Convertir XLSM en PDF

Un XLSM est le même paquetage ECMA-376 que Microsoft a introduit en 2007 pour XLSX — un ZIP de parties XML décrivant les feuilles, les cellules et les styles — avec un ajout : un projet VBA compilé stocké dedans. L’extension existe précisément pour qu’un fichier contenant du code exécutable ne puisse pas prétendre être un fichier qui n’en contient pas, ce qui est toute la leçon de l’ère des virus macros.

Tout le reste est ordinaire. Les feuilles, les formules, la mise en forme et les graphiques sont stockés exactement comme dans un XLSX, ce qui explique pourquoi un classeur peut être enregistré de l’une ou l’autre manière et pourquoi retirer les macros produit un fichier d’apparence identique. La macro n’est pas un attribut du tableur ; c’est un second document qui voyage dans la même enveloppe.

Cette paire est inhabituelle parmi les conversions en ceci que la chose qui rend le format source distinctif est la chose que la cible ne peut pas du tout représenter. Convertir un JPEG en PNG se discute sur la compression ; convertir un XLSM en PDF écarte le code sans condition, et il n’y a aucun réglage qui changerait cela.

Cela mérite d’être dit clairement plutôt que traité comme une note de bas de page, parce que cela décide si c’est la conversion que vous voulez. Si le classeur est un outil — un calculateur de prix, un formulaire que quelqu’un remplit, un modèle avec un bouton Rafraîchir — le PDF en est une photographie et pas une copie. Si le classeur est un rapport qui se trouve avoir été construit avec des macros, le PDF est le rapport, et le code était un échafaudage dont personne en aval n’avait besoin.

La plupart des demandes pour cette conversion viennent de la même situation. Les chiffres doivent aller chez quelqu’un — un client, un auditeur, un dossier de conseil, un régulateur, un fournisseur — et lui envoyer un .xlsm revient à demander à un inconnu de cliquer à travers un avertissement de sécurité et d’activer du code écrit par quelqu’un qu’il ne connaît pas.

Beaucoup d’organisations répondent à cette question de manière centralisée en refusant. Les passerelles de messagerie filtrent les pièces jointes à macros, les systèmes de gestion documentaire les rejettent, et Excel lui-même bloque les macros dans les fichiers qui arrivent d’Internet avec une bannière que la plupart des destinataires ne contourneront pas. Convertir d’abord supprime la négociation entièrement : un PDF s’ouvre sur tout appareil, dans tout navigateur et dans toute visionneuse, sans rien à activer et rien à décider.

Aucune macro ne tourne pendant la conversion et aucune formule n’est recalculée. Le moteur rend les valeurs stockées dans le classeur, ce qu’Excel montre aussi quand il ouvre un fichier avant qu’un recalcul se produise.

Pour la plupart des classeurs, c’est invisible et correct. Pour un classeur où une macro peuple une feuille — un rapport qui tire les chiffres sur appui d’un bouton, une synthèse reconstruite depuis un onglet de données, un formulaire qui s’efface à l’ouverture — cela veut dire que le PDF contient ce qui était sur la feuille la dernière fois que quelqu’un a appuyé sur Enregistrer. Lancez la macro, enregistrez, puis convertissez. C’est la manière la plus courante dont cette conversion produit un document techniquement parfait et qui montre le mauvais mois.

Les boutons de commande, les listes déroulantes reliées à des macros, les contrôles ActiveX et tout ce qui existe pour être cliqué n’a pas d’équivalent sur une page. Ce que le lecteur reçoit est la feuille, disposée comme elle s’imprimerait, sans le mécanisme.

Que ce soit une perte dépend de ce que les contrôles faisaient. Les boutons de navigation et les boutons Rafraîchir sont de l’échafaudage et leur absence est une amélioration ; un formulaire de saisie ne l’est pas, et le convertir produit un document qui ne peut pas faire la seule chose pour laquelle il a été construit. Si le destinataire doit saisir quelque chose, un formulaire PDF ou un classeur sans macros est la réponse honnête, et cette conversion ne l’est pas.

Un nombre surprenant de classeurs à macros définissent la zone d’impression, l’orientation des pages ou les lignes d’en-tête répétées en code, immédiatement avant l’impression. Ce code ne tourne pas ici, donc la conversion utilise la mise en page stockée dans le fichier - qui est ce qui a été appliqué et enregistré en dernier, et non ce que la macro aurait appliqué.

Le symptôme est un PDF avec les mauvaises pages dedans : une feuille de brouillon en trop, une plage qui s’arrête trop tôt, ou un rapport en paysage rendu en portrait sur trois fois plus de pages. La correction est la même que ci-dessus et prend une minute : ouvrez le classeur, exécutez ce que la macro fait pour le préparer à l’impression, enregistrez, et convertissez le fichier enregistré. Vérifier le nombre de pages du résultat par rapport à ce que l’aperçu avant impression d’Excel montre est la confirmation la plus rapide que les deux concordent.

Un PDF est le même document pour tous ceux qui l’ouvrent. Un classeur ne l’est pas : il se recalcule sur la machine du destinataire, récupère ses paramètres régionaux pour les dates et les séparateurs décimaux, substitue des fontes qu’il ne trouve pas, et affiche un chiffre différent si une fonction volatile ou un lien externe s’y résout autrement.

Pour tout ce qui vous sera opposé — une valorisation, un jeu de chiffres dans un dossier de soumission, un tableau dans une annexe de contrat — cette différence est la raison de convertir. Le PDF est un enregistrement de ce que vous avez envoyé, ce qui est une chose matériellement différente d’un fichier qui produit quelque chose de similaire quand on l’ouvre ailleurs.

Contrairement aux conversions de données de ce site, celle-ci ne tourne pas dans votre navigateur. Faire le rendu d’un tableur vers une page demande un moteur bureautique complet, et celui-ci tourne sur un serveur : le XLSM est envoyé via une connexion chiffrée, converti dans un environnement isolé sans route vers l’extérieur, et les fichiers de travail sont supprimés dès que le travail est terminé.

La limite gratuite est de 25 mégaoctets par fichier, ce qui est généreux pour un tableur — la plupart sont bien en dessous d’un mégaoctet à moins que quelqu’un y ait collé des images ou des objets incorporés. Dire clairement où va le fichier vaut mieux qu’insinuer qu’il reste sur place ; pour un classeur contenant des chiffres qui ne peuvent pas quitter votre organisation du tout, la bonne voie est le Enregistrer sous d’Excel lui-même, qui fait le même travail en local.

La mise en forme des cellules, les bordures, les formats de nombre, la mise en forme conditionnelle et les graphiques sont stockés dans le classeur plutôt que générés par les macros, et ils sont rendus. Le moteur substitue des fontes métriquement compatibles aux fontes Windows courantes, de sorte que les largeurs de colonnes et les sauts de ligne tombent là où ils tombaient dans Excel.

Ce qui bouge est une fonte inhabituelle qui n’est pas incorporée, où une fonte similaire est substituée et l’espacement peut légèrement se décaler. Les tableurs tolèrent cela mieux que les documents, parce que la grille maintient la structure quoi qu’il arrive à l’intérieur d’une cellule. Les commentaires, les feuilles masquées et tout ce qui se trouve en dehors de la zone d’impression définie sont omis, ce qui est en général ce que vous voulez quand le document sort du bâtiment.

Si le destinataire a besoin de trier, filtrer, étendre ou relancer les chiffres, un PDF est le mauvais artefact et aucune qualité de mise en page n’y change rien. Enregistrer le fichier depuis Excel en .xlsx simple retire le projet VBA et garde tout le reste, ce qui passe une passerelle de messagerie et la bannière de sécurité tout en laissant un tableur fonctionnel.

Convertissez en PDF quand le document est terminé et est envoyé, classé, signé ou imprimé — quand ce qui compte, c’est que tout le monde voie la même page. Les deux ne sont pas des réponses concurrentes à une même question ; ce sont des réponses à des questions différentes, et le facteur décisif est de savoir si le destinataire va lire le fichier ou l’utiliser.