ODP naar PPTX omzetten

Dit is geen archiefkeuze. Ergens staat een laptop aangesloten op een beamer, met welke versie van PowerPoint de locatie ook geïnstalleerd heeft, met welke lettertypes daarbij zaten, en je ontmoet hem ongeveer vier minuten voordat je begint. Alles op deze pagina volgt daaruit.

De waarde van vooraf omzetten is dat de risicovolle stap naar een moment verschuift waarop je er nog iets aan kunt doen. Een presentatie die hier vertaald is kun je vanavond openen, doorbladeren en repareren. Dezelfde vertaling gedaan door onbekende software op onbekende hardware, voor publiek, biedt die mogelijkheid niet.

Recente versies van PowerPoint lezen inderdaad OpenDocument-presentaties, dus in principe kun je het .odp-bestand overhandigen en hopen. Soms werkt dat prima, en als de zaal vriendelijk is en de laptop van jezelf, is dat een redelijke keuze.

Het houdt op redelijk te zijn zodra een deel van de keten buiten je invloed ligt. Uploadformulieren controleren extensies. AV-technici kopiëren bestanden een uur voor de sessie en gaan geen import debuggen. Vooraf omzetten haalt een hele categorie problemen weg op precies het slechtste moment.

Een presentatie noemt de gewenste lettertypes en bevat ze niet. Op dia’s is dat onvergeeflijk: tekst is gepast in zijn vak, dus een vervanging met net iets andere metrieken duwt een titel naar een tweede regel en over wat eronder staat.

De omzettingsmachine hier draagt metrisch-compatibele vervangers voor Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri en Cambria, dus presentaties in die lettertypes behouden hun spatiëring. De locatiemachine is een apart probleem. Test met een colleg-laptop of een leeg account of de titeldia’s er goed uitzien.

De presentatie houdt haar eigen verhoudingen aan door de omzetting heen; wat verandert is het scherm waar ze uiteindelijk op landt. Een 4:3-presentatie op een breedbeeldprojector krijgt balken aan weerszijden, en een 16:9-presentatie op een ouder 4:3-systeem krijgt ze boven en onder.

Geen van beide is een fout en beide zijn vooraf de moeite waard om te weten, want de verrassing kost de eerste minuut van de lezing. Het te vermijden ontwerp is inhoud die op de randen leunt: een voettekst met de datum, een logo in een hoek, een diagram dat het hele kader vult.

De eenvoudige effecten komen goed over — verschijnen, vervagen, wissen, en de standaard diaovergangen. Wat minder voorspelbaar overkomt zijn bewegingspaden en effecten gekoppeld aan triggers, want de twee animatiemodellen lopen uiteen zodra de timing precies wordt.

Een stilstaande dia geeft geen enkel bewijs, dus loop de presentatie eenmaal helemaal door na het omzetten in plaats van langs de miniaturen te klikken. Is een build niet meegekomen, dan is het effect verwijderen sneller dan het reconstrueren.

Media is het minst betrouwbare deel van elke overdracht, en het gaat mis om redenen die niets met de omzetting te maken hebben. De clip moet aanwezig zijn, de locatiemachine moet er een codec voor hebben, en het geluid moet een geluidssysteem bereiken dat iemand ontdempt heeft.

Neem de mediabestanden apart mee op dezelfde schijf als de presentatie, weet bij welke dia elk hoort, en heb een antwoord klaar als een clip weigert af te spelen.

Notities worden per dia opgeslagen in beide formaten en komen aan gehecht aan de dia’s waar ze bij horen, dus presentatormodus op de locatiemachine toont ze zoals verwacht. Open twee of drie dia’s in het omgezette bestand en controleer of de notities de huidige zijn.

Denk eraan dat de notities meereizen in het bestand dat je overhandigt: als een sessie wordt opgenomen of de presentatie later verspreid wordt, gaat wat je voor jezelf opschreef gewoon mee, tenzij iemand het bewust verwijdert.

Zet ook om naar PDF en zet beide op de schijf. Een PDF opent op elke machine in het gebouw inclusief een telefoon, heeft geen kantoorpakket nodig, kan niet herformatteren, kan geen lettertype vervangen en zal niets vragen over inschakelen.

Ze zal niet animeren en geen video afspelen, precies de ruil die je op dat moment wilt: een presentatie die zeker leesbaar is wint het van een presentatie die ideaal interactief is.

Omzetten tussen twee presentatieformaten vraagt om een presentatieprogramma, dus dit draait op een server in plaats van in je browser. De presentatie gaat over een versleutelde verbinding naar een container die LibreOffice headless draait en verder niets.

De container heeft geen uitgaande internettoegang. Elke taak krijgt een eigen scratchmap die verwijderd wordt zodra de taak eindigt, ongeacht de uitkomst. De gratis grens is 25 MB per bestand — presentaties bereiken die door ingesloten video en foto’s.

Als de presentatie wordt ingestuurd om te lezen — een conferentie die dia’s wil voor haar bundel, een commissie die stukken rondstuurt — is een PowerPoint-bestand meer dan nodig en geeft het de ontvanger de mogelijkheid je werk te bewerken.

Stuur in dat geval een PDF en houd de ODP als master. Zet om naar PPTX voor de specifieke situatie waar deze pagina voor geschreven is: iemand die in een ruimte staat en je dia’s bestuurt vanuit software die niet van hem is.