Convertir ODP en PPTX

Ce n’est pas une décision d’archivage. Quelque part il y a un ordinateur portable branché à un vidéoprojecteur, avec la version de PowerPoint qu’a installée le lieu, avec les polices qui sont venues avec, et vous le rencontrez environ quatre minutes avant de parler. Tout ce qui suit sur cette page en découle.

L’intérêt de convertir à l’avance est de déplacer l’étape risquée à un moment où vous pouvez encore y faire quelque chose. Un diaporama traduit ici peut être ouvert, défilé et corrigé ce soir. La même traduction effectuée par un programme inconnu sur du matériel inconnu, devant un public, n’offre pas cette option. Tout ce qui suit est donc une liste de vérification plutôt qu’une comparaison de formats. Ce qui survit à la conversion compte bien moins que ce que vous pouvez vérifier avant de quitter la maison.

Les versions récentes de PowerPoint lisent les présentations OpenDocument, donc en principe vous pourriez remettre le .odp et espérer. Parfois cela marche très bien, et si la salle est accueillante et que l’ordinateur portable est le vôtre, c’est une chose raisonnable à faire.

Cela cesse d’être raisonnable dès qu’une partie de la chaîne n’est pas entre vos mains. Les formulaires d’upload valident les extensions. Le personnel technique d’une conférence copie les fichiers sur une machine une heure avant la session et ne débuggue pas un import. Les images Windows d’entreprise désactivent des prises en charge de format que vous supposez présentes. Convertir à l’avance retire toute une catégorie de choses qui peuvent mal tourner au pire moment. Cela retire aussi une discussion. Un technicien à qui on tend une extension qu’il ne reconnaît pas, dix minutes avant une session, dira non plutôt que d’expérimenter, et il a raison. Un .pptx n’est pas une discussion.

Un diaporama nomme les polices qu’il veut et ne les contient pas. Sur des diapos, cela ne pardonne pas : le texte est dimensionné pour tenir dans sa boîte, donc une police de remplacement aux métriques légèrement différentes pousse un titre sur une deuxième ligne et par-dessus ce qui se trouve en dessous. Le corps du texte se reforme, les listes à puces grandissent, et une diapo qui était équilibrée ne l’est plus.

La machine de conversion embarque des remplaçants métriquement compatibles pour Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri et Cambria, donc les diaporamas dans ces polices-là conservent leur espacement à travers la conversion. La machine du lieu est un problème entièrement à part. Si le design dépend d’une fonte distinctive, il faut soit accepter qu’elle sera remplacée, soit convertir les titres concernés en formes avant la conférence. Un test plus rapide que d’y réfléchir : ouvrez le diaporama converti sur une machine qui n’a pas vos polices installées — l’ordinateur d’un collègue, un compte invité — et regardez les diapos de titre. Deux minutes là-bas en disent plus que n’importe quelle liste de polices répandues.

Le diaporama conserve ses propres proportions à travers la conversion ; ce qui change, c’est l’affichage qu’il rencontre au final. Un diaporama en 4:3 sur un vidéoprojecteur grand écran gagne des barres sur les côtés, et un diaporama en 16:9 sur un ancien système 4:3 en gagne en haut et en bas, avec le tout réduit pour tenir.

Ni l’un ni l’autre n’est un défaut et les deux méritent d’être connus à l’avance, parce que la surprise est ce qui vous coûte la première minute de la conférence. Si le lieu a publié les vidéoprojecteurs qu’il utilise, alignez-vous dessus. Sinon, 16:9 est la valeur par défaut la plus sûre, et une diapo dont le contenu se tient bien à l’intérieur des marges survit aux deux cas. Ce qu’il faut éviter, c’est un contenu qui dépend des bords : un pied de page avec la date, un logo dans un coin, un diagramme qui remplit le cadre. Ce sont les premières victimes quand un vidéoprojecteur réduit un diaporama pour qu’il tienne.

Les effets simples passent bien — apparition, fondu, balayage, et les transitions standards entre diapos. Les deux programmes les ont et ils y disent la même chose. Ce qui voyage moins bien, ce sont les trajectoires de mouvement, les effets enchaînés sur des déclencheurs, et les séquences synchronisées sur un clip média, parce que les deux modèles d’animation divergent dès que le timing devient précis.

Une diapo statique ne vous donne aucune preuve dans un sens ou dans l’autre, donc parcourez le diaporama en mode présentation après la conversion plutôt que de cliquer sur les vignettes. Cette répétition est la seule chose qui distingue une animation qui a survécu d’une qui a silenciemment disparu, et elle dure aussi longtemps que la conférence elle-même. Si un effet ne passe pas, le supprimer est une réparation plus rapide que de le reconstruire. Une diapo qui montre tout d’un coup est une diapo qu’on peut commenter ; une diapo qui avance de façon imprévisible est une diapo qui parle à votre place.

Le média est la partie la moins fiable de toute transmission de diaporama, et il échoue pour des raisons qui n’ont rien à voir avec la conversion. Le clip doit être présent, la machine du lieu doit avoir un codec pour lui, et le son doit atteindre une sonorisation dont quelqu’un a pensé à couper le mute.

Emportez les fichiers média à part sur le même support que le diaporama, sachez à quelle diapo appartient chaque clip, et ayez une réponse pour la salle si un clip refuse de jouer. Un présentateur qui dit ce que la vidéo montrait et continue a perdu quinze secondes. Un présentateur qui passe quatre minutes à se battre avec une boîte de dialogue a perdu la salle.

Les notes sont conservées par diapo dans les deux formats et arrivent attachées aux diapos auxquelles elles appartiennent, si bien que le mode présentateur sur la machine du lieu les affichera comme prévu. Pour quiconque scénarise une conférence plutôt que de l’improviser, c’est la partie de la conversion qui mérite d’être confirmée en premier.

Ouvrez deux ou trois diapos du fichier converti et vérifiez que les notes sont les notes à jour plutôt qu’une version antérieure. Cela vaut aussi de se rappeler que les notes voyagent à l’intérieur du fichier que vous remettez : si la session est enregistrée ou si le diaporama sera distribué ensuite, tout ce que vous vous êtes écrit part avec. Les notes écrites aux petites heures ont une façon d’être franches sur un concurrent, un collègue ou le public, et le diaporama qui circule parmi les participants est le même fichier que celui que vous avez présenté, à moins que quelqu’un ne les ait volontairement retirées avant.

Convertissez en PDF en parallèle du PPTX et mettez les deux sur le support. Un PDF s’ouvre sur n’importe quelle machine du bâtiment, y compris un téléphone, n’a pas besoin de suite bureautique, ne peut pas se reformer, ne substitue pas de police, et ne demandera pas d’activer quoi que ce soit. C’est l’assurance la moins chère disponible pour une conférence.

Il n’animera pas et ne jouera pas de vidéo, ce qui est exactement l’échange que vous voulez à ce moment-là : un diaporama qui est certainement lisible bat un diaporama qui serait idéalement interactif. Présentez à partir du PPTX, et sachez que le PDF est à un dossier de distance si la salle se révèle hostile. Mettez les deux fichiers et tous les clips vidéo dans un seul dossier nommé d’après la conférence, sur un support qui n’est pas chiffré avec un logiciel que le lieu n’aura pas. Le nombre de présentations retardées par une clé USB verrouillée n’est pas petit.

Convertir entre deux formats de présentation exige un programme de présentation, donc cela tourne sur un serveur plutôt que dans votre navigateur. Le diaporama part par une connexion chiffrée vers un conteneur qui exécute LibreOffice en mode headless et rien d’autre, ce qui est dit ici plutôt que laissé à la supposition.

Le conteneur n’a pas d’accès internet sortant. Chaque tâche reçoit son propre répertoire de travail et son propre profil, et le répertoire est supprimé à la fin de la tâche, quel qu’en soit le résultat ; tout ce qui tourne encore après soixante secondes est arrêté. Le plafond gratuit est de 25 Mo par fichier — les diaporamas l’atteignent par les vidéos et les photos embarquées, si bien qu’une conférence lourde en médias peut avoir besoin que ses clips soient emportés séparément de toute façon.

Si le diaporama est soumis pour être lu — une conférence qui veut les diapos pour ses actes, un comité qui fait circuler des documents, un collègue qui se rattrape sur une session qu’il a manquée — un fichier PowerPoint est plus que ce qu’il faut et leur donne la possibilité de modifier votre travail.

Envoyez un PDF dans ce cas et gardez l’ODP comme maître. Convertissez en PPTX pour la situation précise dont parle cette page : une personne debout dans une salle, qui pilote vos diapos depuis un logiciel qui n’est pas le sien, sur une machine qu’elle n’a pas choisie.