XLSM naar PDF omzetten

Een XLSM is hetzelfde ECMA-376-pakket dat Microsoft in 2007 introduceerde voor XLSX — een ZIP van XML-delen die bladen, cellen en stijlen beschrijven — met één toevoeging: een gecompileerd VBA-project dat erin zit. De extensie bestaat precies zodat een bestand met uitvoerbare code niet kan doen alsof het er geen heeft, wat de hele les van het macrovirustijdperk was.

Al het andere eraan is gewoon. De bladen, formules, opmaak en grafieken zijn opgeslagen precies als in een XLSX, wat waarom een werkboek op beide manieren opgeslagen kan worden en waarom de macro's verwijderen een bestand oplevert dat er identiek uitziet. De macro is geen eigenschap van de spreadsheet; het is een tweede document dat in dezelfde envelop meereist.

Dit paar is ongewoon onder de omzettingen doordat het ding dat het bronformaat onderscheidend maakt, precies is wat het doel helemaal niet kan vertegenwoordigen. Een JPEG naar een PNG omzetten gaat over compressie; een XLSM naar een PDF omzetten gooit de code gewoon weg, en er is geen instelling die dat verandert.

Het is de moeite waard dat duidelijk te maken in plaats van als voetnoot te behandelen, want het bepaalt of dit de omzetting is die je wilt. Is het werkboek een gereedschap — een prijsrekentool, een formulier dat iemand invult, een model met een Vernieuwen-knop — dan is de PDF een foto ervan en geen kopie. Is het werkboek een rapport dat toevallig met macro's gebouwd is, dan is de PDF het rapport, en was de code steigerwerk dat niemand stroomafwaarts nodig had.

De meeste verzoeken om deze omzetting komen uit dezelfde situatie. De cijfers moeten naar iemand — een klant, een auditor, een bestuurspakket, een toezichthouder, een leverancier — en een .xlsm sturen betekent een vreemde vragen om door een beveiligingswaarschuwing te klikken en code in te schakelen geschreven door iemand die ze niet kennen.

Heel veel organisaties beantwoorden die vraag centraal door te weigeren. Mailgateways strippen macrobijlagen, documentbeheersystemen wijzen ze af, en Excel zelf blokkeert macro's in bestanden die van internet komen met een balk die de meeste ontvangers niet zullen overrulen. Eerst omzetten schrapt de onderhandeling helemaal: een PDF opent op elk apparaat, in elke browser en in elke viewer, zonder iets in te schakelen en zonder iets te beslissen.

Geen macro draait tijdens de omzetting en geen formule wordt herberekend. De engine rendert de waarden die in het werkboek zijn opgeslagen, wat ook is wat Excel toont wanneer het een bestand opent voordat er herberekend wordt.

Voor de meeste werkboeken is dat onzichtbaar en correct. Voor een werkboek waar een macro een blad vult — een rapport dat cijfers ophaalt bij een klik op een knop, een samenvatting herbouwd uit een gegevenstab, een formulier dat zichzelf leegmaakt bij het openen — betekent het dat de PDF bevat wat op het blad stond de laatste keer dat iemand op Opslaan drukte. Draai de macro, sla op, zet dan om. Het is de meest voorkomende manier waarop deze omzetting een technisch perfect document oplevert dat de verkeerde maand toont.

Opdrachtknoppen, keuzelijsten gekoppeld aan macro's, ActiveX-bedieningselementen en alles wat bestaat om aangeklikt te worden heeft geen tegenhanger op een pagina. Wat de lezer krijgt is het blad, opgemaakt zoals het zou afdrukken, zonder het mechanisme.

Of dat een verlies is hangt af van waar de bedieningselementen voor waren. Navigatieknoppen en Vernieuwen-knoppen zijn steigerwerk en hun afwezigheid is een verbetering; een invoerformulier is dat niet, en het omzetten ervan levert een document op dat het ene ding niet kan doen waarvoor het gebouwd werd. Moet de ontvanger iets invoeren, dan is een PDF-formulier of een gewoon macrovrij werkboek het eerlijke antwoord, en deze omzetting niet.

Een verrassend aantal macro-werkboeken stelt het afdrukgebied, de paginarichting of de herhaalde koprijen in code in, vlak voor het afdrukken. Die code draait hier niet, dus gebruikt de omzetting de pagina-instelling die in het bestand is opgeslagen — wat het laatst toegepaste en opgeslagene is, niet wat de macro zou hebben toegepast.

Het symptoom is een PDF met de verkeerde pagina's erin: een extra kladblad, een bereik dat te vroeg stopt, of een liggend rapport dat staand wordt gerenderd over drie keer zoveel pagina's. De oplossing is dezelfde als hierboven en kost een minuut: open het werkboek, laat de macro doen wat hij voor het afdrukken doet, sla op, en zet het opgeslagen bestand om. Het paginanummer van het resultaat checken tegen wat het afdrukvoorbeeld van Excel toont is de snelste bevestiging dat de twee overeenkomen.

Een PDF is voor iedereen die hem opent hetzelfde document. Een werkboek is dat niet: het herberekent op de machine van de ontvanger, neemt hun regionale instellingen over voor datums en decimaaltekens, vervangt lettertypen die het niet kan vinden, en toont een ander getal als een vluchtige functie of een externe koppeling daar anders resolveert.

Voor alles dat later tegen je aangehaald wordt — een waardering, een set cijfers in een indiening, een tabel in een contractbijlage — is dat verschil de reden om om te zetten. De PDF is een vastlegging van wat je verstuurde, wat wezenlijk iets anders is dan een bestand dat ergens anders iets vergelijkbaars produceert wanneer het geopend wordt.

Anders dan de dataomzettingen op deze site draait dit niet in je browser. Een spreadsheet naar een pagina renderen vereist een volledige kantoormotor, en die draait op een server: de XLSM wordt over een versleutelde verbinding verstuurd, omgezet in een geïsoleerde omgeving zonder route naar internet, en de werkbestanden worden verwijderd zodra de taak klaar is.

De gratis grens is 25 megabyte per bestand, wat ruim is voor een spreadsheet — de meeste zijn ruim onder een megabyte tenzij er afbeeldingen of ingesloten objecten in geplakt zijn. Duidelijk zeggen waar het bestand heen gaat is beter dan suggereren dat alles hier blijft; voor een werkboek met cijfers die je organisatie helemaal niet mag verlaten, is Excels eigen Opslaan als de juiste route, wat hetzelfde werk lokaal doet.

Celopmaak, randen, getalnotaties, voorwaardelijke opmaak en grafieken staan opgeslagen in het werkboek in plaats van door de macro's gegenereerd te worden, en die renderen. De engine vervangt metrisch-compatibele lettertypen voor de gangbare Windows-lettertypen, zodat kolombreedtes en regelafbrekingen landen waar ze in Excel deden.

Wat verschuift is een ongewoon lettertype dat niet ingesloten is, waar een vergelijkbaar lettertype wordt vervangen en de spatiëring iets kan schuiven. Spreadsheets verdragen dat beter dan documenten, want het rooster houdt de structuur vast wat er ook binnen een cel gebeurt. Commentaar, verborgen bladen en alles buiten het gedefinieerde afdrukgebied worden weggelaten, wat normaal is wat je wilt als het document buiten de deur gaat.

Moet de ontvanger de cijfers sorteren, filteren, uitbreiden of opnieuw doorrekenen, dan is een PDF het verkeerde artefact en helpt geen hoeveelheid goede opmaak dat. Het bestand vanuit Excel opslaan als gewone .xlsx verwijdert het VBA-project en behoudt al het andere, wat langs een mailgateway en langs de beveiligingsbalk komt terwijl er een werkende spreadsheet overblijft.

Zet om naar PDF wanneer het document af is en verstuurd, gearchiveerd, ondertekend of afgedrukt wordt — wanneer het ertoe doet dat iedereen dezelfde pagina ziet. De twee zijn geen concurrerende antwoorden op één vraag; het zijn antwoorden op verschillende vragen, en de beslissende factor is of de ontvanger het bestand gaat lezen of gebruiken.