Convertir DOTX en PDF

Un DOTX est un fichier Word qui sert de base à de nouveaux documents plutôt que d’être ouvert et modifié directement. C’est la version OOXML du vieux format .dot, et la différence visible est dans la première étape du travail : Word propose « Nouveau à partir d’un modèle » et copie le contenu dans un DOCX frais, plutôt que d’ouvrir le DOTX en édition.

Pour une équipe qui distribue des modèles — un modèle de mémoire universitaire, un canevas de contrat, une trame de rapport — le DOTX est l’objet partagé. Pour une équipe qui doit en archiver une version précise, le DOTX n’est pas la bonne forme d’archive : c’est une amorce, pas un livrable. Convertir en PDF, c’est geler l’état du modèle au moment de la conversion.

Un DOTX contient en général des zones à remplir — texte, cases à cocher, menus déroulants, date du jour. Quand la conversion passe, ces zones sont résolues : une zone de texte montre le texte qu’elle contient au moment de la conversion, une case à cocher montre l’état coché ou non coché, un menu déroulant montre la sélection courante, la date du jour est figée à la date de la conversion.

C’est ce qu’une archive veut : un instantané du modèle, dans un format inerte, sans logique à reconstituer. Ce n’est pas ce qu’un utilisateur du modèle veut : pour lui, le DOTX doit rester éditable. La conversion en PDF est une opération d’archive, pas une opération d’utilisation.

La grande majorité des conversions de ce site tournent entièrement dans votre navigateur, et nous y tenons. Celle-ci n’en fait pas partie. Aucun lecteur de DOCX complet fonctionnant dans un navigateur n’est assez bon pour traiter un modèle Word comme il faut, et la conversion passe donc par LibreOffice sur notre infrastructure.

Concrètement, le fichier voyage sur une liaison chiffrée vers un conteneur qui exécute LibreOffice en mode headless. Ce conteneur ne peut pas faire de connexions sortantes. Chaque travail reçoit son propre répertoire de travail et son propre profil, et le répertoire est supprimé quand le travail se termine quelle que soit l’issue ; les travaux qui tournent encore après soixante secondes sont terminés plutôt que laissés en suspens. Le plafond gratuit est 25 Mo par fichier.

Un DOTX n’embarque pas de macros — le format ne le permet pas. Les compléments sont des fichiers séparés, stockés à un autre endroit, et ils ne sont pas dans le DOTX de toute façon. Ce qui est dans le DOTX, c’est la mise en page, les styles, les zones à remplir, et éventuellement des instructions de construction (Quick Parts, blocs de construction).

PDF n’a pas d’endroit pour des macros, n’exécute pas de compléments, et ignore les blocs de construction en tant que tels. Le PDF produit est un document ordinaire, paginé, sélectionnable, et c’est ce qu’une archive demande. Pour un modèle qui s’appuyait sur un complément — un éditeur d’équations, un sélecteur de clauses — le PDF montre l’état rendu, pas l’état éditable.

La conversion passe par LibreOffice, qui lit DOTX comme format de première classe et écrit PDF en s’appuyant sur les fontes installées dans le conteneur. La machine porte des substituts métriquement compatibles pour les fontes courantes : Carlito pour Calibri, Caladea pour Cambria, Liberation Serif pour Times New Roman, Liberation Sans pour Arial, Liberation Mono pour Courier New.

Cela tient la pagination dans la majorité des cas, mais pas tous. Un modèle qui s’appuyait sur une fonte exotique — une fonte corporate payante, un caractère de marque déposé — verra cette fonte substituée, et les fins de ligne peuvent se décaler. Pour un modèle critique, ouvrez le PDF une fois et comparez. Pour un modèle standard qui s’en tient aux fontes système, le rendu est en général identique.

Un DOTX en archive est l’amorce : c’est le bon document à garder si l’équipe continuera à créer de nouveaux documents à partir de ce modèle dans deux ans. PDF est le bon document à garder si l’équipe a besoin de prouver qu’une version précise du modèle a existé à un moment précis, sans la capacité de la modifier.

Les deux ont leur place. Pour une archive réglementaire, le PDF horodaté et signé est presque toujours l’exigence. Pour une bibliothèque interne de modèles, le DOTX est ce qu’il faut garder, et convertir en PDF chaque version à chaque modification est l’inverse de ce qu’une bibliothèque veut. Convertir est une décision à prendre au cas par cas, pas un pipeline à appliquer partout.

La conversion produit un PDF ordinaire, avec un objet Producer et Creator réglés sur Quinvert, sans certificat, sans signature, sans horodatage. Pour un PDF qui sera ensuite signé par un service de signature électronique, c’est le bon point de départ : le contenu est posé, la mise en page est tenue, et le service de signature ajoutera son propre sceau par-dessus.

Si vous cherchiez un PDF déjà signé, c’est autre chose — vous ne pouvez pas signer un fichier que vous n’avez pas encore. Convertir d’abord, signer ensuite, et l’ordre est celui-ci. Pour un PDF dont la valeur est dans l’authenticité, le bon outil est un logiciel de signature, pas un convertisseur.

Le plafond gratuit est 25 Mo par fichier. Les DOTX sont en général plus petits que les documents finis, parce qu’un modèle contient peu de contenu réel — des zones vides, des instructions, des exemples courts. Un DOTX qui dépasse 25 Mo est un DOTX qui contient déjà des images pleine page, et c’est le moment de réduire la taille des images embarquées avant la conversion.

Le plafond journalier côté serveur est 100 conversions par visiteur, réinitialisé à minuit UTC. Pour un dossier de modèles qui dépasse, découper en lots est la seule option. La limite existe parce que la machine qui travaille n’est pas la vôtre et que l’offre gratuite a un coût.

Un PDF de DOTX figé doit être relu une fois. Les zones à remplir apparaissent en général comme du texte ou des champs de formulaire, et leur rendu dépend de l’état de chaque zone au moment de la conversion. Un DOTX qui vient d’être ouvert dans Word a souvent des champs à leur valeur par défaut, et c’est cela qui se retrouvera dans le PDF.

Pour une archive d’un modèle en l’état, c’est correct. Pour une archive d’un modèle rempli à titre d’exemple, ouvrez le DOTX, remplissez les zones, enregistrez, et convertissez le DOCX intermédiaire plutôt que le DOTX original. La distinction est dans le contenu au moment de la conversion, et c’est à vous de décider lequel figer.