Che cos’è un file MSG?

MSG è un formato binario, che ha senso solo per un programma che lo conosce. Si usa per la posta elettronica.

L’estensione è .msg e il nome per esteso è Outlook Message. Contano entrambi meno di ciò che il file può contenere, ed è di questo che parla il resto della pagina.

Microsoft lo ha pubblicato nel 1997.

A un formato rimasto leggibile così a lungo si può affidare qualcosa che vuoi ritrovare fra dieci anni.

È scritta e implementabile, però è il produttore a decidere come sarà la versione successiva. In pratica basta perché il file continui ad aprirsi; non basta per starne tranquilli.

Microsoft Outlook lo legge, e lo stesso vale per quasi tutti i programmi dello stesso tipo.

Quando un file non si apre, il formato è raramente il problema: più spesso è il programma a essere più vecchio di lui. Convertire in qualcosa di più vecchio è la via d’uscita affidabile, ed è a questo che serve il resto di questo sito.

Nessun browser lo legge.

È di gran lunga il motivo più comune per convertirlo: non che il formato sia scadente, ma che il posto in cui vuoi mostrare il file non sappia leggerlo.

MSG è pensato per essere consegnato, non per lavorarci dentro. Modificarne uno è possibile e raramente piacevole; la strada sensata passa dall’originale e da una nuova esportazione.

Le lamentele ricorrenti: fuori dal suo terreno il supporto è discontinuo.

Nessuna di queste è un motivo per evitare il formato. Sono le cose che conviene conoscere prima che una di loro ti sorprenda, che è un’affermazione diversa e più utile.

Questa è la ragione per cui la maggior parte delle persone finisce per leggere di questo formato. Un MSG è il file proprio di Outlook per un messaggio isolato, e fuori dal mondo Microsoft lo apre pochissimo: su un Mac o su un computer senza Office, il doppio clic di solito non produce nulla, oppure apre un editor con una schermata di caratteri illeggibili.

La via più breve al contenuto è convertirlo con uno strumento che sappia leggere il formato — che su questo sito non c’è, quindi deve venire da fuori. Un PDF vi dà il messaggio così come verrebbe stampato e si legge su qualsiasi dispositivo, ed è la scelta adatta se serve archiviarlo o inoltrarlo a chi è nella vostra stessa situazione. Convertirlo in EML vi dà il messaggio come file di posta standard, che qualsiasi client apre, ed è la scelta migliore se dovrete continuare a lavorarci e non solo leggerlo.

Un MSG non è testo. È un file composto di Microsoft — un piccolo contenitore strutturato, la stessa tecnologia di base di un vecchio .doc — che salva il messaggio come un insieme di flussi con nome: mittente, destinatari, oggetto, corpo, corpo in HTML, e ogni allegato nel proprio flusso.

Quella struttura è ciò che lo rende scomodo fuori da Outlook. Leggerlo richiede di capire sia il contenitore sia i nomi delle proprietà che Microsoft usa al suo interno, e quei nomi sono proprio la parte che non è mai stata uno standard pubblico nel modo in cui lo è l’RFC 5322. Gli strumenti che leggono MSG hanno fatto quel lavoro; un editor di testo non lo farà mai.

Un MSG memorizza anche lo stato dentro la casella, non solo il messaggio. Categorie, contrassegni, date di follow-up, se è letto, la classificazione di riservatezza, e nel caso di una riunione l’intero appuntamento: partecipanti, risposte, la ricorrenza, lo stato di disponibilità.

Nulla di tutto ciò esiste in EML, perché nulla di tutto ciò faceva parte del messaggio che ha viaggiato in rete. È il registro che Outlook tiene di cosa significhi quell’elemento dentro la vostra casella. È genuinamente utile finché resta in Outlook, ed è esattamente la parte che non ha dove andare quando il file viene convertito: una convocazione esportata in EML diventa un’email che parla di una riunione, non un elemento che un calendario accetterà.

Se avete mai ricevuto un’email il cui unico allegato si chiamava winmail.dat, avete visto la stessa scelta di progetto dall’altro lato. Outlook può inviare un messaggio in una codifica proprietaria Microsoft che impacchetta insieme formattazione e allegati, e un client che non la capisce mostra l’intero pacchetto come un file senza senso.

La causa è la stessa in entrambi i casi: gli oggetti di posta Microsoft portano più di quanto descriva lo standard, e quell’eccedenza deve andare da qualche parte. La soluzione lato mittente è scrivere in testo semplice o in HTML invece che in formato avanzato; lato destinatario, un convertitore che capisca il formato estrae davvero gli allegati.

I team legali e di conformità li gestiscono ogni giorno, perché Outlook è ciò che gira nelle aziende e un messaggio esportato è ciò che viene raccolto. Per quel fine il formato serve: le intestazioni tecniche restano conservate al suo interno, quindi la traccia di instradamento che dà valore probatorio a un’email resta lì.

La complicazione è il volume. Tribunali e clienti vogliono il PDF, quindi una raccolta di MSG finisce per dover essere convertita, con gli allegati separati e paginati a parte. Fare questa conversione alla fine, quando è già stato stabilito quali messaggi sono rilevanti, risparmia una quantità enorme di lavoro rispetto a convertire l’intera esportazione all’inizio.

Gli allegati sono dentro il file, ciascuno nel proprio flusso, e non sono compressi. Ciò che non sono è raggiungibile rinominando il file o aprendolo con un compressore: la struttura a file composto non è uno ZIP, per quanto si comporti come un contenitore.

Con Outlook, aprite il messaggio e salvate gli allegati come sempre. Senza Outlook, un convertitore che legga MSG li separa. E se avete solo un editor di testo, spesso si riesce a leggere qualche nome di file fra il binario, il che almeno dice se vale la pena cercare ulteriormente uno strumento.

Nel catalogo di questo convertitore non c’è alcuna combinazione che parta da un MSG o vi arrivi, quindi non c’è nulla da trascinare nella zona di caricamento. È un formato che compare qui perché le persone lo cercano, non perché si possa convertire.

La ragione è quella della sezione precedente: serve un lettore del contenitore composto e del vocabolario di proprietà che Microsoft scrive al suo interno, e questa è una libreria intera dedicata a un solo formato. Finché non esiste, la risposta onesta è che lo strumento deve venire da altrove, e non una pagina che promette una conversione che non avviene.

Se il file deve sopravvivere alla vostra licenza Outlook, EML è il contenitore più sicuro: una specifica pubblica del 1982, leggibile da qualsiasi client e testo semplice sotto la superficie. Convertire da MSG perde lo stato della casella e conserva il messaggio, che per un archivio storico è il lato giusto dello scambio.

Conservate l’MSG quando l’elemento è una riunione, un compito o qualsiasi altra cosa in cui le proprietà specifiche di Outlook sono il contenuto e non un ornamento. E tenete l’originale accanto a qualsiasi PDF che produciate: il PDF è un’interpretazione specifica, e solo la fonte si può reinterpretare quando qualcuno chiede qualcosa che la prima non aveva previsto.