XLSM を PDF に変換

XLSM は Microsoft が 2007 年に XLSX 向けに導入した ECMA-376 のパッケージ——シートやセル、スタイルを記述する XML の ZIP——に、コンパイル済みの VBA プロジェクトを 1 つ加えたものです。この拡張子が存在するのは、実行可能なコードを含むファイルがそうでないふりをできないようにするためで、マクロウイルスが流行した時代の教訓そのものです。

それ以外はごく普通です。シートも数式も書式もグラフも XLSX とまったく同じ形で保存されており、だからこそブックはどちらの拡張子でも保存でき、マクロを取り除くと見た目が同一のファイルになります。マクロはスプレッドシートの属性ではなく、同じ封筒に同封されたもう 1 個の文書だと考えてください。

この組み合わせは珍しい部類に入ります。変換元の形式を特徴づけているものが、変換先ではまったく表現できません。JPEG を PNG に変換するなら圧縮方式の話になりますが、XLSM を PDF にする場合はコードそのものが丸ごと消え、設定でどうにかなる話ではありません。

これは注釈ではなくはっきり伝えるべき点で、この変換が本当に求めているものかどうかを左右します。ブックが価格計算機や記入フォーム、更新ボタン付きのモデルのような道具なら、PDF はその写真であってコピーではありません。ブックがたまたまマクロで作られた報告書なら、PDF こそがその報告書であり、コードは下流の誰も必要としない足場でした。

この変換を求める場面のほとんどは同じ状況から来ます。数字をクライアントや監査人、取締役会、規制当局、取引先といった相手に渡す必要があり、.xlsm を送ることは、見知らぬ誰かが書いたコードを有効にするようセキュリティ警告を突破してもらうことを意味します。

多くの組織はこれを一律で拒否することで解決しています。メールゲートウェイはマクロ有効の添付を除去し、文書管理システムは受け付けず、Excel 自体もインターネット経由で届いたファイルのマクロを既定でブロックし、たいていの受信者はそのバナーを解除しません。先に変換しておけば交渉自体が要りません。PDF はどの端末でも、どのブラウザーでも、どのビューアーでも開き、有効にするものも判断することも何もありません。

変換中にマクロは 1 つも実行されず、数式も再計算されません。エンジンはブックに保存されている値をそのまま描画します。これは Excel が再計算前にファイルを開いたときに表示するものと同じです。

ほとんどのブックではこれは何も問題になりません。ただしマクロがシートに値を入れる作り——ボタンを押すたびに数値を取得する報告書、データタブから再構築される要約、開くたびに初期化されるフォーム——では、PDF には誰かが最後に保存を押した瞬間のシートの内容がそのまま写ります。マクロを実行してから保存し、それから変換する。これがこの変換で「技術的には完璧だが月が違う書類」ができあがる、いちばんよくある原因です。

コマンドボタン、マクロにつながったドロップダウン、ActiveX コントロール、クリックされるために存在するものはすべてページ上に対応物を持ちません。読者が受け取るのは、その仕組みを取り除いた、印刷時のレイアウトどおりのシートです。

これが損失になるかどうかは、その操作部品が何のためにあったかによります。移動用や更新用のボタンは足場であり、それが消えるのはむしろ改善です。しかしデータ入力用のフォームなら話は別で、変換するとそのシートが本来の目的を果たせない文書になります。受け手が何かを入力する必要があるなら、正直な答えは PDF フォームか、マクロを含まない通常のブックであり、この変換ではありません。

意外に多くのマクロ有効ブックが、印刷範囲やページの向き、繰り返し見出し行を、印刷の直前にコードで設定しています。そのコードはここでは動かないため、変換はファイルに保存されている、つまりマクロを通す前の状態のページ設定をそのまま使います。

症状は、余分な作業用シートが混ざる、範囲が途中で切れる、横向きのはずの報告書が縦向きで 3 倍のページ数になる、といった形で PDF に現れます。直し方は先ほどと同じで 1 分ほどの手間です。ブックを開き、印刷前に用意するマクロを実行し、保存してから、その保存済みファイルを変換してください。Excel の印刷プレビューが示すページ数と結果のページ数を照合するのが、いちばん早い確認方法です。

このサイトの他のデータ系の変換とは違い、これはブラウザーの中では処理されません。スプレッドシートをページに描画するには本格的なオフィスエンジンが必要で、そのため XLSM は暗号化された接続でサーバーへ送られ、外部への通信経路を持たない隔離環境で変換され、作業ファイルはジョブの終了と同時に削除されます。

無料の上限は 1 ファイル 25 メガバイトで、たいていのスプレッドシートには十分な余裕があります。画像やオブジェクトが貼り込まれていない限り、多くは 1 メガバイトにも達しません。組織の外に一切出せない数字を扱うブックなら、正しい経路は Excel 自身の「名前を付けて保存」で、これと同じ処理をローカルで行えます。

セルの書式、罫線、数値の表示形式、条件付き書式、グラフはマクロが生成するものではなくブックに保存されているため、そのまま描画されます。エンジンは Windows の一般的なフォントに字幅互換の書体を当てるため、列幅や改行位置は Excel で見たとおりの位置に収まります。

動きが出るのは埋め込まれていない珍しいフォントを使っている場合で、近い書体に置き換わり間隔がわずかにずれることがあります。文書ほど気になりにくいのは、セルの中身に何が起きても表の骨格が保たれるためです。コメントや非表示シート、印刷範囲の外にある内容は除外され、組織の外に出す文書としてはたいてい望ましい振る舞いです。

受け手が数字を並べ替えたり絞り込んだり、拡張したり再計算したりする必要があるなら、PDF は不向きな成果物で、どれだけ体裁を整えても解決しません。Excel から「.xlsx として保存」すれば VBA プロジェクトだけが取り除かれ、ほかはすべて残るので、メールゲートウェイとセキュリティ警告の両方を通過しながら実際に使えるスプレッドシートを渡せます。

PDF に変換するのは、文書が完成していて、送付・保管・署名・印刷が目的の場合です。全員が同じページを見ることが重要な場面です。この 2 つは同じ問いへの競合する答えではなく、別々の問いへの答えです。判断基準は、受け手がファイルを読むのか、それとも使うのかです。