Converter XLSM para PDF

Um XLSM é o mesmo pacote que a Microsoft introduziu para o XLSX em 2007 — um ZIP de partes XML descrevendo planilhas, células e estilos — com um acréscimo: um projeto compilado em VBA guardado dentro dele. A extensão existe justamente para que um arquivo contendo código executável não possa se passar por um que não contém, a lição inteira da era dos vírus de macro.

Tudo o mais nele é comum. As planilhas, fórmulas, formatação e gráficos são guardados exatamente como num XLSX, motivo pelo qual uma pasta de trabalho pode ser salva das duas formas e remover as macros produz um arquivo com aparência idêntica. A macro não é um atributo da planilha; é um segundo documento viajando no mesmo envelope.

Este par é incomum entre conversões porque o que torna o formato de origem distinto é exatamente o que o destino não consegue representar de jeito nenhum. Converter um JPEG em PNG discute compressão; converter um XLSM em PDF descarta o código por completo, e não há ajuste que mude isso.

Vale deixar isso claro em vez de tratar como nota de rodapé, porque decide se esta é a conversão que você quer. Se a planilha é uma ferramenta — uma calculadora de preço, um formulário que alguém preenche, um modelo com um botão de atualizar — o PDF é uma fotografia dela, não uma cópia. Se a planilha é um relatório que por acaso foi construído com macros, o PDF é o relatório, e o código era andaime que ninguém adiante precisava.

A maioria dos pedidos desta conversão vem da mesma situação. Os números precisam chegar a alguém — um cliente, um auditor, um conselho, um fornecedor — e enviar um .xlsm significa pedir a um estranho que clique através de um aviso de segurança e habilite código escrito por alguém que ele não conhece.

Muitas organizações respondem a essa pergunta de forma central, recusando de saída. Filtro de e-mail remove anexo com macro, sistema de gestão documental recusa, e o próprio Excel bloqueia macro em arquivo vindo da internet com um aviso que a maioria dos destinatários não vai contornar. Converter primeiro elimina a negociação inteira: um PDF abre em qualquer aparelho, em qualquer navegador, sem nada para habilitar e nada para decidir.

Nenhuma macro roda durante a conversão e nenhuma fórmula é recalculada. O motor renderiza os valores guardados na planilha, o mesmo que o Excel mostra ao abrir um arquivo antes de qualquer recálculo acontecer.

Para a maioria das planilhas isso é invisível e correto. Para uma planilha em que uma macro preenche uma aba — um relatório que puxa números ao clicar num botão, um resumo remontado a partir de uma aba de dados, um formulário que se limpa ao abrir — significa que o PDF contém o que estava na aba na última vez que alguém salvou. Rode a macro, salve, depois converta. É o jeito mais comum de esta conversão produzir um documento tecnicamente perfeito e mostrando o mês errado.

Botão de comando, lista suspensa ligada a macro, controle interativo e qualquer coisa que existe para ser clicada não tem equivalente numa página. O que o leitor recebe é a planilha, disposta como imprimiria, sem o mecanismo.

Se isso é uma perda depende do que os controles faziam. Botão de navegação e botão de atualizar são andaime, e a ausência deles é uma melhoria; um formulário de entrada de dado não é, e converter produz um documento que não consegue fazer a única coisa para a qual foi construído. Se o destinatário precisa inserir algo, um formulário de PDF ou uma planilha sem macro é a resposta honesta, e esta conversão não é.

Um número surpreendente de planilhas com macro define a área de impressão, a orientação da página ou as linhas de cabeçalho repetidas por código, imediatamente antes de imprimir. Esse código não roda aqui, então a conversão usa o ajuste de página guardado no arquivo — o que foi aplicado e salvo por último, não o que a macro teria aplicado.

O sintoma é um PDF com as páginas erradas: uma aba de rascunho extra, um intervalo que para cedo demais, ou um relatório em paisagem renderizado em retrato ocupando o triplo das páginas. O conserto é o mesmo de antes e leva um minuto: abra a planilha, rode o que a macro faz para preparar a impressão, salve, e converta o arquivo salvo.

Um PDF é o mesmo documento para qualquer pessoa que abrir. Uma planilha não é: recalcula na máquina do destinatário, adota a configuração regional dele para data e separador decimal, substitui fonte que não encontra, e mostra um número diferente se uma função instável ou um link externo resolver diferente ali.

Para qualquer coisa que vai ser citada de volta contra você — uma avaliação, um conjunto de números num envio, uma tabela num anexo de contrato — essa diferença é o motivo de converter. O PDF é um registro do que você enviou, uma coisa materialmente diferente de um arquivo que produz algo parecido ao ser aberto em outro lugar.

Diferente das conversões de dado deste site, esta não roda no seu navegador. Renderizar uma planilha para uma página precisa de um motor de escritório completo, e isso roda no servidor: o XLSM é enviado por conexão criptografada, convertido num ambiente isolado sem saída para a internet, e os arquivos de trabalho são apagados assim que o processo termina.

O limite gratuito é de 25 MB por arquivo, generoso para uma planilha — a maioria fica bem abaixo de um megabyte, a menos que alguém tenha colado imagem ou objeto embutido dentro. Dizer com clareza para onde o arquivo vai é melhor que deixar implícito que ele fica parado; para uma planilha com número que não pode sair da sua organização de jeito nenhum, o caminho certo é o próprio Salvar Como do Excel, que faz o mesmo trabalho localmente.

Formatação de célula, borda, formato de número, formatação condicional e gráfico são guardados na planilha, não gerados pela macro, e renderizam. O motor substitui as fontes comuns do Windows por versões com métrica compatível, então a largura de coluna e a quebra de linha caem no mesmo lugar de antes.

O que muda é uma fonte incomum não embutida, onde uma fonte parecida é substituída e o espaçamento pode deslocar um pouco. Planilhas toleram isso melhor que documentos, porque a grade sustenta a estrutura, aconteça o que acontecer dentro de uma célula. Comentário, aba oculta e qualquer coisa fora da área de impressão definida ficam de fora, normalmente o que você quer quando o documento vai para fora da empresa.

Se o destinatário precisa ordenar, filtrar, estender ou rodar os números de novo, um PDF é o artefato errado, e nenhuma boa formatação conserta isso. Salvar o arquivo do Excel como um .xlsx comum remove o projeto de VBA e mantém tudo o mais, o que passa pelo filtro de e-mail e pelo aviso de segurança deixando uma planilha funcional.

Converta para PDF quando o documento está pronto e vai ser enviado, arquivado, assinado ou impresso — quando o que importa é que todo mundo veja a mesma página. Os dois não competem pela mesma resposta a uma pergunta; são respostas a perguntas diferentes, e o que decide é se o destinatário vai ler o arquivo ou usá-lo.