Was ist eine MSG-Datei?

MSG ist ein Binärformat, das nur einem Programm etwas sagt, das es kennt. Eingesetzt wird es für E-Mail.

Die Endung lautet .msg, der volle Name Outlook Message. Beides sagt weniger aus als das, was die Datei halten kann — und davon handelt der Rest dieser Seite.

Microsoft hat es 1997 veröffentlicht.

Einem Format, das so lange lesbar geblieben ist, kann man etwas anvertrauen, das man in zehn Jahren wiederhaben will.

Sie ist niedergeschrieben und umsetzbar, doch wie die nächste Fassung aussieht, entscheidet der Hersteller. In der Praxis reicht das, damit die Datei weiter aufgeht; es reicht nicht, um sich darauf zu verlassen.

Microsoft Outlook liest es, und die meisten Programme derselben Art ebenfalls.

Wenn eine Datei nicht aufgeht, liegt es selten am Format — häufiger daran, dass das Programm älter ist als das Format. Die Umwandlung in etwas Älteres ist der verlässliche Weg daran vorbei, und dafür gibt es den Rest dieser Website.

Kein Browser liest es.

Das ist der häufigste Grund, es umzuwandeln: nicht dass das Format schlecht wäre, sondern dass die Stelle, an der die Datei erscheinen soll, es nicht lesen kann.

MSG ist zum Weitergeben gedacht, nicht zum Arbeiten. Eines zu bearbeiten ist möglich und selten angenehm; der vernünftige Weg führt über die Quelle und einen neuen Export.

Die wiederkehrenden Klagen: außerhalb des eigenen Reviers ist die Unterstützung lückenhaft.

Nichts davon ist ein Grund, das Format zu meiden. Es sind die Dinge, die man kennen sollte, bevor eines davon einen überrascht — das ist eine andere und eine nützlichere Behauptung.

Genau das ist der häufigste Grund, warum überhaupt jemand nach diesem Format sucht. MSG ist Outlooks eigenes Dateiformat für eine einzelne Nachricht, und außerhalb der Microsoft-Welt öffnet kaum etwas sie — ein Doppelklick auf dem Mac oder auf einem Rechner ohne Office liefert meist gar nichts oder einen Editor voller unlesbarer Zeichen.

Der schnellste Weg an den Inhalt führt über ein Werkzeug, das das Format tatsächlich versteht — auf dieser Seite gibt es dafür keinen eigenen Konverter, das Werkzeug muss also von woanders kommen. Ein PDF zeigt die Nachricht so, wie sie gedruckt würde, lesbar auf jedem Gerät, und ist die richtige Wahl, wenn die Nachricht abgelegt oder weitergeleitet werden muss. Eine Umwandlung nach EML liefert die Nachricht als normale Maildatei, die jedes Mailprogramm öffnet — besser, wenn mit dem Inhalt noch gearbeitet werden soll, statt ihn nur zu lesen.

Eine MSG-Datei ist kein Text. Sie ist ein Microsoft-Compound-File — ein kleiner strukturierter Container, dieselbe Technik wie in einer alten .doc-Datei — und enthält die Nachricht als eine Sammlung benannter Datenströme: Absender, Empfänger, Betreff, Text, HTML-Text, dazu jeder Anhang als eigener Strom.

Dieser Aufbau macht das Format außerhalb von Outlook so unhandlich. Es zu lesen heißt, sowohl den Container als auch Microsofts interne Eigenschaftsnamen zu verstehen, und Letztere waren nie so offen dokumentiert wie etwa RFC 5322. Programme, die MSG lesen können, haben diese Arbeit geleistet; ein Texteditor wird es nie können.

MSG speichert nicht nur die Nachricht, sondern auch den Postfachzustand dazu. Kategorien, Markierungen, Wiedervorlagetermine, Lesestatus, die Vertraulichkeitsstufe, und bei Terminen den kompletten Termin — Teilnehmer, Antworten, das Wiederholungsmuster, den Frei-Belegt-Status.

Nichts davon existiert in EML, weil nichts davon Teil der Nachricht war, die tatsächlich über die Leitung ging. Es ist Outlooks eigene Notiz darüber, was das Element im Postfach bedeutet. Solange die Datei in Outlook bleibt, ist das genuin nützlich — und es ist genau der Teil, der bei einer Umwandlung nirgendwo hinkann: Aus einer nach EML exportierten Terminanfrage wird eine E-Mail über einen Termin, kein Eintrag, den ein Kalender annimmt.

Wer je eine E-Mail bekam, deren einziger Anhang winmail.dat hieß, kennt dieselbe Designentscheidung von der anderen Seite. Outlook kann eine Nachricht in einer Microsoft-eigenen Kodierung verschicken, die Formatierung und Anhänge zusammenpackt, und ein Mailprogramm ohne Outlook zeigt das ganze Bündel als eine einzige nutzlose Datei.

Die Ursache ist in beiden Fällen dieselbe: Microsofts Mailobjekte tragen mehr Information, als der offene Standard vorsieht, und diese Extraportion muss irgendwo hin. Auf Absenderseite hilft es, in Klartext oder HTML statt im Rich-Text-Format zu verfassen; auf Empfängerseite kann ein Werkzeug, das das Format versteht, die echten Anhänge herausziehen.

Kanzleien und Compliance-Abteilungen bekommen es ständig zu tun, weil viele Unternehmen auf Outlook laufen und exportierte Nachrichten das sind, was am Ende gesammelt wird. Das Format eignet sich dafür — die vollständigen Internet-Kopfzeilen bleiben darin erhalten, sodass die Zustellungsspur, die eine E-Mail als Beweismittel taugen lässt, weiterhin vorhanden ist.

Die Komplikation liegt im Bündel selbst. Gerichte und Mandanten wollen PDFs, also muss eine Sammlung von MSG-Dateien meist umgewandelt werden, mit Anhängen, die separat extrahiert und paginiert werden. Diese Umwandlung spät durchzuführen — erst nachdem die relevanten Nachrichten feststehen — erspart erheblichen Aufwand gegenüber dem sofortigen Umwandeln des gesamten Exports.

Die Anhänge liegen in der Datei, jeder als eigener Strom, und sie sind nicht komprimiert. Was nicht funktioniert: die Datei umbenennen und in einem Archivprogramm öffnen — die Compound-File-Struktur ist kein ZIP, so sehr sie sich auch wie ein Container verhält.

Mit Outlook lassen sich die Anhänge einfach normal speichern. Ohne Outlook braucht es einen Konverter, der MSG versteht und die Anhänge trennt. Bleibt nur ein Texteditor übrig, lässt sich in der Binärdatei oft genug ein Dateiname erahnen, um zu entscheiden, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt.

Muss das Archiv die eigene Outlook-Lizenz überdauern, ist EML der sicherere Behälter: ein öffentlicher Standard von 1982, von jedem Mailprogramm lesbar, im Kern reiner Text. Die Umwandlung von MSG verliert den Postfachzustand und behält die Nachricht — für ein Archiv ist das die richtige Seite dieses Kompromisses.

MSG lohnt sich zu behalten, wenn das Element ein Termin, eine Aufgabe oder sonst etwas ist, bei dem die Outlook-eigenen Eigenschaften der eigentliche Inhalt sind und nicht nur Beiwerk. Und das Original sollte neben jedem daraus erzeugten PDF liegen bleiben — das PDF ist eine Momentaufnahme, nur die Quelle lässt sich neu darstellen, wenn später eine Frage auftaucht, an die die erste Darstellung nicht gedacht hat.