ODS naar PDF omzetten

ODS is het OpenDocument-rekenblad — het eigen formaat van LibreOffice Calc, en het formaat dat overheden steeds vaker verplicht stellen omdat het een gepubliceerde standaard is en geen interne structuur van één leverancier. Het is een goed formaat met één terugkerend praktisch probleem: stuur het naar iemand met Excel en de kans is groot dat je een vraag terugkrijgt wat ermee moet gebeuren.

PDF lost dat op in de richting die telt. Iedereen kan het openen, op alles, en ziet precies wat jij zag. Voor een offerte, een onkostendeclaratie, een jaarrekening of een prijslijst is dat de hele eis.

Elke andere rekenbladomzetting op deze site laat een engine het formaat van iemand anders interpreteren. Deze niet: ODS is van LibreOffice zelf, en de engine die omzet is LibreOffice. Het bestand wordt gelezen zoals het programma dat het schreef het leest.

Daarom is dit de meest getrouwe rekenblad-naar-PDF-omzetting die hier beschikbaar is. Celstijlen, getalnotaties, voorwaardelijke opmaak, samengevoegde cellen, randen en kolombreedtes worden niet gereconstrueerd uit een vreemde beschrijving — ze worden simpelweg afgedrukt.

Een grafiek in een Calc-bestand is een tekening in vormen, geen plaatje, en PDF beschrijft vormen ook. Grafieken worden dus als vectoren in de PDF geschreven: zoom in op vierhonderd procent en de aslijnen blijven één pixel dik en de labels blijven scherp.

Dat is de moeite waard om te weten als het rekenblad naar een drukker gaat of in een rapport komt dat op een groot scherm gelezen wordt. Een omzetting die grafieken zou rasteriseren, zag er op een laptop identiek uit en op ware grootte zichtbaar slechter.

Een rekenblad loopt door zolang je typt; een PDF bestaat uit vaste pagina’s. De grens ertussen wordt bepaald door de paginastijl in het bestand — afdrukbereiken, schaal, oriëntatie, herhaalde koprijen — en de omzetting volgt die in plaats van er zelf een te verzinnen.

Wordt een tabel op een lastige plek doorgesneden, dan ligt de oplossing in Calc voordat je omzet: Opmaak, Paginastijl, dan liggend en “afdrukbereik aanpassen aan breedte”. Stel het afdrukbereik in op precies de cellen die tellen, en laat de koprij herhalen zodat pagina vier nog kolomtitels heeft.

De PDF bevat de resultaten, niet de berekeningen. Elke cel toont wat hij bevatte op het moment van omzetten, en niets herberekent daarna — geen externe links, geen wisselende datums, geen afhankelijkheid van de decimaalinstelling van de ontvanger.

Voor een document dat verstuurd of gearchiveerd wordt is dat precies de bedoeling: de cijfers liggen vast en zijn voor iedereen die het opent identiek. Moet de ontvanger echt met de getallen rekenen, stuur dan ook een rekenblad mee.

Een groot deel van de vraag naar deze omzetting komt van mensen die niets kunnen installeren: een dichtgetimmerde werklaptop, een Chromebook, een telefoon, een geleende machine. Deze omzetting heeft daar niets voor nodig — de kantoorengine draait op de server, en de browser hoeft alleen het bestand af te geven en het resultaat terug te nemen.

Het bestand reist over een versleutelde verbinding, wordt omgezet in een geïsoleerde omgeving zonder route naar het internet, en de werkbestanden worden gewist zodra de taak klaar is. De gratis limiet is 25 MB, wat een rekenblad alleen haalt als het veel ingesloten afbeeldingen bevat.

PDF is voor een rekenblad dat af is. Moet de ontvanger sorteren, filteren, een kolom toevoegen of een formule controleren, dan dwingt een PDF ze alles opnieuw te typen — en dat zullen ze doen.

Zet voor die gevallen om naar XLSX. Huidig Excel opent het native en Calc rondt het goed genoeg af voor gewoon werk. Bewaar de ODS als je eigen mastercopy — dat is de versie die over twintig jaar nog leesbaar is, en precies waarom het formaat bestaat.

Sleep tot honderd ODS-bestanden tegelijk erin. Elk wordt op zijn beurt omgezet, houdt zijn naam met verwisselde extensie, en de PDF’s komen samen terug als één ZIP.

Dat dekt de terugkerende maandelijkse klus — een map afdelingssheets, een set facturen, een kwartaal rapporten — zonder elk bestand apart te openen en “exporteren als PDF” twintig keer te kiezen. Dit paar draait op onze server, dus elk blad telt ook mee voor de honderd server-omzettingen per dag van het gratis plan.