nirgends zwischenzuspeichern. Es gibt keine Datenbank und keinen Objektspeicher in diesem Teil des Systems, in dem eine Tabelle über den Moment der Umwandlung hinaus liegen bleiben könnte.

Weil diese Umwandlung auf unserem Server läuft und nicht im Browser, zählt sie gegen ein Tageskontingent: hundert Serverumwandlungen pro Tag, kostenlos, ohne Konto. Das Kontingent setzt sich um Mitternacht UTC zurück, nicht nach vierundzwanzig festen Stunden ab der letzten Nutzung.

Für die übliche Nutzung — eine Handvoll Tabellen am Monatsende, eine Serie von Angeboten — liegt das weit unter dieser Grenze. Wer ein ganzes Archiv an einem Nachmittag durchlaufen lassen will, sollte das Kontingent im Kopf behalten und die Umwandlung notfalls auf zwei Tage verteilen.

Bis zu hundert ODS-Dateien lassen sich auf einmal ablegen. Jede wird der Reihe nach umgewandelt, behält ihren Namen mit getauschter Endung, und die fertigen PDFs kommen gemeinsam als ein ZIP zurück.

Das deckt die wiederkehrende Aufgabe zum Monatsende ab — ein Ordner mit Abteilungstabellen, eine Reihe von Rechnungen, ein Quartal Berichte — ohne jede einzelne Datei zu öffnen und „Als PDF exportieren" zwanzigmal zu wählen. Da jede Datei aus dem Stapel einzeln gegen das Tageskontingent zählt, ist ein monatlicher Ordner unauffällig, ein ganzes Archiv an einem Nachmittag dagegen spürbar.