RTF in DOCX umwandeln

Niemand setzt sich hin und schreibt eine RTF-Datei. Sie entsteht, weil ein Programm sie ausspuckt: ein Diktat- oder Spracherkennungssystem gibt den Entwurf zurück, eine Kanzlei- oder Praxissoftware exportiert ein Schreiben, ein Fachverfahren erzeugt einen Bericht, eine Serienbrieffunktion wirft dreißig Dateien auf einmal aus. Auch die Kollegin am Mac liefert manchmal welche, ohne es zu merken, weil TextEdit genau das speichert.

Diese Programme sind oft älter als das heutige Word-Format, und Rich Text war zu ihrer Entstehungszeit der sichere kleinste gemeinsame Nenner. Der Moment, in dem daraus ein Problem wird, ist immer derselbe: Das Dokument hört auf, ein Ergebnis zu sein, und wird zu Arbeit. Es soll kommentiert, in die Hausvorlage gesetzt, um ein Inhaltsverzeichnis ergänzt oder von drei Personen nacheinander bearbeitet werden. Einmal am Anfang zu wandeln kostet weniger Nerven, als bei jedem Speichern gegen das Format zu arbeiten.

Jahrzehntelang lag auf jedem Windows-Rechner ein Programm, das RTF ohne Nachfrage öffnete. Mit Windows 11 in der Version 24H2 hat Microsoft WordPad aus dem System entfernt, nachdem es zuvor als veraltet gekennzeichnet worden war. Auf einem frisch aufgesetzten Arbeitsplatz ist es damit nicht mehr da.

Word öffnet RTF weiterhin, LibreOffice ebenfalls. Aber die stillschweigende Annahme, dass eine RTF-Datei auf jedem Windows-Rechner aufgeht, stimmt nicht mehr — und wer Dokumente an Menschen weitergibt, deren Ausstattung er nicht kennt, hat damit einen Grund mehr, sie vorher in das Format zu bringen, das die Gegenseite ohnehin erwartet.

Mehr, als das Alter des Formats vermuten lässt, denn RTF wurde genau dafür entworfen: formatierte Dokumente zwischen Programmen zu bewegen. Die Formatvorlagen kommen als Formatvorlagen an und nicht als direkte Formatierung — das ist der wichtigste Punkt für alle, die das Dokument anschließend umgestalten wollen. Tabellen behalten Zellen, Rahmen und verbundene Bereiche, Aufzählungen ihre Nummerierung.

Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen, Fuß- und Endnoten, Verweise, Textmarken und die Seiteneinrichtung haben auf beiden Seiten eine unmittelbare Entsprechung und wandern mit. Bilder ebenso. Was aus einem Fachverfahren kommt, ist meist ohnehin schlicht aufgebaut — Absätze, ein Briefkopf, vielleicht eine Tabelle —, und genau dieser Zuschnitt geht sauber durch.

Hier liegt die ehrliche Grenze, und sie trifft vor allem Dateien, die einmal ein Word-Dokument waren. Inhaltssteuerelemente, Formularfelder, SmartArt, ein Dokumentdesign und eingebettete Schriften wurden beim Schreiben als Rich Text plattgemacht. Die Rückumwandlung liefert die plattgemachte Fassung in einem modernen Behälter, nicht das Original.

Das Tückische daran ist, dass nichts kaputt aussieht. Ein Feld, das ein Datum berechnet hat, steht jetzt als der Wert da, den es beim Export gerade hatte. Ein Steuerelement, das Eingaben entgegennahm, ist gewöhnlicher Text, der weiterhin richtig aussieht und nichts mehr tut. Wenn dein Dokument aus einer Vorlage stammt und jemand erwartet, es erneut ausfüllen zu können, brauchst du die Vorlage — nicht diese Umwandlung.

RTF nennt in der Datei einen Zeichensatz und schreibt alles außerhalb des einfachen Alphabets als Fluchtsequenz gegen diesen Zeichensatz. Für deutschsprachige Dokumente ist das die häufigste Fehlerquelle überhaupt, denn Umlaute und ß stehen in jedem zweiten Wort. Ein älteres Programm auf einem anders eingestellten System kann eine Zeichensatznummer angeben, die nicht zu dem passt, was tatsächlich in der Datei steht.

Das Ergebnis kennt jeder: Müller wird zu Mueller mit merkwürdigen Zeichen, Straße bekommt ein Fragezeichen, Grüße sehen aus wie ein Unfall. Eine Umwandlung repariert das nicht — sie überträgt die falschen Zeichen treu in das neue Dokument. Prüfe deshalb zuerst, ob die RTF-Datei schon in Word oder LibreOffice falsch aussieht. Wenn ja, liegt der Fehler an der Quelle, und die saubere Lösung ist, das erzeugende System die Datei noch einmal ausgeben zu lassen. Sonst korrigierst du die betroffenen Namen einmal von Hand im DOCX, wo sie dann dauerhaft richtig bleiben.

Ein DOCX ist ein ZIP-Archiv voller XML-Teile, und dieses XML wird komprimiert, bevor es die Festplatte erreicht. RTF komprimiert überhaupt nicht: Jede Steueranweisung steht ausgeschrieben in der Datei, und davon gibt es Tausende. Schon ein reines Textdokument ist als Rich Text ein Mehrfaches dessen, was es sein müsste.

Richtig auffällig wird es bei Bildern, denn RTF legt ein eingebettetes Bild als Text in Sechzehnerschreibweise ab — grob zwei Zeichen in der Datei je Byte Bildinhalt. Ein Schreiben mit einem Briefkopf und drei Bildschirmfotos kann als RTF eine Größenordnung über dem DOCX mit denselben Bildern liegen. Wenn dir die Datei, die du bekommen hast, absurd groß vorkam, ist das die Erklärung, und die Umwandlung behebt es nebenbei.

Fast alles auf dieser Seite rechnet auf deinem eigenen Gerät. Diese Umwandlung nicht, und das steht auch am Knopf, bevor du ihn drückst. Zwei vollständige Textverarbeitungsformate ineinander zu überführen heißt, eine Textverarbeitung laufen zu lassen; die Arbeit erledigt LibreOffice ohne Oberfläche in einem abgeschotteten Behälter.

Die Datei geht verschlüsselt dorthin, bekommt ein eigenes Arbeitsverzeichnis und ein eigenes Benutzerprofil — zwei Vorgänge, die sich ein Profil teilen, beschädigen es, und das äußert sich nicht als Fehler, sondern als Umwandlung, die nie zurückkommt. Nach spätestens sechzig Sekunden wird abgebrochen, und das Arbeitsverzeichnis wird gelöscht, sobald der Auftrag endet, auch wenn er scheitert. Kostenlos gilt das bis 25 MB je Datei und hundert Serverumwandlungen am Tag; für ein Schreiben ist beides reichlich, für eine bebilderte RTF-Datei kann die Größe zum Thema werden.

Eine RTF-Datei nennt ihre Schriften, kann sie aber nicht mitführen. Auf dem Rechner, der die Umwandlung ausführt, liegen deshalb maßgleiche Nachbauten bereit: für Arial, Times New Roman und Courier New die Liberation-Schriften, für Calibri die Schrift Carlito, für Cambria die Schrift Caladea. Maßgleich heißt, dass jedes Zeichen exakt gleich breit ist.

Genau daran hängt, ob dein Dokument hinterher noch dieselben Seiten hat. Würde stattdessen irgendeine ähnlich aussehende Schrift eingesetzt, verschöbe sich jeder Zeilenumbruch, und ein Anschreiben, das knapp auf eine Seite passte, wäre plötzlich anderthalb Seiten lang. Bei einer Hausschrift, die es nur bei euch gibt, bleibt eine Ersetzung unvermeidbar — sieh dir in dem Fall die Stellen an, an denen es ohnehin knapp war.

Rich Text kennt Darstellungen für Überarbeitungsmarken und Kommentare, und einfache Fälle überstehen den Weg. Verlassen sollte man sich darauf nicht, denn die beiden Modelle liegen Jahrzehnte auseinander, und jede Übersetzung dazwischen ist eine Annäherung, die das jeweils lesende Programm vornimmt.

Daraus folgt eine Reihenfolge: erst wandeln, dann die Nachverfolgung einschalten und im DOCX arbeiten, wo Word sein eigenes Modell benutzt und alle Beteiligten dasselbe sehen. Wenn die RTF-Datei bereits Überarbeitungsmarken enthält — etwa aus einem Aktenexport oder von der Gegenseite —, gleiche sie mit der Quelle ab und löse sie auf, bevor das Dokument weiterwandert. Eine unsichere Änderungshistorie in ein neues Dokument mitzunehmen, ist schlechter, als gar keine zu haben.

Wenn eine Software ihre Ausgabe stapelweise ausgibt, liegt selten eine einzelne Datei vor. Du kannst bis zu hundert Dateien gemeinsam ablegen; jede wird für sich umgewandelt, und das Ergebnis kommt als ZIP zurück. Weil diese Umwandlung auf unserem Server läuft, zählt allerdings jede einzelne gegen das kostenlose Kontingent von hundert Serverumwandlungen am Tag — anders als bei den Umwandlungen, die in deinem Browser rechnen und die niemand zählt.

Für einen Serienbrieflauf mit dreißig Schreiben ist das kein Thema. Für einen Aktenbestand mit mehreren tausend Dokumenten ist es der falsche Weg, und die ehrliche Auskunft lautet, dass eine solche Umstellung als einmaliger Lauf mit LibreOffice auf der Kommandozeile gehört — dieselbe Software, die hier arbeitet, nur ohne Netz dazwischen und ohne Obergrenze.

Es lohnt sich, kurz zu prüfen, worum es wirklich geht. Word öffnet RTF, LibreOffice öffnet RTF, Pages öffnet RTF, und auf dem Telefon zeigen die üblichen Betrachter den Inhalt an. Wer eine Datei nur lesen, ausdrucken oder ablegen möchte, gewinnt durch eine Umwandlung nichts und verliert im Zweifel etwas.

Der Umbau lohnt sich, wenn das Dokument bearbeitet, geteilt oder aufbewahrt werden soll: gemeinsam kommentieren, in eine Vorlage überführen, in ein Dokumentenmanagementsystem einstellen, das DOCX indexiert und RTF nicht. Und wenn das Ziel Weitergabe in unveränderlicher Form ist — an eine Behörde, an einen Mandanten, ans Archiv —, ist nicht DOCX die Antwort, sondern PDF. Auch dieser Weg beginnt bei einer RTF-Datei und ist auf dieser Seite einen Klick entfernt.

Öffne das Ergebnis neben der RTF-Datei statt für sich allein. Vier Stellen tragen fast das gesamte Risiko: Tabellen mit verbundenen Zellen, alles was einmal ein Formularfeld war, der Punkt an dem ein längeres Dokument die Seite umbricht, und mehrstufige Nummerierungen, bei denen zwei Programme über Fortsetzen und Neubeginn berechtigt unterschiedlicher Meinung sein können.

Soll das Dokument anschließend in eine Hausvorlage, mach das gleich als nächsten Schritt und schau danach noch einmal hin — dort stoßen die mitgebrachten Formatvorlagen auf eure eigenen. Und wirf die RTF-Datei nicht sofort weg. Sie ist der einzige Beleg dafür, was das erzeugende System tatsächlich ausgegeben hat, und wenn später jemand fragt, was im Diktat oder im Export wirklich stand, ist sie die Antwort und nicht deine überarbeitete Fassung.