ODP in PPTX umwandeln

Das ist keine Ablage-Entscheidung. Irgendwo steht ein Notebook, das an einen Beamer angeschlossen ist, mit der PowerPoint-Version, die die Hausverwaltung, der Konferenzveranstalter oder die IT-Abteilung installiert hat, mit den Schriften, die zufällig mitgekommen sind — und diesem Rechner begegnet man vielleicht vier Minuten vor dem eigenen Vortrag zum ersten Mal. Alles auf dieser Seite folgt aus diesem einen Umstand.

Der Wert der Umwandlung im Voraus liegt darin, den riskanten Schritt auf einen Zeitpunkt zu verlegen, an dem man noch etwas dagegen tun kann. Ein hier übersetzter Vortrag lässt sich am Abend vorher öffnen, durchklicken und reparieren. Dieselbe Übersetzung, ausgeführt von einem fremden Programm auf fremder Hardware vor Publikum, bietet diese Möglichkeit nicht. Alles Folgende ist deshalb eine Checkliste, kein Formatvergleich — was die Umwandlung übersteht, zählt weniger als das, was sich vorher noch prüfen lässt.

Aktuelle PowerPoint-Versionen lesen OpenDocument-Präsentationen durchaus, man könnte die .odp-Datei also einfach übergeben und hoffen. In einem freundlichen Raum mit dem eigenen Notebook funktioniert das meistens tadellos.

Es hört auf, vernünftig zu sein, sobald ein Teil der Kette nicht in der eigenen Hand liegt. Upload-Formulare prüfen Endungen. Technikpersonal einer Tagung kopiert Dateien eine Stunde vor der Session auf einen Rechner und wird keinen Import debuggen. In Firmen üblichen Windows-Images ist Formatunterstützung, die man für selbstverständlich hält, häufig deaktiviert. Vorher umzuwandeln entfernt eine ganze Kategorie von Dingen, die im ungünstigsten Moment schiefgehen können. Es nimmt auch ein Argument weg: Wer zehn Minuten vor Beginn eine unbekannte Dateiendung erhält, wird eher ablehnen als experimentieren, und das zu Recht. Eine .pptx-Datei ist keine Diskussion.

Ein Vortrag benennt seine Schriftarten und enthält sie nicht. Bei Folien ist das gnadenlos: Text wird auf seine Box zugeschnitten, also schiebt eine Ersatzschrift mit leicht anderen Maßen einen Titel in eine zweite Zeile und über das, was darunter steht. Fließtext bricht anders um, Aufzählungen wachsen, eine ausbalancierte Folie ist es nicht mehr.

Die Umwandlung hier führt metrisch kompatible Ersatzschriften für Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri und Cambria mit — Vorträge in diesen Schriften behalten also ihre Abstände. Der Rechner am Veranstaltungsort ist ein eigenes Problem. Hängt das Design an etwas Ungewöhnlichem, entweder die Ersetzung akzeptieren oder die betroffenen Überschriften vor dem Vortrag in Formen umwandeln. Ein schnellerer Test als jede Überlegung: die umgewandelte Datei auf einem Rechner ohne die eigenen Schriften öffnen — ein Kollegen-Notebook, ein Gastzugang — und die Titelfolien ansehen. Zwei Minuten dort sagen mehr als jede Liste verbreiteter Schriften.

Der Vortrag behält sein eigenes Seitenverhältnis durch die Umwandlung; was sich ändert, ist das Display, auf das er am Ende trifft. Ein 4:3-Vortrag auf einem Breitbild-Beamer bekommt Balken an beiden Seiten, ein 16:9-Vortrag auf einer älteren 4:3-Anlage bekommt sie oben und unten, mit allem verkleinert, um zu passen.

Beides ist kein Fehler, und beides lohnt sich, vorher zu wissen — die Überraschung kostet sonst die erste Minute des Vortrags. Hat der Veranstalter veröffentlicht, welche Beamer im Einsatz sind, danach richten. Sonst ist 16:9 die sicherere Vorgabe, und eine Folie, deren Inhalt gut innerhalb der Ränder sitzt, übersteht beide Fälle. Was man vermeiden sollte, sind Inhalte, die vom Rand abhängen: eine Fußzeile mit Datum, ein Logo in der Ecke, eine Grafik, die den ganzen Rahmen ausfüllt. Das sind die ersten Opfer, wenn ein Beamer einen Vortrag zurechtstutzt.

Einfache Effekte kommen gut an — Erscheinen, Einblenden, Wischen sowie die üblichen Folienübergänge. Beide Programme kennen sie und meinen in beiden dasselbe. Weniger verlässlich reisen Bewegungspfade, an Auslöser gekoppelte Effekte und Sequenzen, die gegen einen Medien-Clip getaktet sind, weil die beiden Animationsmodelle genau dort auseinanderdriften, wo die Zeitsteuerung genau werden muss.

Eine ruhende Folie liefert dafür keinen Beweis, also den Vortrag einmal komplett durchklicken statt nur die Miniaturansichten zu prüfen. Diese Probe ist das Einzige, was eine überstandene von einer still verlorenen Animation unterscheidet, und sie dauert so lange wie der Vortrag selbst. Ist ein Aufbau nicht angekommen, ist der Effekt zu löschen die schnellere Reparatur als ihn nachzubauen. Eine Folie, die alles auf einmal zeigt, kann man erklären; eine Folie, die unvorhersehbar weiterspringt, übernimmt das Reden.

Medien sind der unzuverlässigste Teil jeder Vortragsübergabe, und sie scheitern aus Gründen, die mit der Umwandlung selbst nichts zu tun haben. Der Clip muss vorhanden sein, der Rechner am Veranstaltungsort braucht einen passenden Codec, und der Ton muss eine Anlage erreichen, deren Stummschaltung jemand aufgehoben hat.

Die Medien getrennt auf demselben Datenträger wie den Vortrag mitnehmen, wissen, zu welcher Folie welcher Clip gehört, und eine Antwort für den Raum haben, falls ein Clip nicht abspielt. Wer sagt, was das Video gezeigt hätte, und weitermacht, hat fünfzehn Sekunden verloren. Wer vier Minuten mit einem Dialogfenster kämpft, hat den Raum verloren.

Notizen liegen in beiden Formaten je Folie und kommen an den Folien hängend an, zu denen sie gehören, sodass die Referentenansicht auf dem Veranstaltungsrechner sie wie erwartet zeigt. Für alle, die einen Vortrag skriptieren statt zu improvisieren, ist das der Teil der Umwandlung, den man zuerst prüft.

Zwei oder drei Folien in der umgewandelten Datei öffnen und nachsehen, ob die Notizen der aktuelle Stand sind und nicht ein früherer Entwurf. Auch wert, daran zu denken: Die Notizen reisen in der Datei mit, die man übergibt — wird eine Session aufgezeichnet oder der Vortrag anschließend verteilt, geht mit, was man sich zur Erinnerung notiert hat. Notizen aus einer späten Bearbeitungsnacht sind mitunter offen über einen Wettbewerber, eine Kollegin oder das Publikum, und die Datei, die anschließend an Teilnehmer geht, ist dieselbe, aus der man vorgetragen hat, sofern niemand die Notizen vorher gezielt entfernt.

Zusätzlich zur PPTX auch nach PDF umwandeln und beides auf den Datenträger legen. Ein PDF öffnet auf jedem Rechner im Gebäude, auch auf einem Telefon, braucht keine Office-Software, kann nicht umbrechen, keine Schrift ersetzen und wird nicht nach Freigaben fragen. Es ist die günstigste Versicherung, die es für einen Vortrag gibt.

Es animiert nicht und spielt kein Video, was in diesem Moment genau der richtige Tausch ist: ein Vortrag, der sicher lesbar ist, schlägt einen, der im Idealfall interaktiv wäre. Aus der PPTX vortragen und wissen, dass das PDF einen Ordner weiter liegt, falls sich der Raum als unkooperativ erweist. Beide Dateien und alle Video-Clips in einem Ordner mit dem Namen des Vortrags ablegen, auf einem Datenträger, der nicht mit Software verschlüsselt ist, die der Veranstaltungsort nicht hat. Wie viele Vorträge schon an einem gesperrten USB-Stick gescheitert sind, ist keine kleine Zahl.

Die Umwandlung zwischen zwei Präsentationsformaten braucht ein Präsentationsprogramm, deshalb läuft dieses Paar auf dem Server statt im Browser. Die Datei geht über eine verschlüsselte Verbindung an einen Container, der ausschließlich LibreOffice im Kopfmodus ausführt — das steht hier, statt es offen zu lassen.

Der Container hat keinen ausgehenden Internetzugang. Jeder Auftrag bekommt ein eigenes Arbeitsverzeichnis und ein eigenes Profil, und das Verzeichnis wird gelöscht, sobald der Auftrag endet, unabhängig vom Ergebnis; alles, was nach sechzig Sekunden noch läuft, wird beendet. Die freie Obergrenze liegt bei 25 MB je Datei — Vorträge erreichen sie über eingebettetes Video und Fotos, ein medienlastiger Vortrag braucht seine Clips deshalb ohnehin womöglich getrennt.

Soll der Vortrag nur gelesen werden — eine Tagung, die Folien für die Dokumentation will, ein Ausschuss, der Unterlagen verteilt, eine Kollegin, die eine verpasste Session nachholt —, ist eine PowerPoint-Datei mehr, als nötig ist, und gibt der Gegenseite die Möglichkeit, die eigene Arbeit zu bearbeiten.

In diesem Fall ein PDF verschicken und die ODP-Datei als eigenen Master behalten. Die Umwandlung nach PPTX ist für den Fall gedacht, um den es auf dieser Seite geht: eine Person, die in einem Raum steht und die eigenen Folien von Software steuert, die nicht die eigene ist, auf einem Rechner, den man nicht ausgesucht hat.