XLSM in PDF umwandeln

E-Mail-Gateways in Behörden, Kanzleien und größeren Mittelständlern in Deutschland sind vielerorts so konfiguriert, dass sie Anhänge mit der Endung .xlsm grundsätzlich abweisen oder in Quarantäne stellen, unabhängig davon, was tatsächlich in der Datei steht. Das ist keine Übervorsicht, sondern die direkte Lehre aus jahrelangen Makro-basierten Angriffswellen, bei denen genau dieser Dateityp das Einfallstor war.

Wer die Zahlen aus so einer Arbeitsmappe an jemanden außerhalb der eigenen Organisation schicken muss, steht damit vor einer Wand, an der weder Nachfragen noch eine Ausnahmeregelung viel bringen. Diese Umwandlung nimmt die Wand weg, indem sie ein Format erzeugt, das per Definition keinen Code enthalten kann.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt im IT-Grundschutz-Kompendium seit Jahren, Makros aus unbekannten oder externen Quellen grundsätzlich zu deaktivieren und die Ausführung nur nach expliziter Prüfung zuzulassen. Diese Empfehlung richtet sich an Organisationen als Ganzes, nicht an einzelne Dateien — aber sie erklärt, warum ein Empfänger, der sich an sie hält, eine .xlsm-Anlage grundsätzlich mit Misstrauen öffnet, selbst wenn sie von einer bekannten Adresse kommt.

Ein PDF unterläuft diese Prüfung nicht, es macht sie überflüssig: Es gibt schlicht keinen Code, den man freigeben oder blockieren müsste. Für einen Absender, der weiß, dass die eigene Nachricht sonst erst durch eine Sicherheitsprüfung muss, ist das oft der eigentliche Grund für diese Umwandlung.

Dieses Paar ist unter den Umwandlungen auf dieser Seite ungewöhnlich, weil genau das, was das Ausgangsformat besonders macht, im Ziel überhaupt nicht darstellbar ist. Eine JPEG in ein PNG umzuwandeln, ist eine Frage der Kompression; eine XLSM in ein PDF umzuwandeln, wirft den Code vollständig weg, und keine Einstellung ändert das.

Das gehört klar gesagt, nicht als Randnotiz, denn es entscheidet, ob das überhaupt die gewünschte Umwandlung ist. Ist die Arbeitsmappe ein Werkzeug — ein Preisrechner, ein Formular, ein Modell mit einer Aktualisieren-Schaltfläche —, ist das PDF eine Fotografie davon und keine Kopie. Ist die Arbeitsmappe ein Bericht, der zufällig mit Makros gebaut wurde, ist das PDF der Bericht, und der Code war Gerüst, das niemand danach noch brauchte.

Die meisten Anfragen nach dieser Umwandlung entstehen aus derselben Lage: Zahlen müssen zu jemandem — einem Mandanten, einer Wirtschaftsprüfung, einem Aufsichtsgremium, einem Lieferanten —, und eine .xlsm zu verschicken bedeutet, jemanden zu bitten, sich durch eine Sicherheitswarnung zu klicken und Code freizugeben, den er nicht kennt.

Viele Organisationen beantworten diese Frage zentral mit Ablehnung. E-Mail-Gateways filtern makrofähige Anhänge heraus, Dokumentenmanagementsysteme weisen sie zurück, und Excel selbst blockiert Makros in Dateien, die aus dem Internet kommen, mit einem Hinweis, den die meisten Empfänger nicht übergehen. Die Umwandlung nimmt diese Aushandlung vorweg: Ein PDF öffnet auf jedem Gerät, in jedem Browser und in jedem Betrachter, ohne dass irgendetwas freigegeben werden muss.

Während der Umwandlung läuft kein Makro und wird keine Formel neu berechnet. Die Engine gibt genau die Werte wieder, die in der Arbeitsmappe gespeichert sind — dasselbe, was Excel selbst zeigt, wenn eine Datei geöffnet wird, bevor irgendetwas neu gerechnet hat.

Bei den meisten Arbeitsmappen ist das unsichtbar und richtig. Bei einer Arbeitsmappe, in der ein Makro ein Blatt füllt — ein Bericht, der Zahlen per Knopfdruck zieht, eine Zusammenfassung, die aus einem Datenblatt neu aufgebaut wird —, bedeutet es, dass das PDF genau das zeigt, was beim letzten Speichern auf dem Blatt stand. Das Makro laufen lassen, speichern, dann umwandeln — das ist der häufigste Weg, wie diese Umwandlung technisch einwandfrei ist und trotzdem den falschen Monat zeigt.

Befehlsschaltflächen, mit Makros verknüpfte Dropdown-Felder, ActiveX-Steuerelemente und alles andere, das zum Anklicken gedacht ist, hat auf einer Seite keine Entsprechung. Was ankommt, ist das Blatt, so wie es gedruckt würde, ohne die Mechanik dahinter.

Ob das ein Verlust ist, hängt davon ab, wofür die Steuerelemente da waren. Navigations- und Aktualisieren-Schaltflächen sind Gerüst, und ihr Fehlen ist eher eine Verbesserung; ein Eingabeformular ist das nicht, und die Umwandlung liefert dann ein Dokument, das genau das nicht mehr kann, wofür es gebaut wurde.

Eine ganze Reihe makrofähiger Arbeitsmappen legt Druckbereich, Ausrichtung oder wiederholte Kopfzeilen per Code fest, unmittelbar bevor gedruckt wird. Dieser Code läuft hier nicht, also verwendet die Umwandlung die im Dokument gespeicherte Seiteneinrichtung — also das, was zuletzt manuell eingestellt und gespeichert wurde, nicht das, was das Makro eingestellt hätte.

Das Symptom ist ein PDF mit den falschen Seiten: ein zusätzliches Arbeitsblatt, ein Bereich, der zu früh endet, oder ein Querformat-Bericht, der hochkant über dreimal so viele Seiten läuft. Die Lösung ist dieselbe wie oben: die Arbeitsmappe öffnen, das tun, was das Makro zur Druckvorbereitung tut, speichern und dann diese gespeicherte Datei umwandeln.

Ein PDF ist für jeden, der es öffnet, dasselbe Dokument. Eine Arbeitsmappe ist das nicht: Sie rechnet auf dem Gerät des Empfängers neu, übernimmt dessen regionale Einstellungen für Datum und Dezimaltrennzeichen, ersetzt Schriften, die sie nicht findet, und zeigt eine andere Zahl, wenn eine flüchtige Funktion oder eine externe Verknüpfung dort anders auflöst.

Für alles, was später zitiert werden könnte — eine Bewertung, eine Zahlenreihe in einer Einreichung, eine Tabelle in einem Vertragsanhang —, ist das der Grund für diese Umwandlung. Das PDF ist ein Beleg dessen, was tatsächlich verschickt wurde, und das unterscheidet sich vom Original ganz erheblich.

Anders als die reinen Datenumwandlungen auf dieser Seite läuft diese nicht im Browser. Eine Tabelle als Seite darzustellen, braucht ein vollständiges Office-Programm, und das läuft auf einem Server: Die XLSM wird über eine verschlüsselte Verbindung übertragen, in einer isolierten Umgebung ohne Weg ins Internet umgewandelt, und die Arbeitsdateien werden gelöscht, sobald der Auftrag endet.

Die kostenlose Grenze liegt bei 25 MB je Datei, was für eine Arbeitsmappe großzügig bemessen ist — die meisten liegen deutlich darunter, sofern niemand Bilder oder eingebettete Objekte hineinkopiert hat. Wer Zahlen hat, die die eigene Organisation grundsätzlich nicht verlassen dürfen, greift zum lokalen Weg über Excels eigenes „Speichern unter" statt zu dieser Seite.

Zellformatierung, Rahmen, Zahlenformate, bedingte Formatierung und Diagramme sind in der Arbeitsmappe gespeichert statt von Makros erzeugt, und sie werden dargestellt. Die Engine ersetzt gängige Windows-Schriften durch metrisch kompatible Gegenstücke, sodass Spaltenbreiten und Zeilenumbrüche an ihrem Platz bleiben.

Verschiebungen entstehen bei einer ungewöhnlichen, nicht eingebetteten Schriftart, wo eine ähnliche Schrift eingesetzt wird und der Abstand leicht wandert. Tabellen vertragen das besser als Textdokumente, weil das Raster die Struktur trägt, egal was in einer Zelle passiert. Kommentare, ausgeblendete Blätter und alles außerhalb des definierten Druckbereichs bleiben außen vor — meist genau das, was gewünscht ist, wenn das Dokument das Haus verlässt.

Besteht der Berichtssatz aus mehreren makrofähigen Arbeitsmappen — je eine pro Abteilung oder Standort —, lässt sich der ganze Ordner auf einmal ablegen. Jede Datei wird für sich über den Server geschickt und einzeln umgewandelt, mit derselben Obergrenze von 25 MB je Datei und bis zu hundert Dateien in einem Durchlauf, und die Ergebnisse kommen gesammelt zurück.

Weil jede Datei einzeln durch den isolierten Container läuft, hat eine beschädigte oder ungewöhnlich große Arbeitsmappe in der Mitte des Stapels keinen Einfluss auf die übrigen — sie schlägt für sich fehl, und die anderen kommen trotzdem an.

Muss der Empfänger sortieren, filtern, ergänzen oder die Zahlen neu durchrechnen, ist ein PDF das falsche Ergebnis, egal wie gut das Layout gelingt. Die Datei in Excel als reine .xlsx zu speichern, entfernt das VBA-Projekt und behält alles andere — das kommt durch die meisten Sicherheitsfilter und lässt eine funktionierende Tabelle übrig.

In ein PDF umwandeln lohnt sich, wenn das Dokument fertig ist und verschickt, abgelegt, unterschrieben oder gedruckt wird — wenn es darauf ankommt, dass alle dieselbe Seite sehen. Die beiden sind keine konkurrierenden Antworten auf dieselbe Frage, sondern Antworten auf verschiedene, und den Ausschlag gibt, ob der Empfänger die Datei liest oder mit ihr arbeitet.