ODT in DOCX umwandeln

In mehreren deutschen Landesverwaltungen ist die Umstellung auf freie Bürosoftware kein Randthema, sondern beschlossene Linie — Schleswig-Holstein hat sich 2021 offiziell für LibreOffice und offene Formate entschieden, und München hatte mit LiMux Jahre zuvor einen ähnlichen Weg eingeschlagen. Wer dort arbeitet, schreibt Vorlagen, Vermerke und Berichte standardmäßig als ODT.

Sobald ein solches Dokument die Behörde verlässt, ändert sich die Lage. Ein Ministerium des Bundes, ein privater Dienstleister oder ein Zuwendungsempfänger mit eigener IT-Ausstattung erwartet in aller Regel eine DOCX-Datei, weil das dort verwendete System keine andere Endung kennt. Die Umwandlung löst genau diesen Bruch an der Verwaltungsgrenze.

Eine aktuelle Word-Installation liest ein ODT-Dokument in aller Regel klaglos. Wenn also nur eine einzelne Kollegin oder ein einzelner Kollege mit Word betroffen ist, ist das Verschicken der ODT-Datei oft der einfachere Weg, und diese Seite wird dafür nicht gebraucht.

Zur Umwandlung wird es, sobald nicht ein Mensch, sondern ein System entscheidet: ein Formular, das nur .doc oder .docx in seiner Liste führt, eine Dokumentenverwaltung, die alles andere kommentarlos ignoriert, oder eine IT-Richtlinie, die ODF-Unterstützung deaktiviert hat. Gegen solche Systeme hilft kein Hinweis auf die Kompatibilität von Word — nur die passende Dateiendung.

Für gewöhnliche Textdokumente bleibt fast alles erhalten. Absatz- und Zeichenformate werden zu echten Word-Formatvorlagen und nicht zu reiner Direktformatierung, Tabellen behalten Zellen, Rahmen und verbundene Bereiche, Bilder bleiben an ihrer Verankerung, und Fuß- sowie Endnoten bleiben mit ihren Referenzen verknüpft.

Die Umwandlung läuft über LibreOffice selbst — dasselbe Programm, das die ODT-Datei ursprünglich geschrieben hat, öffnet sie erneut und schreibt sie als Word-Dokument. Es gibt also keine dritte Instanz, die die OpenDocument-Spezifikation neu interpretiert; genau deshalb sind die Fehlerfälle hier schmal und vorhersagbar statt beliebig.

Ein Dokument enthält seine Schriftart nur, wenn sie ausdrücklich eingebettet wurde — und die Umwandlung des Behälters ändert daran nichts. Wurde die ODT-Datei in einer Schrift geschrieben, die die Gegenstelle nicht besitzt, nennt die DOCX-Datei dieselbe fehlende Schrift, und Word ersetzt sie umgehend durch etwas mit anderen Maßen, was jeden Zeilenumbruch verschiebt.

Die Maschine, auf der diese Umwandlung läuft, führt die Liberation-Familie sowie Carlito und Caladea mit — metrisch identische Ersatzschriften für Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri und Cambria. Das hält das Layout während der Umwandlung selbst stabil, sagt aber nichts über den Rechner am anderen Ende aus. Wer außerhalb dieser fünf Schriften arbeitet, sollte die Schrift vor dem Versand einbetten oder mit einer Abweichung beim Empfänger rechnen.

Enthält die ODT-Datei Makros, sind sie in LibreOffice Basic geschrieben und richten sich an ein Objektmodell, das mit VBA nicht kompatibel ist. Es gibt keine Übersetzung dazwischen, also wird die Automatisierung beim Umwandeln stillschweigend fallen gelassen, während Text, Formatierung, Tabellen und Bilder unberührt bleiben.

Für die meisten Dokumente ist das ohne Bedeutung, weil sie ohnehin keine Makros enthalten. Anders bei einer Vorlage, die beim Öffnen ein Feld berechnet oder ein Aktenzeichen automatisch einträgt — dort ist eine Formatumwandlung das falsche Werkzeug, und die Logik muss im Zielprogramm neu gebaut werden.

Diese Konstrukte sehen wie Text aus, sind aber Felder, und genau deshalb lohnt sich ein Blick nach der Umwandlung. Ein Inhaltsverzeichnis sollte weiterhin ein aktualisierbares Feld sein, keine erstarrte Liste; eine Kapitelnummer sollte an der Überschriftenformatvorlage hängen bleiben, und ein Querverweis sollte weiterhin auf sein Ziel zeigen statt auf eine Fehlermeldung.

Die einfachen Fälle kommen zuverlässig durch, verschachtelte Konstruktionen dagegen sind der Grund für die fünf Minuten Kontrollzeit: mehrstufige Listenformate mit eigenen Gliederungsebenen, Verweise über Abschnittsgrenzen hinweg, Bildunterschriften mit Kapitelpräfix. Wer eines davon nutzt, aktualisiert danach in Word einmal alle Felder und prüft, was sich verändert hat.

Der eigentliche Nutzen zeigt sich bei Menge: eine Kanzlei, die auf Microsoft 365 umstellt, ein Referat, das vierzig Vermerke abliefert, ein neues Aktensystem, das nur Word indiziert. Ein ganzer Ordner lässt sich in einem Durchgang ablegen — jede Datei wird umgewandelt, behält ihren Namen mit getauschter Endung, und das Ergebnis kommt als ein einziges ZIP-Archiv zurück.

Die ODT-Originale sollten so lange aufbewahrt werden, bis jemand eine Stichprobe der DOCX-Ergebnisse tatsächlich in Word geöffnet hat — nicht in LibreOffice. Eine Übergabe, die die Quellen vorher löscht, fällt in aller Regel erst Wochen später auf, wenn niemand mehr genau weiß, wie das Original aussehen sollte.

Die meisten Werkzeuge auf dieser Seite laufen vollständig im Browser; diese Umwandlung nicht. Aus einer OpenDocument-Datei ein Word-Dokument zu machen, verlangt eine vollständige Bürosoftware, deshalb reist die Datei verschlüsselt zu einem Container, der ausschließlich LibreOffice im Hintergrund ausführt und sonst nichts speichert.

Der Container hat keinen ausgehenden Internetzugang. Jeder Auftrag erhält ein eigenes Arbeitsverzeichnis und ein eigenes LibreOffice-Profil, das gelöscht wird, sobald der Auftrag endet — unabhängig davon, ob er erfolgreich war. Die Obergrenze im kostenlosen Tarif liegt bei 25 MB je Datei; ein Textdokument erreicht das fast nur mit eingebetteten Fotos, hundert Seiten reiner Fließtext liegen weit darunter.

Sobald niemand mehr in das Dokument hineinschreiben soll, ist DOCX das falsche Ziel. Ein Word-Dokument zu verschicken bedeutet, eine bearbeitbare Kopie samt Formatvorlagen und Dokumenteigenschaften herauszugeben — inklusive der Einladung, etwas zu ändern und kommentarlos zurückzuschicken.

Ein fertiger Vermerk, ein unterschriebener Bescheid, eine abschließende Liste gehört als PDF verschickt. DOCX ist reserviert für das, was tatsächlich noch bearbeitet werden soll — diese eine Frage entscheidet zuverlässiger über das richtige Format als jeder Funktionsvergleich der beiden.

Weil diese Umwandlung nicht im Browser laufen kann, wird das offen gesagt statt verschwiegen: Die Datei geht über eine verschlüsselte Verbindung an den Server, wird dort umgewandelt und danach gelöscht. Das steht bewusst hier, weil die falsche Behauptung, alles laufe lokal, nicht wahr wäre.

Für Verwaltungsakten mit personenbezogenen Angaben ist genau diese Offenheit der Punkt: Es gibt keinen dauerhaften Speicherort, keine Warteschlange, die Dateien länger vorhält, und die Verbindung selbst ist verschlüsselt. Wer das prüfen möchte, findet die Details zur Löschung in der Datenschutzerklärung dieser Seite.